Lübeck. Las pequeñas y medianas empresas en Alemania están abiertas a tecnologías que simplifiquen la gestión de facturas, pero aún no aprovechan su potencial para automatizar los pasos del trabajo. Este es un resultado central del estudio de gestión de facturas de 2021 realizado por el proveedor de software GetMyInvoices en cooperación con FastBill, desarrollador del software de contabilidad del mismo nombre.
Un total del 76 por ciento de las empresas dijeron que podían acceder a su contabilidad desde cualquier lugar. “Esto significa que los recibos están digitalizados y disponibles en este formato”, afirma Björn Kahle, director de operaciones de fino, el proveedor de GetMyInvoices. Y añade: “Las empresas intentan aprovechar la digitalización”. Esto también se ve respaldado por el hecho de que el 59 por ciento de las empresas encuestadas utilizan software que recopila y envía documentos automáticamente, y la mayoría recibe sus facturas a través de la banca en línea (66 por ciento). o software (17 por ciento) pagado. Al mismo tiempo, sin embargo, el estudio encontró que los responsables todavía dedican una cantidad innecesaria de tiempo a procesar las facturas.
Mucho trabajo y muchos errores.
La mayor proporción de participantes en el estudio (39 por ciento) necesita entre 11 y 19 horas al mes para procesar facturas. Al diez por ciento son incluso de 20 a 50 horas. El 29 por ciento dijo que este paso les llevó de dos a diez horas. Sólo el 20 por ciento completa las tareas en menos de dos horas. El 41 por ciento considera que la búsqueda de facturas, el 28 por ciento encuentra información en los recibos y el once por ciento considera que el envío de los recibos requiere mucho tiempo. Muchas empresas tienen que publicar recibos; la mayoría (47 por ciento) lo hace entre once y veinte ejemplares al mes. En cuanto a las facturas, el 45 por ciento dijo que gestionan la mayoría de los documentos escaneando facturas analógicas; El 15 por ciento imprime facturas digitales y las archiva. “Esto nos sorprendió mucho”, revela Björn Kahle y afirma: “Esto significa un gran potencial de mejora. Porque estas actividades no sólo hacen perder tiempo, sino que también son propensas a errores”.
La encuesta confirma esta propensión a cometer errores. Por ejemplo, para el 38 por ciento de los participantes en el estudio, a veces ya no se puede encontrar o leer un recibo cuando es necesario. Esto sucede frecuentemente en el 20 por ciento y muy a menudo en el cinco por ciento. Entre los documentos faltantes que solicitan los asesores fiscales, los recibos ocupan el último lugar con un 25 por ciento. Generalmente faltan documentos de portales en línea (47 por ciento), seguidos de documentos analógicos (28 por ciento). En general, la presentación de recibos está en el orden del día de la mitad de los participantes.
Esto también provoca averías a la hora de pagar las facturas. Mientras que el 39 por ciento de las empresas encuestadas paga sus facturas en cuatro días y el 37 por ciento necesita entre cinco y diez días para hacerlo, el 21 por ciento incumple regularmente los plazos, por ejemplo para descuentos o condiciones de pago, porque los procesos tardan demasiado. “Aquí existe claramente una necesidad de mejora, que se puede cubrir fácilmente mediante la automatización de los pasos de trabajo”, afirma Björn Kahle.
GetMyInvoices apoya sistemáticamente a las empresas
Dos razones principales por las que esto aún no ha sucedido es que las pequeñas y medianas empresas a menudo no conocen las soluciones relevantes (32 por ciento) o no tienen tiempo para abordarlas (26 por ciento). “Este es un hallazgo muy interesante para nosotros”, concluye Moritz Wagner, director de ventas de GetMyInvoices. “Por lo tanto, en el futuro realizaremos aún más trabajo educativo sobre cómo nuestro software nos ayuda y guiaremos sistemáticamente a las empresas en sus pasos hacia la automatización de la gestión de facturas. Para satisfacer la creciente necesidad de información, ya se ha dado el primer paso”. formación en línea gratuita aumentó. Además, se ampliará aún más la cooperación con los asesores fiscales.
