Boekhouden is zeer tijdrovend, kost geld en zenuwen. De administratieve inspanning is vooral merkbaar bij kleine en middelgrote bedrijven – en niet alleen bij het kantoorbeheer. Een Studie door Salie toonde aan dat Duitse bedrijven in 2019 3,9 procent van hun tijd besteedden aan onproductieve administratieve activiteiten, wat overeenkomt met verliezen van ongeveer 30 miljard euro – 6,4 procent meer dan in het voorgaande jaar. Het handmatig volgen van onbetaalde facturen en de algemene factuurverwerking namen een groot deel van de capaciteit in beslag. Niemand kan zich een dergelijk productiviteitsverlies op de lange termijn permitteren.
Concreet kost het handmatig verwerken van een papieren factuur maximaal 20 euro. Dit bedrag bestaat uit kosten voor porto, papier, printers, toner, opslag en transport en personeelskosten. Deze laatste zijn vaak erg hoog omdat de verwerking op papier uit veel foutgevoelige en tijdrovende werkstappen bestaat. Denk hierbij aan het handmatig overbrengen van factuurgegevens naar de boekhoudsoftware, het aanbrengen van correcties en het zoeken naar bonnen. Daarnaast is er sprake van een lange doorlooptijd, waardoor bedrijven niet kunnen profiteren van kortingen. Deze nadelen gelden ook voor facturen die in eerste instantie elektronisch binnenkomen via e-mail of via een klantenportaal, maar vervolgens verkeerd worden afgedrukt voor verdere verwerking.
Automatiseer de boekhouding
Gelukkig kunnen deze kosten – en inspanningen – door automatisering vele malen worden verlaagd. Het e-factureringstraject 2019-2025 van Billentis laat bijvoorbeeld zien dat geautomatiseerde factuurverwerking in de meeste gevallen kan leiden tot kostenbesparingen van 60 tot 80 procent vergeleken met conventionele papieren factuurverwerking. Wij hebben vier tips zodat u zo snel mogelijk kunt profiteren van de besparing:
- Automatiseer de ontvangst van facturen Laat software uw facturen automatisch ophalen uit online portals en e-mailinboxen en gebruik ook een scan-app om papieren bonnen te digitaliseren! Dit betekent dat u met één druk op de knop facturen kunt digitaliseren en andere bonnen kunt scannen. Er gaan geen documenten meer verloren.
- Gebruik documentarchief Voor documentbeheer kunt u gebruik maken van documentbeheersoftware (informeel: DMS-systeem). Je hoeft er echter niet per se in te investeren. Een veilig, modern archief zorgt er bovendien voor dat alle facturen overzichtelijk op één plek beschikbaar zijn, met tags beheerd kunnen worden en via full-text search eenvoudig terug te vinden zijn.
- Facturen automatisch doorsturen Verbind het documentenarchief met de oplossingen die uw facturen en bonnetjes verder verwerken! Dit kan een boekhoudkundige oplossing zijn, maar ook het systeem dat uw belastingadviseur gebruikt.
- Werkstromen instellen Als u de boekhouding wilt digitaliseren, moet u ook digitale processen inrichten die passen bij uw bedrijfsstructuur. Denk hierbij aan processen zoals factuurgoedkeuring, factuurverificatie of het automatiseren van betalingen.
De implementatie is ook eenvoudig. Met GetMyInvoices kunnen alle stappen zonder veel moeite worden uitgevoerd.
Conclusie
Conventioneel factuurbeheer, dat veel tijd en zenuwen kost, is in het digitale tijdperk achterhaald. Profiteer van de voordelen van de digitalisering en automatiseer een groot deel van uw boekhouding! Bespaar tot 80 procent op de factuurverwerkingskosten en investeer uw middelen in het toevoegen van waarde! Daar heb je meer van.
