La comptabilité prend beaucoup de temps, coûte de l’argent et des nerfs. L’effort administratif est particulièrement visible dans les petites et moyennes entreprises - et pas seulement dans la gestion de bureau. Un Étude de Sage a montré qu’en 2019 les entreprises allemandes ont consacré 3,9 pour cent de leur temps à des activités administratives improductives, ce qui correspond à des pertes d’environ 30 milliards d’euros, soit 6,4 pour cent de plus que l’année précédente. Le suivi manuel des factures impayées et le traitement général des factures ont mobilisé une grande partie de la capacité. Personne ne peut se permettre une telle perte de productivité à long terme.
Concrètement, le traitement manuel d’une facture papier coûte jusqu’à 20 euros. Cette somme est composée des frais de port, de papier, d’imprimantes, de toner, de stockage et de transport ainsi que des frais de personnel. Ces derniers sont souvent très élevés car le traitement sur papier comporte de nombreuses étapes de travail longues et sujettes aux erreurs. Cela inclut le transfert manuel des informations de facture dans le logiciel de comptabilité, la réalisation de corrections et la recherche de reçus. De plus, les délais de livraison sont longs, ce qui signifie que les entreprises ne peuvent pas profiter des remises. Ces inconvénients s’appliquent également aux factures qui arrivent initialement par voie électronique par e-mail ou via un portail client, mais qui sont ensuite imprimées de manière incorrecte pour un traitement ultérieur.
Automatiser la comptabilité
Heureusement, ces coûts – et ces efforts – peuvent être réduits plusieurs fois grâce à l’automatisation. Le parcours de facturation électronique de Billentis 2019-2025, par exemple, montre que le traitement automatisé des factures peut, dans la plupart des cas, conduire à des économies de coûts de 60 à 80 % par rapport au traitement conventionnel des factures papier. Nous vous proposons quatre conseils pour que vous puissiez profiter des économies le plus rapidement possible :
- Automatiser la réception des factures Demandez à un logiciel de récupérer automatiquement vos factures à partir de portails en ligne et de boîtes de réception de courrier électronique et utilisez également une application de numérisation pour numériser les reçus papier ! Cela signifie que vous pouvez numériser les factures et numériser d’autres reçus d’une seule touche. Plus aucun document n’est perdu.
- Utiliser les archives de documents Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion documentaire (familièrement : système DMS) pour la gestion documentaire. Cependant, vous n’êtes pas nécessairement obligé d’y investir. Une archive sécurisée et moderne garantit également que toutes les factures sont clairement disponibles en un seul endroit, peuvent être gérées avec des balises et peuvent être facilement trouvées à l’aide d’une recherche en texte intégral.
- Transférer automatiquement les factures Connectez les archives documentaires aux solutions qui traitent davantage vos factures et reçus ! Cela peut être une solution comptable, mais aussi le système qu’utilise votre conseiller fiscal.
- Configurer des flux de travail Si vous souhaitez numériser la comptabilité, vous devez également mettre en place des processus numériques adaptés à la structure de votre entreprise. Cela inclut des processus tels que l’approbation des factures, la vérification des factures ou l’automatisation des paiements.
La mise en œuvre est également simple. Avec GetMyInvoices, toutes les étapes peuvent être effectuées sans trop d’effort.
Conclusion
La gestion conventionnelle des factures, qui demande beaucoup de temps et de nerfs, est devenue obsolète à l’ère numérique. Profitez des avantages de la digitalisation et automatisez une grande partie de votre comptabilité ! Économisez jusqu’à 80 % des coûts de traitement des factures et investissez les ressources dans la valeur ajoutée ! Vous en avez davantage.
