Cuando se trata de producción cinematográfica y de audio, fotografía y diseño, WELTBERG GmbH de Kassel es un socio de rango y buena reputación. La empresa entró en el mercado en 2017 como un cineasta clásico, pero desde entonces comenzó a convertirse en una agencia de publicidad y se ha consolidado como tal. Junto con Next Level Studios, WELTBERG también ofrece una solución de servicio completo para artistas y marcas. Con siete empleados y un gran número de proveedores y clientes, la empresa tiene muchos comprobantes que gestionar, lo cual hace con GetMyInvoices desde hace casi un año. Hablamos de ello con Yvonne Thomas, socia directora de la empresa.
Yvonne, ¿cómo conociste GetMyInvoices? “Antes cubríamos todas las tareas contables preliminares con nuestro software de contabilidad. Sin embargo, esto no ofrecía suficientes opciones; por ejemplo, no era posible reconocer e importar automáticamente las facturas de diferentes fuentes. Por eso buscamos activamente una alternativa y preguntamos en nuestra red. Luego encontramos GetMyInvoices a través de Internet”.
¿Cómo hiciste para implementarlo? Primero probamos GetMyInvoices de forma gratuita y luego lo configuramos directamente para nuestro proceso. Específicamente, esto incluía conectarse a tres cuentas de correo electrónico y conectarse a seis o siete portales en línea. También hemos configurado una interfaz para la aplicación online “DATEV Unternehmens”.
¿Cómo es exactamente su proceso contable preparatorio? GetMyInvoices importa todas las facturas entrantes desde bandejas de entrada de correo electrónico y portales en línea. Además, los recibos que digitalizamos a través de la aplicación de escaneo se cargan automáticamente, por lo que todos los documentos están en un solo lugar. Desde allí se sincronizan con las empresas DATEV online para que nuestro asesor fiscal pueda acceder a ellos directamente. También tiene la opción de iniciar sesión en GetMyInvoices. Para transferir las facturas salientes al asesor fiscal, seguimos utilizando nuestra solución contable en la que creamos los documentos.
¿Tuvo contacto con soporte u otros especialistas de nuestro software de gestión de facturas durante la configuración? No, como todo se explica por sí mismo, pudimos configurarlo todo de forma independiente. No fue hasta que conocí a Gloria (nota: la asesora legal Gloria Gleim) en la reunión de la red que tuve contacto personal con GetMyInvoices. Nos llevamos muy bien desde el principio y fue una conversación muy interesante.
¿Cómo te resulta el trabajo práctico con GetMyInvoices? GetMyInvoices hace nuestra contabilidad mucho más fácil. Ya no tenemos que iniciar sesión entre las tareas comerciales diarias y descargar facturas como solíamos hacerlo. El software hace todo por nosotros. Incluso reconoce de forma muy fiable facturas extranjeras, aunque a menudo tienen una estructura diferente y, por tanto, resultan problemáticas para muchas otras herramientas. La información de la factura se lee de forma fiable, por lo que el procesamiento es extremadamente rápido. Estamos muy satisfechos y felices.
¿Cuánto tiempo ahorras con este nuevo proceso? En las horas punta recibimos alrededor de 200 facturas entrantes al mes, que ahora ahorramos de dos a tres horas en recuperarlas, procesarlas y reenviarlas gracias a GetMyInvoices.
¿Tiene planes a futuro para optimizar su contabilidad? A medida que continuamos creciendo, la mejora de procesos realmente juega un papel importante. Sería ideal también poder generar facturas a través de GetMyInvoices y utilizarlo para gestionar las cuentas por cobrar. De todos modos, vincularemos nuestro software de contabilidad con GetMyInvoices y utilizaremos funciones como la aplicación de escaneo de manera aún más consistente para explotar mejor el potencial existente.
