La crise du Corona a mis de nombreuses entreprises et entrepreneurs à rude épreuve. Malgré le vaste plan de relance économique, 38 pour cent des conseillers fiscaux estiment que de nouvelles faillites parmi leur clientèle sont probables au cours des six prochains mois. Baromètre Corona DATEV . Mais de nombreuses autres entreprises sont désormais soumises à une pression encore plus forte en termes de coûts et d’efficacité qu’avant la crise. La réduction des coûts est à l’ordre du jour et, compte tenu de la situation économique, elle est vitale pour la survie, comme le cabinet de conseil Deloitte a noté a. La digitalisation représente un levier, par exemple dans la comptabilité préparatoire.
Grand potentiel d’efficacité en comptabilité
Le contexte est que la gestion conventionnelle des factures est, entre autres, complexe et coûteuse. Un Étude de Sage montre que les entreprises allemandes ont consacré l’année dernière 3,9 pour cent de leur temps à des activités administratives improductives. La majeure partie de cette capacité était consacrée au suivi manuel des factures impayées, au traitement des factures en général ou aux processus du service RH. Dans ces domaines en particulier, les processus peuvent être « sensiblement allégés » grâce à l’utilisation de technologies intelligentes et d’outils numériques. GetMyInvoices aide également avec diligence.
Notre solution de gestion des factures soulage le personnel comptable d’un grand nombre de tâches improductives en automatisant de nombreuses activités. Plus précisément, GetMyInvoices collecte automatiquement les factures provenant d’une grande variété de sources : des portails en ligne aux boîtes de réception de courrier électronique en passant par les outils de création de factures. Les reçus émis lors de vos déplacements peuvent facilement être numérisés à l’aide d’une application de numérisation. Tous les reçus sont collectés dans un emplacement central dans le cloud. Ils peuvent être facilement gérés et recherchés à l’aide d’un navigateur Web, quels que soient l’appareil et l’emplacement. De plus, il est possible de transférer automatiquement les reçus vers d’autres applications. Il s’agit notamment de solutions comptables courantes, de systèmes de gestion de documents et de solutions de conseillers fiscaux. Les données d’accès ne doivent être stockées qu’une seule fois et les conditions de transfert définies. Les factures et les reçus arrivent ensuite là où ils sont nécessaires, sans aucun effort manuel. De cette façon, vous pouvez Économisez jusqu’à 80 % de travail en comptabilité .
L’IA, un talent polyvalent
Cet effet repose également sur le fait que des informations pertinentes telles que le numéro de facture ou le montant de la facture peuvent être lues automatiquement et utilisées ultérieurement par voie électronique, par exemple pour le paiement ou pour des évaluations automatiques. En outre, un facteur crucial est que les nouveaux documents sont reconnus et traités presque en temps réel. Cela signifie que les décisions commerciales peuvent être prises sur la base de données à jour. Cela est devenu évident récemment, par exemple lors de la demande de financement, lorsque les entrepreneurs ont pu utiliser GetMyInvoices pour déterminer les ventes sur différentes périodes en quelques clics de souris. Deloitte confirme que de telles fonctions sont extrêmement utiles. « Les solutions d’analyse basées sur l’IA aident à identifier et à mettre en œuvre le potentiel d’économies de manière plus efficace et plus précise », déclarent les experts. Bien entendu, cela ne s’applique pas uniquement à la comptabilité.
Selon les recommandations de Sage, les processus RH peuvent également être rendus plus efficaces, par exemple en utilisant des portails collaborateurs. « Les demandes de vacances ou les notes de maladie qui devaient auparavant être soumises et traitées via le service des ressources humaines peuvent, par exemple, être traitées directement entre l’employé et le superviseur et les coûts administratifs peuvent être réduits. » De plus, des consultations et réunions virtuelles peuvent être utilisé pour éviter de nombreux voyages d’affaires longs et coûteux, potentiellement dangereux. Le champ des possibles est immense.
Quelles tâches vous restent
Il est important de noter que les processus numériques fonctionnent différemment des processus analogiques. Un processus analogique ne peut pas être transféré 1:1 au monde numérique, comme le montre clairement l’exemple des factures électroniques. La compilation manuelle des factures et l’enregistrement des informations sont totalement inutiles dans le secteur numérique, car l’IA s’en charge, comme décrit ci-dessus. À cette fin, il faut entre autres établir une étape de contrôle au cours de laquelle il est vérifié si les informations lues correspondent à l’original affiché. Autre exemple : différents facteurs de sécurité s’appliquent dans l’espace numérique. Par exemple, les employés qui ont accès à ces solutions doivent savoir comment utiliser les mots de passe en toute sécurité. Cela semble banal, mais dans la pratique, cela s’avère souvent être un point crucial. Des listes de mots de passe non chiffrés se trouvent sur de nombreux ordinateurs ou sont imprimées. Et lorsqu’un accès est nécessaire, une recherche est effectuée, ce qui prend du temps. En bref : les processus existants doivent être complètement remis en question et adaptés. Dans le cas des mots de passe, nous recommandons 1Password - une solution considérée comme très sécurisée, qui peut également être utilisée en équipe et qui est actuellement même gratuite en raison de la crise de Corona.
Certes, il faut faire des efforts pour se renseigner sur ces aspects. Mais : si vous souhaitez réellement augmenter votre efficacité, la numérisation est un point de départ extrêmement efficace. Vous économisez non seulement des coûts et des efforts. Vous pouvez utiliser le nouveau temps pour vos tâches principales, ce qui sera certainement plus amusant pour vous - et c’est en plus un gain d’efficacité.
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