Lübeck. Les petites et moyennes entreprises allemandes sont ouvertes aux technologies qui simplifient la gestion des factures, mais n’exploitent pas encore leur potentiel d’automatisation des étapes de travail. Il s’agit d’un résultat central de l’étude 2021 sur la gestion des factures réalisée par le fournisseur de logiciels GetMyInvoices en coopération avec FastBill, développeur du logiciel de comptabilité du même nom.
Au total, 76 % des entreprises ont déclaré pouvoir accéder à leur comptabilité de n’importe où. «Cela signifie que les reçus sont numérisés et disponibles sous cette forme», explique Björn Kahle, COO de fino, le fournisseur de GetMyInvoices. Il ajoute : « Les entreprises tentent de tirer parti de la numérisation. » Cela est également confirmé par le fait que 59 pour cent des entreprises interrogées utilisent un logiciel qui collecte et transmet automatiquement les documents, et que la majorité reçoit leurs factures via la banque en ligne (66 pour cent). ou logiciels (17 %) payants. Mais dans le même temps, l’étude a révélé que les responsables consacrent encore beaucoup de temps inutilement au traitement des factures.
Beaucoup de travail et beaucoup d’erreurs
La plus grande proportion de participants à l’étude (39 %) ont besoin de onze à 19 heures par mois pour traiter les factures. À dix pour cent, cela représente même 20 à 50 heures. 29 pour cent ont déclaré que cette étape leur avait pris de deux à dix heures. Seulement 20 pour cent accomplissent les tâches en moins de deux heures. 41 pour cent trouvent que la recherche de factures, 28 pour cent trouvent des informations à partir des reçus et onze pour cent trouvent que l’envoi des reçus prend particulièrement beaucoup de temps. De nombreuses entreprises doivent afficher des reçus – pour la plus grande proportion (47 pour cent), cela se situe entre onze et 20 exemplaires par mois. Concernant les factures, 45 % ont déclaré gérer la majorité des documents en numérisant des factures analogiques ; 15 pour cent impriment des factures numériques et les classent. « Cela nous a vraiment surpris », révèle Björn Kahle et déclare : « Cela représente un grand potentiel d’amélioration. Car ces activités non seulement font perdre du temps, mais sont également sujettes à des erreurs.
L’enquête confirme cette susceptibilité aux erreurs. Par exemple, pour 38 pour cent des participants à l’étude, un reçu ne peut parfois plus être trouvé ou lisible lorsqu’on en a besoin. Cela se produit fréquemment dans 20 pour cent et très souvent dans cinq pour cent. Parmi les documents manquants demandés par les conseillers fiscaux, les reçus arrivent en dernière position avec 25 pour cent. Les documents des portails en ligne sont généralement absents (47 %), suivis par les documents analogiques (28 %). Au total, la remise des reçus est à l’ordre du jour pour la moitié des participants.
Cela entraîne également des pannes lors du paiement des factures. Alors que 39 pour cent des entreprises interrogées paient leurs factures dans un délai de quatre jours et 37 pour cent ont besoin de cinq à dix jours pour le faire, 21 pour cent manquent régulièrement les délais, par exemple pour les remises ou les conditions de paiement, parce que les processus sont trop longs. « Il y a ici clairement un besoin d’amélioration, qui peut facilement être satisfait en automatisant les étapes de travail », explique Björn Kahle.
GetMyInvoices accompagne systématiquement les entreprises
Deux raisons principales pour lesquelles cela ne s’est pas encore produit sont que les petites et moyennes entreprises ne connaissent souvent pas les solutions pertinentes (32 %) ou n’ont pas le temps de s’en occuper (26 %). “C’est une découverte très intéressante pour nous”, conclut Moritz Wagner, responsable des ventes chez GetMyInvoices. “A l’avenir, nous ferons donc encore plus de travail pédagogique sur la manière dont notre logiciel nous accompagne et guiderons systématiquement les entreprises dans leurs démarches vers l’automatisation de la gestion des factures. Afin de répondre au besoin croissant d’information, la première étape a déjà été franchie.” formation en ligne gratuite augmenté. En outre, la coopération avec les conseillers fiscaux doit être encore élargie.
