En matière de production cinématographique et audio, de photographie et de design, la société WELTBERG GmbH basée à Kassel, s’impose comme un partenaire de référence. L’entreprise a fait son entrée sur le marché en 2017 avec la réalisation de films classiques. Depuis, elle a évolué pour devenir une agence de publicité et s’est imposée comme telle dans le domaine. Avec Next Level Studios, WELTBERG propose également une solution globale pour les artistes et les labels. Avec sept salariés, de nombreux fournisseurs et clients, les justificatifs ne manquent pas et l’entreprise utilise GetMyInvoices depuis près d’un an pour les gérer. Nous avons abordé ce sujet avec Yvonne Thomas, directrice associée de l’entreprise.
Yvonne, comment avez-vous connu GetMyInvoices ? « Jusqu’à présent, toutes les tâches liées à la comptabilité préparatoire étaient effectuées par notre logiciel de comptabilité. Cependant, il n’offrait pas suffisamment d’options, notamment pour détecter et importer automatiquement les factures provenant de sources différentes. Nous avons cherché une alternative et interrogé notre réseau. Nous avons ensuite découvert GetMyInvoices grâce à Internet.
Comment avez-vous procédé pour le mettre en œuvre ? Nous avons d’abord testé GetMyInvoices gratuitement, puis l’avons configuré directement pour notre processus. Plus précisément, cela impliquait la connexion à trois comptes de messagerie et la connexion à six à sept portails en ligne. Nous avons également configuré une interface en ligne vers l’application « DATEV Unternehmens ».
À quoi ressemble exactement votre processus comptable préparatoire ? GetMyInvoices importe toutes les factures entrantes depuis les boîtes de réception de courrier électronique et les portails en ligne. De plus, les reçus que nous numérisons via l’application de numérisation sont automatiquement téléchargés, de sorte que tous les documents se trouvent au même endroit. De là, ils sont synchronisés avec les sociétés DATEV en ligne afin que notre conseiller fiscal puisse y accéder directement. Il a également la possibilité de se connecter à GetMyInvoices. Pour transférer les factures sortantes au conseiller fiscal, nous continuons à utiliser notre solution comptable dans laquelle nous créons les documents.
Avez-vous eu des contacts avec le support ou d’autres spécialistes de notre logiciel de gestion des factures lors de la configuration ? Non, parce que tout était explicite, nous avons pu tout mettre en place de manière indépendante. Ce n’est que lorsque j’ai rencontré Gloria (ndlr : la conseillère juridique Gloria Gleim) lors de la réunion du réseau que j’ai eu un contact personnel avec GetMyInvoices. Nous nous sommes très bien entendus dès le début et ce fut une conversation très intéressante.
Comment les travaux pratiques avec GetMyInvoices se déroulent-ils pour vous ? GetMyInvoices rend notre comptabilité beaucoup plus facile. Nous n’avons plus besoin de nous connecter quelque part entre les tâches professionnelles quotidiennes et de télécharger des factures comme avant. Le logiciel fait tout pour nous. Il reconnaît même de manière très fiable les factures étrangères, même si celles-ci ont souvent une structure différente et posent donc problème pour de nombreux autres outils. Les informations de la facture sont lues de manière fiable, ce qui rend le traitement extrêmement rapide. Nous sommes très satisfaits et heureux.
Combien de temps gagnez-vous avec ce nouveau procédé ? Aux heures de pointe, nous recevons environ 200 factures entrantes par mois, dont nous économisons désormais deux à trois heures en matière de récupération, de traitement et de transfert grâce à GetMyInvoices.
Avez-vous des projets d’avenir pour optimiser votre comptabilité ? À mesure que nous poursuivons notre croissance, l’amélioration des processus joue réellement un rôle. L’idéal serait de pouvoir également générer des factures via GetMyInvoices et de l’utiliser pour gérer les créances. Quoi qu’il en soit, nous relierons notre logiciel de comptabilité à GetMyInvoices et utiliserons des fonctionnalités telles que l’application de numérisation de manière encore plus cohérente afin de mieux exploiter le potentiel existant.
