Of u nu freelancer bent, een klein of middelgroot bedrijf – hoewel veel werkstappen vaak al gedigitaliseerd zijn, is dit zelden mogelijk zonder post. Maar ook dit kan eenvoudig worden gedigitaliseerd en ingebracht in de relevante processen, bijvoorbeeld via GetMyInvoices. Alexander Schneekloth, oprichter en directeur van Caya, legt in dit artikel uit hoe dit werkt.
Het sorteren van de dagelijkse post en indien nodig het verspreiden ervan binnen het bedrijf mag qua inspanning en uitdagingen niet worden onderschat. Dit geldt vooral nu thuiswerken voor veel werknemers aan de orde van de dag is. Gegeven deze situatie kan het al lastig zijn om elke dag de brievenbus in het bedrijf leeg te maken en de documenten te verspreiden onder de betreffende medewerkers. Hiervoor moet iemand naar kantoor komen, de documenten sorteren en vervolgens scannen en digitaal doorsturen of weer naar het postkantoor brengen. Dit kost portokosten en extra tijd, wat fatale gevolgen kan hebben, vooral als het om facturen gaat. Kortingsperioden vervallen of claims kunnen niet op tijd worden betaald. Bovendien is de boekhouding niet actueel.
Caya digitaliseert analoge post
Deze nadelen kunnen echter eenvoudig worden geëlimineerd met behulp van Caya. Omdat onze oplossing brievenpost digitaliseert voor particulieren, freelancers en bedrijven. Hiervoor sturen zij de aan hen geadresseerde post automatisch door naar een van onze scancentra met behulp van een doorstuuropdracht. Als alternatief kunt u uw correspondenten op de hoogte stellen en ze doorgeven aan het Caya Postbox-adres, zodat zij hun brieven rechtstreeks naar ons kunnen sturen. De gedigitaliseerde documenten worden vervolgens dagelijks beschikbaar gesteld in het Caya-platform, dat via elke webbrowser toegankelijk is. Brievenpost is ook beschikbaar in de mobiele app. Het geïntegreerde documentmanagementsysteem Caya Document Cloud vormt de basis voor freelancers en bedrijfsmedewerkers om alle documenten auditproof te kunnen opslaan, beheren en bewerken, ongeacht de locatie.
Eenvoudig doorsturen naar GetMyInvoices
Met Caya is het mogelijk om post door te sturen naar individuele medewerkers of naar ruim 30 applicaties. Dit omvat ook GetMyInvoices. Het overbrengen van documenten naar GetMyInvoices is vooral interessant voor facturen. Omdat de oplossing voor factuurbeheer een verscheidenheid aan handige functies biedt met betrekking tot deze documenten. Deze variëren van het automatisch ophalen van facturen uit duizenden bronnen zodat alle boekhoudkundige relevante documenten op één plek in de cloud beschikbaar zijn, via automatische betalingsreconciliatie tot het onafhankelijk doorsturen naar boekhoudoplossingen en naar de belastingadviseur.
Kortere doorlooptijd zonder handmatige inspanning
Het enige dat Caya-klanten hoeven te doen is het gewenste document doorsturen naar hun centrale GetMyInvoices-mailbox. Alle bestanden die naar GetMyInvoices worden verzonden, worden enkele ogenblikken later in de factuurbeheeroplossing weergegeven tussen de nieuwste documenten en kunnen verder worden verwerkt. De verwerkingstijd voor aanvankelijk analoge facturen wordt aanzienlijk verkort en de documenten zijn vrijwel in realtime beschikbaar waar ze nodig zijn. Voordelen zoals kortingen kunnen worden benut en efficiënt cashflowbeheer is nu mogelijk. Omdat dit voor de medewerkers vrijwel zonder handmatige inspanning gebeurt, zijn ze verlost van tijdrovende, foutgevoelige activiteiten en kunnen ze worden ingezet voor taken met toegevoegde waarde. Niemand hoeft echt meer naar kantoor om alleen maar analoge post op te halen en eventueel te scannen.
Over Caya:
Caya is een toonaangevende digitaliseringsfacilitator voor kleine en middelgrote bedrijven. Om dit te doen digitaliseert Caya de inboxen van haar klanten en biedt het een slim documentbeheersysteem met Document Cloud. Met koppelingen met meer dan 30 oplossingen, waaronder boekhoud- of projectmanagementsoftware, vormt Caya de basis voor geautomatiseerde, digitale bedrijfsprocessen. De focus ligt op intuïtieve bediening zonder hoge implementatiehindernissen of introductie-inspanningen. Verdere informatie www.getcaya.com
Alexander Schneekloth, algemeen directeur van Caya
