Boekhouding voor kleine ondernemers! Maken deze woorden of de gedachte aan tabellen u duizelig? Heeft u geen tijd om met de cijfers om te gaan? Dat is begrijpelijk. Maar: als eigenaar van een klein bedrijf moet je óf iemand inhuren om het te doen, óf zelf de verantwoordelijkheid op je nemen.
Onze aanbeveling voor de boekhouding voor eigenaren van kleine bedrijven
Dankzij speciale regels voor kleine zelfstandigen of freelancers en de volgende “basisinstellingen” valt dit echter mee. Omdat ze u helpen de hoeveelheid boekhoudkundige inspanningen te verminderen. U krijgt ook waardevolle inzichten in de financiële gezondheid van uw bedrijf.
Tip 1: Open een zakelijke rekening
In eerste instantie lijkt het onnodig om de privé- en zakelijke financiën te scheiden. Maar de ontwikkeling kan snel verwarrend worden: welke boeking is zakelijk en welke privé? Met slechts één rekening verliest u op den duur het zicht op hoe liquide uw onderneming is en of u voldoende reserves heeft voor voorafbetalingen van belastingen en BTW-verrekeningsposten. Bovendien wilt u bij een belastingcontrole niet al uw privékasstromen presenteren. Bovendien sluiten veel banken het gebruik van betaalrekeningen voor zakelijke doeleinden uit. Er bestaat mogelijk een risico op beëindiging.
Je hebt dus een zakelijke rekening nodig. Bovendien kan alleen een zakelijke rekening uw bedrijf helpen aan kredietwaardigheid. Scheid dus uw financiën! De inspanning die hiervoor nodig is, is niet groot en de kosten zijn beperkt. Sommige banken bieden u ook aan om gratis een zakelijke rekening te openen.
Tip 2: Bewaar bonnetjes goed
Voor bedrijven gelden veel strengere bewaarplichten dan particulieren, en niet alleen op fiscaal vlak. Bedrijven moeten bijvoorbeeld bankafschriften bewaren. Daarnaast moeten alle overige bonnetjes, facturen, verplichte boeken en jaarrekeningen tien jaar lang bij de hand worden gehouden en veilig worden bewaard. Leveringsbonnen, alle correspondentie met klanten en andere documenten moeten zes jaar worden bewaard. Deponeer hiervoor de stukken per boekjaar netjes gesorteerd, gedateerd en genummerd – bij voorkeur digitaal.
Tip 3: Categoriseer planken
Voor de dagelijkse boekhouding in kleine bedrijven moeten alle relevante documenten chronologisch worden gerangschikt. De volgende categorieën zijn hiervoor nuttig gebleken:
- Inkomende facturen van leveranciers, dienstverleners of andere operationele aankopen en uitgaven
- Uitgaande facturen naar uw klanten
- Zakelijke rekeningafschriften
- Kassa voor kasstromen, bijgehouden als boek met gesorteerde bonnen
- Boekhoudkundige evaluaties plus voorafgaande BTW-aangiften: beide zijn informatief voor uw totaaloverzicht.
- Creditcardafschriften, alleen als u ook met creditcard betaalt
Tip 4: Kies EÜR
Eigenaars van kleine bedrijven, freelancers en zelfstandigen mogen de eenvoudigste vorm van winstberekening gebruiken: de berekening van het inkomensoverschot (EÜR). Ook kleine bedrijven, geregistreerde kooplieden en civielrechtelijke vennootschappen met een omzet van minder dan 600.000 euro en een winst van minder dan 60.000 euro kunnen voor de EÜR kiezen. Dit geldt echter alleen zolang ze deze limieten niet overschrijden. Rechtsvormen als GmbH, OHG of AG hebben daarentegen geen keuze. Je moet een dubbele administratie bijhouden. Wie de EÜR precies mag gebruiken, staat vermeld Artikel 4 Paragraaf 3 EStG gereguleerd. Anders hoeft u alleen maar de bedrijfsopbrengsten en -kosten voor elk boekjaar in de EÜR te documenteren. Daarnaast dient u de betreffende bonnen te verzamelen. Dit kan eenvoudig worden beheerd, zelfs zonder belastingadviseur.
Tip 5: Zorg regelmatig voor een overzicht
Controleer uw boekhouding en alle documenten wekelijks of één keer per maand, maar in ieder geval aan het einde van elk kwartaal! Zo kunt u openstaande bonnen, achterstallige facturen en verlopende termijnen bijhouden. Belangrijker nog: u maakt er een gewoonte van om in de gaten te houden hoe uw bedrijfsfinanciën zich ontwikkelen. Ze ontwikkelen een toekomstgericht perspectief en herkennen opkomende trends of onevenwichtigheden. Het financiële overzicht is weer de basis voor verdere planning zoals investeringen of het inhuren van medewerkers.
Tip 6: Houd de belastingen in de gaten
Een minstens zo belangrijk aspect van de boekhouding in kleine bedrijven: let op het naleven van deadlines voor rapportages, voorschotten en declaraties! Daarnaast dient u de bedragen voor verwachte belastingbetalingen tijdig opzij te zetten. Beschouw ze als niet beschikbaar!
Tip 7: Digitaliseer en automatiseer
Profiteer waar je maar kunt van de snelle opties! Vooral Duitse apparaten voor gegevensopslag zijn veel veiliger dan bestandsmappen of harde schijven. Daarom is onze aanbeveling: Gebruik cloudgebaseerde software voor:
- online bankieren,
- Rekeningen,
- Boekhouding,
- Opslag,
- Synchronisaties en
- exporteren
Dit omvat ook GetMyInvoices met zijn vele functies. De software maakt enorme tijd- en kostenbesparingen mogelijk.
Ondertussen kunt u het handmatig invullen van tabellen of formulieren vergeten. Of het nu gaat om Software as a Service (SaaS) in de cloud of desnoods op de harde schijf: moderne boekhoudsoftware kan u veel werk uit handen nemen. Hoe meer verbonden, hoe meer. Scan papieren bonnen en je bent klaar! Krachtige en toch slanke tools zorgen voor de rest. Bovendien ontvangt het kantoor van uw belastingadviseur alle bonnen digitaal via een data-interface.
