La contabilidad lleva mucho tiempo, cuesta dinero y nervios. El esfuerzo administrativo se nota especialmente en las pequeñas y medianas empresas, y no sólo en la gestión de oficinas. Uno Estudio de sabio mostró que las empresas alemanas dedicaron en 2019 el 3,9 por ciento de su tiempo a actividades administrativas improductivas, lo que corresponde a pérdidas de alrededor de 30 mil millones de euros, un 6,4 por ciento más que el año anterior. El seguimiento manual de las facturas impagas y el procesamiento general de facturas ocupaban gran parte de la capacidad. Nadie puede permitirse semejante pérdida de productividad a largo plazo.
En concreto, procesar manualmente una factura en papel cuesta hasta 20 euros. Esta suma se compone de los gastos de envío, papel, impresoras, tóner, almacenamiento y transporte, así como de los gastos de personal. Estos últimos suelen ser muy elevados porque el procesamiento en papel consta de muchos pasos de trabajo propensos a errores y que requieren mucho tiempo. Esto incluye transferir manualmente información de facturas al software de contabilidad, realizar correcciones y buscar recibos. Además, el plazo de entrega es largo, lo que a su vez significa que las empresas no pueden aprovechar los descuentos. Estas desventajas también se aplican a las facturas que inicialmente llegan electrónicamente por correo electrónico o a través de un portal de clientes, pero que luego se imprimen incorrectamente para su posterior procesamiento.
Automatizar la contabilidad
Afortunadamente, estos costos (y esfuerzos) se pueden reducir muchas veces mediante la automatización. El viaje de Billentis hacia la facturación electrónica 2019-2025, por ejemplo, muestra que el procesamiento automatizado de facturas puede, en la mayoría de los casos, generar ahorros de costos del 60 al 80 por ciento en comparación con el procesamiento convencional de facturas en papel. Te tenemos cuatro consejos para que puedas beneficiarte del ahorro lo más rápido posible:
- Automatizar la recepción de facturas Haga que el software recupere automáticamente sus facturas de portales en línea y bandejas de entrada de correo electrónico y también use una aplicación de escaneo para digitalizar recibos en papel. Esto significa que puedes digitalizar facturas y escanear otros recibos con solo un toque. No se pierden más documentos.
- Usar archivo de documentos Puede utilizar un software de gestión de documentos (coloquialmente: sistema DMS) para la gestión de documentos. Sin embargo, no necesariamente es necesario invertir en ello. Un archivo moderno y seguro también garantiza que todas las facturas estén claramente disponibles en un solo lugar, se puedan administrar con etiquetas y se puedan encontrar fácilmente mediante una búsqueda de texto completo.
- Reenviar facturas automáticamente ¡Conecte el archivo de documentos con las soluciones que procesan aún más sus facturas y recibos! Esta puede ser una solución contable, pero también el sistema que utiliza su asesor fiscal.
- Configurar flujos de trabajo Si desea digitalizar la contabilidad, también necesita configurar procesos digitales que se adapten a la estructura de su empresa. Esto incluye procesos como la aprobación de facturas, la verificación de facturas o la automatización de pagos.
La implementación también es sencilla. Con GetMyInvoices todos los pasos se pueden realizar sin mucho esfuerzo.
Conclusión
La gestión de facturas convencional, que cuesta mucho tiempo y nervios, ha quedado obsoleta en la era digital. ¡Aprovecha las ventajas de la digitalización y automatiza gran parte de tu contabilidad! ¡Ahorre hasta un 80 por ciento de los costos de procesamiento de facturas e invierta los recursos en agregar valor! Tienes más de eso.
