¡Contabilidad para propietarios de pequeñas empresas! ¿Te marean estas palabras o pensar en las mesas? ¿No tienes tiempo para lidiar con los números? Eso es comprensible. Pero: como propietario de una pequeña empresa, tienes que contratar a alguien para que lo haga o asumir la responsabilidad tú mismo.
Nuestra recomendación para la contabilidad de propietarios de pequeñas empresas
Sin embargo, gracias a las normas especiales para pequeños autónomos o autónomos y a los siguientes “ajustes básicos”, esto no es tan malo. Porque te ayudan a reducir la cantidad de esfuerzo contable. También obtendrá información valiosa sobre la salud financiera de su empresa.
Consejo 1: abra una cuenta comercial
Al principio, separar las finanzas privadas y empresariales parece innecesario. Pero el desarrollo puede volverse confuso rápidamente: ¿qué reserva es de negocios y cuál es privada? Con una sola cuenta, eventualmente perderá la noción de la liquidez de su empresa y de si tiene suficientes reservas para pagos anticipados de impuestos y partidas de transferencia del IVA. Además, no querrás presentar todos tus flujos de caja privados en caso de una auditoría fiscal. Además, muchos bancos excluyen el uso de cuentas corrientes para fines comerciales. Puede haber riesgo de rescisión.
En consecuencia, necesita una cuenta comercial. Además, sólo una cuenta comercial puede ayudar a su empresa a ganar solvencia. ¡Así que separa tus finanzas! El esfuerzo necesario para ello no es grande y los costes son limitados. Algunos bancos también te ofrecen abrir una cuenta comercial de forma gratuita.
Consejo 2: mantenga los recibos en un lugar seguro
Las empresas están sujetas a requisitos de retención mucho más estrictos que los particulares, y no sólo en términos de legislación fiscal. Por ejemplo, las empresas deben conservar los extractos bancarios. Además, todos los demás recibos, facturas, libros obligatorios y estados financieros deben tenerse a mano y almacenarse de forma segura durante diez años. Los albaranes, toda la correspondencia con los clientes y otros documentos deberán archivarse durante seis años. Para ello, archive los documentos de cada ejercicio cuidadosamente ordenados, fechados y numerados, preferiblemente en formato digital.
Consejo 3: categorizar los estantes
Para la contabilidad diaria en las pequeñas empresas, todos los documentos relevantes deben ordenarse cronológicamente. Las siguientes categorías han demostrado ser útiles para esto:
- Facturas entrantes de proveedores, prestadores de servicios u otras compras y gastos operativos.
- Facturas enviadas a sus clientes
- Estados de cuentas comerciales
- Caja registradora para flujos de efectivo, mantenida como un libro con recibos ordenados
- Evaluaciones contables más declaraciones anticipadas de IVA: ambas son informativas para su visión general.
- Extractos de tarjeta de crédito, sólo si también pagas con tarjeta de crédito
Consejo 4: elige EÜR
Los propietarios de pequeñas empresas, autónomos y autónomos pueden utilizar la forma más sencilla de cálculo de beneficios: el cálculo del excedente de ingresos (EÜR). También pueden optar por el EÜR las pequeñas empresas, los comerciantes registrados y las sociedades de derecho civil con una facturación inferior a 600.000 euros y un beneficio inferior a 60.000 euros. Sin embargo, esto sólo se aplica siempre y cuando no superen estos límites. Por el contrario, las formas jurídicas como GmbH, OHG o AG no tienen otra opción. Hay que llevar registros dobles. ¿Quién puede exactamente utilizar el EÜR? Artículo 4 Apartado 3 EStG regulado. De lo contrario, simplemente deberá documentar los ingresos y gastos operativos de cada ejercicio financiero en el EÜR. Además, deberá recoger los recibos pertinentes. Esto se puede gestionar fácilmente incluso sin un asesor fiscal.
Consejo 5: obtenga una visión general periódicamente
Revisa tu contabilidad y todos los documentos semanalmente o una vez al mes, ¡pero al menos al final de cada trimestre! De esta manera puede realizar un seguimiento de los recibos pendientes, las facturas vencidas y los plazos vencidos. Más importante aún, adquiere el hábito de estar atento a cómo se desarrollan las finanzas de su empresa. Desarrollan una perspectiva prospectiva y reconocen tendencias o desequilibrios emergentes. El panorama financiero es a su vez la base para futuras planificaciones, como inversiones o contratación de empleados.
Consejo 6: esté atento a los impuestos
Un aspecto igualmente importante de la contabilidad en las pequeñas empresas: ¡preste atención al cumplimiento de los plazos de informes, anticipos y declaraciones! Además, debe reservar oportunamente los montos para los pagos de impuestos esperados. ¡Considérelos no disponibles!
Consejo 7: digitalice y automatice
¡Aprovecha las opciones rápidas siempre que puedas! En particular, los dispositivos de almacenamiento de datos alemanes son mucho más seguros que las carpetas de archivos o los discos duros. Por eso nuestra recomendación es: Utilice software basado en la nube para:
- banca en línea,
- Facturas,
- Contabilidad,
- Almacenamiento,
- Sincronizaciones y
- exportar
Esto también incluye GetMyInvoices con sus múltiples funciones. El software permite un inmenso ahorro de tiempo y costes.
Mientras tanto, podrás olvidarte de rellenar tablas o formularios a mano. Ya sea como software como servicio (SaaS) en la nube o, si es necesario, en el disco duro: un software de contabilidad moderno puede liberarle de mucho trabajo. Cuanto más conectados, más. ¡Escanee recibos en papel y listo! Las herramientas potentes pero delgadas se encargan del resto. Además, la oficina de su asesor fiscal recibe todos los recibos digitalmente a través de una interfaz de datos.
