Empresas de todos los tamaños e industrias se enfrentan a los desafíos de la digitalización. Si bien muchas empresas y corporaciones más grandes ya han alcanzado un alto nivel de madurez digital, las pequeñas y medianas empresas (PYME) a menudo todavía tienen que ponerse al día. Descubre aquí cómo puedes allanar el camino hacia la transformación digital en cinco pasos para aprovechar las oportunidades de las medianas empresas 4.0.
Status quo: determinar el nivel de digitalización
El camino para convertirse en una empresa digital comienza con un inventario del estado actual. En este punto podrá obtener una visión general de la situación actual de su empresa. La pregunta que hay que aclarar es qué infraestructura digital existe ya en su empresa. También habría que responder a la pregunta de dónde todavía se pueden ampliar los medios digitales. También es posible que en determinados puntos de la empresa tengas que empezar de cero.
A una pequeña empresa nueva le resultará bastante fácil resolver esto. Procesos como la adquisición de clientes, el pedido de materiales de trabajo o la contabilidad se pueden registrar rápidamente. Una empresa manufacturera de tamaño mediano necesitará mucho más tiempo para obtener una visión general de los procesos comerciales relevantes. El conocimiento de los procesos de negocio no sólo es relevante para los próximos pasos en la transformación digital. Es una base esencial para una gestión corporativa exitosa.
A la hora de hacer balance, también hay que tener en cuenta a los empleados y sus conocimientos sobre digitalización. Aquí es necesario determinar quién ya tiene habilidades digitales y dónde es necesaria una formación adicional. En este punto también deberías tener claro qué motivaciones personales pueden favorecer o dificultar tu proyecto de digitalización.
Determinar los objetivos de digitalización
Una vez que haya proporcionado una descripción general del estado actual, lo siguiente que debe hacer es establecer objetivos claros de digitalización. La digitalización se ve como una oportunidad para avanzar en el éxito de su empresa. Sus razones y motivaciones para una estrategia de digitalización pueden ser variadas.
La necesidad de una medida de digitalización puede ser, por ejemplo, el deseo de aumentar la producción. El progreso técnico requiere la conversión de nuevas máquinas o instalaciones de producción. Otra razón puede ser un cambio en los requisitos del cliente. Los clientes o clientes pueden desarrollar nuevas necesidades técnicas que requieran una estrategia de digitalización. En otros casos, la iniciativa de digitalización puede surgir de la necesidad de modernizar las TI obsoletas de la empresa.
También son concebibles varios objetivos de digitalización o combinaciones de estos objetivos. En cualquier caso, es importante priorizar y definir con precisión los objetivos. Un proyecto de digitalización puede estar asociado a elevados requisitos de tiempo, financieros y de personal. Los objetivos deben comunicarse claramente a sus empleados. Esto incluye aclarar la cuestión de qué procesos se verán afectados y en qué plazo deben aplicarse las medidas de digitalización.
Lo que se debe digitalizar exactamente puede variar mucho según el tamaño, la industria y la base de clientes de su empresa. Ejemplos de procesos que necesitan digitalizarse incluyen contabilidad, compras o ventas. Las obligaciones de documentación hacia las autoridades supervisoras o los clientes también pueden beneficiarse de la digitalización. Cuando se trata de automatizar la contabilidad preparatoria de tu empresa y tener todos los documentos de forma digital y segura en un solo lugar, puedes ****GetMyInvoices ayuda:Descubrir ahora
Identificar recursos
¿Qué se requiere para la digitalización? Los requisitos de recursos para su iniciativa de digitalización pueden variar. En este paso se determina qué requisitos de infraestructura, técnicos y de personal deben cumplirse. En este punto también hay que aclarar la implicación de la mano de obra. Es posible que se requieran nuevos especialistas para ayudar con la implementación o que los empleados necesiten una capacitación adecuada. También puede haber apoyo externo de consultores o Centros de competencia 4.0 para medianas empresas en cuestión.
La digitalización de una PYME suele ir asociada a la ampliación o sustitución de la infraestructura TI. Por lo tanto, debería determinar qué componentes de TI existentes son suficientes y realmente necesarios. Si es necesario, se pueden integrar nuevos componentes en el paisaje existente o es necesario establecer una nueva infraestructura.
En lo que respecta a la implementación técnica, en caso necesario deberá buscar asesoramiento externo. Los proveedores de servicios de TI especializados ofrecen soluciones personalizadas que se adaptan específicamente a las necesidades de la empresa. Antes de hacer su selección, debe aclarar exactamente qué debe lograr la infraestructura de TI y qué requisitos tiene la empresa en términos de seguridad y protección de datos. La necesidad de seguridad de los datos aumenta con el nivel de digitalización. Por lo tanto, también se trata de sopesar las oportunidades y los riesgos en cuanto a qué áreas deben digitalizarse.
Determinar los costos del proyecto de digitalización.
Una vez aclaradas las necesidades y objetivos de la digitalización, se deben aclarar los costes y las cuestiones de financiación. También deberían considerarse las subvenciones para la financiación. Puedes hacer esto desde, por ejemplo programas de financiación gubernamental u obtener de bancos de desarrollo.
Fuente: inteligencia
A la hora de determinar los costos, se deben considerar aspectos como la infraestructura digital, las instalaciones y el personal. Tampoco hay que descuidar los costes posteriores, por ejemplo los de mantenimiento. También debería preguntarse cuáles de las inversiones necesarias deberían financiarse con los recursos de su empresa y cuáles con fuentes externas. Para muchas compras existen programas de financiación o bancos que intervienen como socios financieros para determinadas compras. Las consultas con su banco o su asesor fiscal pueden ayudarle con sus preguntas sobre financiación.
Todo cambio implicará ciertos costes de inversión. Una pregunta importante es cuándo se pagarán los costos. Las cargas financieras resultantes de la digitalización de los procesos deberían calcularse a tiempo.
Realización del proyecto: Implementar la digitalización.
Al planificar la implementación, la atención se centra en la cuestión de qué impacto general tendrá el proyecto de digitalización en sus operaciones comerciales. Es importante que todos los involucrados estén informados de manera oportuna. Tanto los directivos como los empleados deben estar preparados para los cambios. Otras partes interesadas que necesitan ser informadas de manera oportuna incluyen proveedores, clientes y proveedores de servicios externos. Su preparación es un requisito previo para garantizar que sus necesidades y expectativas puedan incluirse en la planificación. Esta participación es a su vez un requisito previo para la comprensión y aceptación de las medidas previstas.
Como directivo, tienes que definir la distribución de competencias a la hora de implementar el proyecto de digitalización. Dependiendo de la complejidad del proyecto, puedes delegar tareas a diferentes empleados. Otros proyectos pueden requerir consultores externos. En principio, las operaciones comerciales no deben verse perturbadas como resultado de las medidas. Se recomiendan acuerdos precisos entre la dirección de la empresa, los empleados y los responsables de la digitalización.
