Comptabilité pour les propriétaires de petites entreprises ! Ces mots ou l’idée des tables vous donnent le vertige ? Vous n’avez pas le temps de vous occuper des chiffres ? C’est compréhensible. Mais : En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous devez soit embaucher quelqu’un pour le faire, soit en assumer la responsabilité vous-même.
Notre recommandation en matière de comptabilité pour les propriétaires de petites entreprises
Cependant, grâce aux règles spéciales pour les petits indépendants et aux « paramètres de base » suivants, la situation n’est pas si grave. Parce qu’ils vous aident à réduire les efforts comptables. Vous obtiendrez également des informations précieuses sur la santé financière de votre entreprise.
Astuce 1 : ouvrez un compte professionnel
Au début, séparer les finances privées de celles des entreprises semble inutile. Mais l’évolution peut vite devenir confuse : quelle réservation est professionnelle et laquelle est privée ? Avec un seul compte, vous finirez par perdre la trace de la liquidité de votre entreprise et si vous disposez de réserves suffisantes pour le paiement anticipé des impôts et les éléments de répercussion de la TVA. De plus, vous ne souhaitez pas présenter l’intégralité de vos flux de trésorerie privés en cas de contrôle fiscal. En outre, de nombreuses banques excluent l’utilisation de comptes chèques à des fins commerciales. Il peut y avoir un risque de résiliation.
Par conséquent, vous avez besoin d’un compte professionnel. De plus, seul un compte professionnel peut aider votre entreprise à gagner en solvabilité. Alors séparez vos finances ! L’effort requis pour cela n’est pas énorme et les coûts sont limités. Certaines banques vous proposent également d’ouvrir gratuitement un compte professionnel.
Astuce 2 : Conservez vos reçus en sécurité
Les entreprises sont soumises à des exigences de conservation beaucoup plus strictes que les particuliers, et pas seulement en termes de droit fiscal. Par exemple, les entreprises doivent conserver les relevés bancaires. De plus, tous les autres reçus, factures, livres obligatoires et états financiers doivent être conservés à portée de main et conservés en toute sécurité pendant dix ans. Les bons de livraison, toute correspondance avec les clients et autres documents doivent être archivés pendant six ans. Pour ce faire, classez les documents de chaque exercice soigneusement triés, datés et numérotés – de préférence sous forme numérique.
Astuce 3 : Catégoriser les étagères
Pour la comptabilité quotidienne des petites entreprises, tous les documents pertinents doivent être classés par ordre chronologique. Les catégories suivantes se sont révélées utiles à cet effet :
- Factures entrantes des fournisseurs, prestataires de services ou autres achats et dépenses opérationnels
- Factures sortantes vers vos clients
- Relevés de comptes professionnels
- Caisse enregistreuse pour les flux de trésorerie, conservée sous forme de livre avec des reçus triés
- Évaluations comptables et déclarations anticipées de TVA : les deux sont informatives pour votre vue d’ensemble.
- Relevés de carte de crédit, uniquement si vous payez également par carte de crédit
Astuce 4 : Choisissez EÜR
Les propriétaires de petites entreprises, les indépendants et les travailleurs indépendants sont autorisés à utiliser la forme la plus simple de calcul des bénéfices : le calcul de l’excédent de revenu (EÜR). Les petites entreprises, les commerçants enregistrés et les sociétés de droit civil ayant un chiffre d’affaires inférieur à 600 000 euros et un bénéfice inférieur à 60 000 euros peuvent également opter pour l’EÜR. Toutefois, cela ne s’applique que tant qu’ils ne dépassent pas ces limites. En revanche, les formes juridiques telles que GmbH, OHG ou AG n’ont pas le choix. Vous devez tenir des doubles enregistrements. Qui exactement est autorisé à utiliser l’EÜR est Section 4, paragraphe 3, EStG réglementé. Dans le cas contraire, il vous suffit de documenter les produits et charges d’exploitation pour chaque exercice dans l’EÜR. De plus, vous devez récupérer les reçus correspondants. Cela peut être facilement géré même sans conseiller fiscal.
Astuce 5 : obtenez régulièrement un aperçu
Vérifiez votre comptabilité et tous les documents chaque semaine ou une fois par mois, mais au moins à la fin de chaque trimestre ! De cette façon, vous pouvez suivre les reçus impayés, les factures en retard et les délais expirés. Plus important encore, vous prenez l’habitude de surveiller l’évolution des finances de votre entreprise. Ils développent une perspective prospective et reconnaissent les tendances ou déséquilibres émergents. L’aperçu financier sert à son tour de base à une planification ultérieure, comme des investissements ou l’embauche de collaborateurs.
Conseil n°6 : Gardez un œil sur les impôts
Un aspect tout aussi important de la comptabilité dans les petites entreprises : attention au respect des délais de reporting, d’acomptes et de déclarations ! En outre, vous devez mettre de côté en temps opportun les montants destinés aux paiements d’impôts attendus. Considérez-les comme indisponibles !
Astuce 7 : Numérisez et automatisez
Profitez des options rapides partout où vous le pouvez ! Les dispositifs de stockage de données allemands en particulier sont beaucoup plus sécurisés que les dossiers de fichiers ou les disques durs. C’est pourquoi notre recommandation est la suivante : Utilisez un logiciel basé sur le cloud pour :
- services bancaires en ligne,
- Factures,
- Comptabilité,
- Stockage,
- Synchronisations et
- exporter
Cela comprend également GetMyInvoices avec ses nombreuses fonctions. Le logiciel permet d’immenses économies de temps et d’argent.
En attendant, vous pouvez oublier de remplir des tableaux ou des formulaires à la main. Car que ce soit sous forme de Software as a Service (SaaS) dans le cloud ou, si nécessaire, sur le disque dur : un logiciel de comptabilité moderne peut vous soulager d’une grande partie du travail. Plus on est connecté, plus il y en a. Scannez les reçus papier et le tour est joué ! Des outils puissants mais minces s’occupent du reste. De plus, votre bureau de conseiller fiscal reçoit tous les reçus sous forme numérique via une interface de données.
