GetMyInvoices und der Einsatz bei WELTBERG „am Set“

Wenn es um Film- und Audioproduktion, Fotografie sowie Design geht, ist die WELTBERG GmbH aus Kassel ein Partner von Rang und Namen. 2017 betrat das Unternehmen den Markt als klassischer Filmemacher, hat sich aber seitdem zur Werbeagentur weiterentwickelt und als solche etabliert. Mit den Next Level Studios bietet WELTBERG auch eine Full-Service-Lösung für Künstler und Labels an. Bei sieben Mitarbeitern, zahlreichen Lieferanten und Kunden fallen viele Belege an, für deren Management das Unternehmen seit knapp einem Jahr GetMyInvoices nutzt. Darüber haben wir mit Yvonne Thomas, der geschäftsführenden Gesellschafterin des Unternehmens, gesprochen.

Yvonne, wie seid Ihr auf GetMyInvoices aufmerksam geworden?
Zuvor haben wir alle Aufgaben innerhalb der vorbereitenden Buchführung über unsere Buchhaltungssoftware abgedeckt. Diese bot jedoch nicht genügend Möglichkeiten, um zum Beispiel Rechnungen in verschiedenen Quellen automatisch zu erkennen und zu importieren. Deshalb haben wir aktiv nach einer Alternative gesucht und uns in unserem Netzwerk umgehört. Über das Internet sind wir dann auf GetMyInvoices gestoßen.

Wie seid Ihr bei der Implementierung vorgegangen?
Zunächst haben wir GetMyInvoices kostenlos getestet und dann direkt für unseren Prozess eingerichtet. Konkret umfasste das die Verbindung mit drei E-Mail-Accounts sowie die Verknüpfung mit sechs bis sieben Online-Portalen. Außerdem haben wir eine Schnittstelle zur Anwendung „DATEV Unternehmen“ online konfiguriert.

Wie genau sieht Euer Prozess zur vorbereitenden Buchführung aus?
Aus den E-Mail-Postfächern und Online-Portalen importiert GetMyInvoices sämtliche Eingangsrechnungen. Darüber hinaus werden die Quittungen, die wir über die Scan-App digitalisieren, automatisch hochgeladen, sodass sich alle Dokumente an einem Ort befinden. Von dort werden sie über die Synchronisierung zu DATEV Unternehmen online geleitet, sodass unser Steuerberater direkt darauf zugreifen kann. Außerdem hat er die Möglichkeit, sich in GetMyInvoices einzuloggen. Für das Übertragen der Ausgangsrechnungen zum Steuerberater nutzen wir weiterhin unsere Buchhaltungslösung, in der wir die Dokumente erstellen.

Hattet Ihr bei der Konfiguration Kontakt zum Support oder zu anderen Spezialisten für unsere Rechnungsmanagement-Software?
Nein, da alles selbsterklärend war, konnten wir alles eigenständig einrichten. Erst als ich beim Netzwerktreffen zufällig Gloria (Anm.: Legal Counsel Gloria Gleim) kennengelernt habe, hatte ich persönlichen Kontakt zu GetMyInvoices. Wir haben uns von Anfang an super verstanden und es war ein sehr interessantes Gespräch.

Wie gestaltet sich die praktische Arbeit mit GetMyInvoices für Euch?
GetMyInvoices erleichtert unsere Buchführung erheblich. Wir müssen uns nicht mehr zwischen den Aufgaben des Tagesgeschäfts irgendwo einloggen und Rechnungen herunterladen, so wie früher. Die Software nimmt uns alles ab. Sie erkennt sogar Auslandsrechnungen sehr sicher, obwohl diese oft eine andere Struktur aufweisen und deshalb für viele andere Tools problematisch sind. Die Rechnungsinformationen werden zuverlässig ausgelesen, sodass die Bearbeitung superschnell vonstattengeht. Wir sind sehr zufrieden und glücklich.

Wie viel Zeit spart Ihr durch diesen neuen Prozess ein?
Zu Spitzenzeiten verzeichnen wir etwa 200 Eingangsrechnungen pro Monat, bei deren Abruf, Bearbeitung und Weiterleitung wir dank GetMyInvoices nun zwei bis drei Stunden sparen.

Habt Ihr für die Zukunft Pläne zur Optimierung Eurer Buchführung?
Da wir weiter wachsen, spielt die Prozessverbesserung tatsächlich eine Rolle. Ideal wäre, über GetMyInvoices auch Rechnungen zu erzeugen und das Forderungsmanagement darüber realisieren zu können. Unabhängig davon werden wir ich unsere Buchhaltungssoftware mit GetMyInvoices verknüpfen und Features wie die Scan-App noch konsequenter nutzen, um das vorhandene Potenzial besser auszuschöpfen.