Lübeck. Kleine en middelgrote bedrijven in Duitsland staan open voor technologieën die het factuurbeheer vereenvoudigen, maar benutten hun potentieel voor het automatiseren van werkstappen nog niet. Dit is een centraal resultaat van het factuurbeheeronderzoek uit 2021 van softwareleverancier GetMyInvoices in samenwerking met FastBill, ontwikkelaar van de gelijknamige boekhoudsoftware.
In totaal zei 76 procent van de bedrijven dat ze overal toegang tot hun boekhouding hadden. “Dit betekent dat bonnen worden gedigitaliseerd en in deze vorm beschikbaar zijn”, zegt Björn Kahle, COO van fino, de aanbieder van GetMyInvoices. Hij voegt eraan toe: “Bedrijven proberen te profiteren van de digitalisering.” Dit wordt ook ondersteund door het feit dat 59 procent van de ondervraagde bedrijven software gebruikt die documenten automatisch verzamelt en doorstuurt, en dat de meerderheid hun facturen ontvangt via online bankieren (66 procent). of software (17 procent) betaald. Tegelijkertijd bleek uit het onderzoek echter dat de verantwoordelijken nog steeds onnodig veel tijd besteden aan het verwerken van facturen.
Veel werk en veel fouten
Het grootste deel van de onderzoeksdeelnemers (39 procent) heeft elf tot negentien uur per maand nodig om facturen te verwerken. Bij tien procent is het zelfs 20 tot 50 uur. 29 procent zei dat deze stap hen twee tot tien uur kostte. Slechts 20 procent voltooit de taken in minder dan twee uur. 41 procent vindt het zoeken naar facturen, 28 procent het vinden van informatie op bonnen en elf procent vindt het doorsturen van de bonnen bijzonder tijdrovend. Veel bedrijven moeten bonnen posten; voor het grootste deel (47 procent) ligt dit tussen de elf en twintig exemplaren per maand. Wat facturen betreft, zegt 45 procent dat ze het merendeel van de documenten beheren door analoge facturen te scannen; 15 procent drukt digitale facturen af en archiveert deze. “Dat heeft ons echt verrast”, onthult Björn Kahle en zegt: “Dat betekent een groot potentieel voor verbetering. Want deze activiteiten kosten niet alleen tijd, maar zijn ook foutgevoelig.”
Het onderzoek bevestigt deze foutgevoeligheid. Zo is bij 38 procent van de studiedeelnemers een ontvangstbewijs soms niet meer te vinden of leesbaar wanneer dat nodig is. Dit gebeurt vaak voor 20 procent en heel vaak voor vijf procent. Van de ontbrekende documenten waar belastingadviseurs om vragen, staan de ontvangstbewijzen met 25 procent op de laatste plaats. Documenten uit online portalen ontbreken doorgaans (47 procent), gevolgd door analoge documenten (28 procent). Globaal gezien staat het indienen van kwitanties bij de helft van de deelnemers op de agenda.
Dit leidt ook tot storingen bij het betalen van rekeningen. Terwijl 39 procent van de ondervraagde bedrijven hun facturen binnen vier dagen betaalt en 37 procent daar vijf tot tien dagen voor nodig heeft, mist 21 procent regelmatig deadlines, bijvoorbeeld voor kortingen of betalingstermijnen, omdat de processen te lang duren. “Er is hier duidelijk behoefte aan verbetering, die eenvoudig kan worden opgevangen door de werkstappen te automatiseren”, zegt Björn Kahle.
GetMyInvoices ondersteunt bedrijven systematisch
Twee belangrijke redenen waarom dit nog niet is gebeurd, zijn dat kleine en middelgrote bedrijven vaak geen kennis hebben van relevante oplossingen (32 procent) of geen tijd hebben om zich ermee bezig te houden (26 procent). “Dit is een zeer interessante bevinding voor ons”, besluit Moritz Wagner, hoofd verkoop bij GetMyInvoices. “In de toekomst zullen we daarom nog meer educatief werk doen over hoe onze software ons ondersteunt en bedrijven systematisch begeleiden in hun stappen richting het automatiseren van factuurbeheer.” Om tegemoet te komen aan de toegenomen behoefte aan informatie, is de eerste stap al gezet gratis onlinetraining toegenomen. Daarnaast zal de samenwerking met belastingadviseurs verder worden uitgebreid.
