La crisis del coronavirus ha puesto a muchas empresas y empresarios a una dura prueba. A pesar del amplio paquete de estímulo económico, el 38 por ciento de los asesores fiscales cree que es probable que en los próximos seis meses se produzcan más quiebras entre su base de clientes. Barómetro Corona DATEV . Pero muchas otras empresas se encuentran ahora bajo una presión de costos y eficiencia aún mayor que antes de la crisis. La reducción de costes está a la orden del día y, dada la situación económica, es vital para la supervivencia, como la consultora Deloitte señaló tiene. La digitalización representa una palanca, por ejemplo en la contabilidad preparatoria.
Gran potencial de eficiencia en la contabilidad
El trasfondo es que la gestión convencional de facturas es, entre otras cosas, compleja y costosa. Uno Estudio de sabio muestra que las empresas alemanas dedicaron el año pasado el 3,9 por ciento de su tiempo a actividades administrativas improductivas. La mayor parte de esta capacidad estaba dedicada al seguimiento manual de facturas impagas, al procesamiento de facturas en general o a procesos en el departamento de recursos humanos. Precisamente en estos ámbitos los procesos se pueden “reducir notablemente” mediante el uso de tecnologías inteligentes y herramientas digitales. GetMyInvoices también ayuda diligentemente.
Nuestra solución de gestión de facturas libera al personal de contabilidad de una gran cantidad de trabajo improductivo al automatizar muchas actividades. Específicamente, GetMyInvoices recopila automáticamente facturas de una amplia variedad de fuentes, desde portales en línea hasta bandejas de entrada de correo electrónico y herramientas de creación de facturas. Los recibos que surgen sobre la marcha se pueden digitalizar fácilmente mediante una aplicación de escaneo. Todos los recibos se recopilan en una ubicación central en la nube. Se pueden gestionar e investigar cómodamente mediante un navegador web, independientemente del dispositivo y la ubicación. Además, es posible transferir recibos automáticamente a otras aplicaciones. Entre ellos se incluyen soluciones contables comunes, sistemas de gestión de documentos y soluciones de asesores fiscales. Los datos de acceso solo deben almacenarse una vez y definirse las condiciones de transferencia. Luego, las facturas y los recibos llegan a donde se necesitan sin ningún esfuerzo manual. De esta manera puedes Ahorre hasta el 80 por ciento del trabajo en contabilidad .
La IA como talento integral
Este efecto también se basa en el hecho de que la información relevante, como el número de factura o el importe de la factura, puede leerse automáticamente y utilizarse electrónicamente, por ejemplo para pagos o evaluaciones automáticas. Además, un factor decisivo es que los nuevos documentos se reconocen y procesan casi en tiempo real. Esto significa que se pueden tomar decisiones comerciales basadas en datos actualizados. Esto se ha hecho evidente recientemente, por ejemplo, al solicitar financiación, cuando los empresarios pudieron utilizar GetMyInvoices para determinar las ventas en diferentes períodos de tiempo con sólo unos pocos clics del ratón. Deloitte confirma que este tipo de funciones son extremadamente útiles. “Las soluciones analíticas basadas en IA ayudan a identificar e implementar el potencial de ahorro de manera más eficiente y precisa”, afirman los expertos. Por supuesto, esto no sólo se aplica a la contabilidad.
Según las recomendaciones de Sage, los procesos de recursos humanos también se pueden hacer más eficientes, por ejemplo mediante el uso de portales de empleados. “Las solicitudes de vacaciones o bajas que antes debían presentarse y tramitarse a través de la oficina de recursos humanos, pueden, por ejemplo, procesarse directamente entre el empleado y el supervisor y reducirse los costes administrativos”. Además, se pueden realizar consultas y reuniones virtuales. Se utiliza para evitar posibles riesgos potenciales en muchos viajes de negocios que requieren mucho tiempo y dinero. El abanico de posibilidades es inmenso.
¿Qué tareas quedan contigo?
Es importante señalar que los procesos digitales funcionan de manera diferente a los analógicos. Un proceso analógico no se puede trasladar 1:1 al mundo digital, como deja claro el ejemplo de la factura electrónica. Recopilar facturas manualmente y registrar información es completamente innecesario en el sector digital, ya que la IA se encarga de esto, como se describe anteriormente. Para ello, entre otras cosas, se debe establecer un paso de control en el que se compruebe si la información leída corresponde al original mostrado. Otro ejemplo: en el espacio digital se aplican diferentes factores de seguridad. Por ejemplo, los empleados que tienen acceso a estas soluciones necesitan saber cómo utilizar contraseñas de forma segura. Esto suena banal, pero en la práctica a menudo resulta ser un punto crucial. Muchas computadoras tienen listas de contraseñas no cifradas o están impresas. Y cuando es necesario acceder, se realiza una búsqueda, lo que a su vez consume tiempo. En resumen: los procesos existentes deben cuestionarse y adaptarse por completo. En el caso de las contraseñas, recomendamos 1Password, una solución que se considera muy segura, que también se puede utilizar en equipo y que actualmente es incluso gratuita debido a la crisis del coronavirus.
Es cierto que requiere esfuerzo conocer estos aspectos. Pero si realmente desea aumentar su eficiencia, la digitalización es un punto de partida extremadamente eficaz. No sólo ahorras costes y esfuerzos. Puede utilizar el nuevo tiempo para sus tareas principales, que sin duda serán más divertidas para usted, y eso supone además un aumento de eficiencia.
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