Bedrijven van elke omvang en uit elke sector worden geconfronteerd met de uitdagingen van de digitalisering. Hoewel veel grotere bedrijven al een hoog niveau van digitale volwassenheid hebben bereikt, hebben kleine en middelgrote bedrijven (MKB) vaak nog een inhaalslag te maken. Ontdek hier hoe u in vijf stappen de weg kunt effenen naar digitale transformatie en kunt profiteren van de kansen van middelgrote bedrijven 4.0.
Status quo: Bepaal het niveau van digitalisering
De weg naar een digitaal bedrijf begint met een inventarisatie van de huidige stand van zaken. Op dit punt kunt u een overzicht krijgen van waar uw bedrijf momenteel staat. De vraag die moet worden opgehelderd is welke digitale infrastructuur er al bestaat in uw bedrijf. Je moet ook de vraag beantwoorden waar de digitale middelen nog kunnen worden uitgebreid. Ook is het denkbaar dat je op bepaalde punten in het bedrijf helemaal opnieuw moet beginnen.
Een kleine start-up zal dit vrij eenvoudig kunnen achterhalen. Processen zoals klantenwerving, bestellen van werkmaterialen of boekhouding kunnen snel worden vastgelegd. Een middelgroot productiebedrijf zal aanzienlijk langer nodig hebben om overzicht te krijgen van relevante bedrijfsprocessen. Kennis van bedrijfsprocessen is niet alleen relevant voor verdere stappen in de digitale transformatie. Het is een essentiële basis voor succesvol bedrijfsmanagement.
Bij de inventarisatie moet ook rekening gehouden worden met medewerkers en hun kennis van digitalisering. Hier moet je bepalen wie al over digitale vaardigheden beschikt en waar er behoefte is aan bijscholing. Op dit punt moet het u ook duidelijk zijn welke persoonlijke motivaties uw digitaliseringsproject kunnen bevorderen of belemmeren.
Digitaliseringsdoelstellingen bepalen
Nadat u een overzicht heeft gegeven van de huidige status, moet u vervolgens duidelijke digitaliseringsdoelen stellen. Digitalisering wordt gezien als een kans om het succes van uw bedrijf te vergroten. Uw redenen en motivaties voor een digitaliseringsstrategie kunnen uiteenlopend zijn.
De noodzaak voor een digitaliseringsmaatregel kan bijvoorbeeld de wens zijn om de productie te verhogen. Technische vooruitgang vereist de ombouw van nieuwe machines of productiefaciliteiten. Een andere reden kan een verandering in de eisen van de klant zijn. Klanten of klanten kunnen nieuwe technische behoeften ontwikkelen die een digitaliseringsstrategie vereisen. In andere gevallen kan het digitaliseringsinitiatief voortkomen uit de noodzaak om verouderde IT in het bedrijf te moderniseren.
Ook zijn meerdere digitaliseringsdoelen of combinaties hiervan denkbaar. In ieder geval is het belangrijk om prioriteiten te stellen en de doelen nauwkeurig te definiëren. Een digitaliseringsproject kan gepaard gaan met hoge tijds-, financiële en personeelseisen. De doelstellingen moeten duidelijk aan uw medewerkers worden gecommuniceerd. Dit omvat onder meer het verduidelijken van de vraag welke processen zullen worden beïnvloed en in welk tijdsbestek de digitaliseringsmaatregelen moeten plaatsvinden.
Wat er precies gedigitaliseerd moet worden, kan sterk variëren afhankelijk van de omvang, branche en klantenkring van uw bedrijf. Voorbeelden van processen die gedigitaliseerd moeten worden zijn de boekhouding, inkoop of verkoop. Ook documentatieverplichtingen tegenover toezichthouders of klanten kunnen profiteren van de digitalisering. Als het gaat om het automatiseren van de voorbereidende boekhouding van uw bedrijf en het digitaal en veilig op één plek hebben van alle documenten, kunt u ****GetMyInvoices hulp:Ontdek nu
Identificeer hulpbronnen
Wat is er nodig voor digitalisering? De benodigde middelen voor uw digitaliseringsinitiatief kunnen variëren. In deze stap bepaalt u aan welke infrastructurele, technische en personele eisen moet worden voldaan. Ook de betrokkenheid van de werknemers moet op dit punt worden verduidelijkt. Het kan zijn dat er nieuwe specialisten nodig zijn om te helpen bij de implementatie, of dat medewerkers passende training nodig hebben. Er kan ook externe ondersteuning zijn van consultants of Middelgrote bedrijven 4.0 competentiecentra in kwestie.
De digitalisering van een kmo wordt vaak geassocieerd met het uitbreiden of vervangen van de IT-infrastructuur. Bepaal daarom welke bestaande IT-componenten voldoende zijn en daadwerkelijk nodig zijn. Indien nodig kunnen nieuwe componenten in het bestaande landschap worden geïntegreerd of moet er een nieuwe infrastructuur worden opgezet.
Wat betreft de technische uitvoering dient u indien nodig extern advies in te winnen. Gespecialiseerde IT-dienstverleners bieden maatwerkoplossingen die specifiek zijn afgestemd op de behoeften van het bedrijf. Voordat u uw keuze maakt, moet u duidelijk maken wat de IT-infrastructuur precies moet bereiken en welke eisen het bedrijf heeft op het gebied van gegevensbeveiliging en gegevensbescherming. De behoefte aan gegevensbeveiliging neemt toe met het niveau van de digitalisering. Het is dus ook een kwestie van een afweging van kansen en risico’s op welke gebieden gedigitaliseerd moeten worden.
Bepaal de kosten voor het digitaliseringsproject
Nadat de digitaliseringsbehoeften en -doelen duidelijk zijn, moet u de kosten en financieringskwesties verduidelijken. Voor de financiering moeten ook subsidies worden overwogen. Dit kun je doen vanuit bijv financieringsprogramma’s van de overheid of verkrijgen bij ontwikkelingsbanken.
Bron: itelligence
Bij het bepalen van de kosten moet je rekening houden met aspecten als de digitale infrastructuur, faciliteiten en personeel. Ook de vervolgkosten, bijvoorbeeld voor onderhoud, mag u niet verwaarlozen. U moet zich ook afvragen welke van de benodigde investeringen uit de middelen van uw onderneming moeten worden gefinancierd en welke uit externe bronnen. Voor veel aankopen zijn er financieringsprogramma’s of banken die voor bepaalde aankopen als financieringspartner optreden. Overleg met uw bank of uw belastingadviseur kan u helpen bij uw financieringsvragen.
Elke verandering brengt bepaalde investeringskosten met zich mee. Een belangrijke vraag is wanneer de kosten worden afbetaald. De financiële lasten die voortvloeien uit de digitalisering van processen moeten tijdig worden berekend.
Realisatie van het project: Implementeren van digitalisering
Bij het plannen van de implementatie ligt de focus op de vraag welke totale impact het digitaliseringsproject zal hebben op uw bedrijfsvoering. Het is belangrijk dat alle betrokkenen tijdig worden geïnformeerd. Zowel managers als medewerkers moeten voorbereid zijn op de veranderingen. Andere belanghebbenden die tijdig moeten worden geïnformeerd zijn onder meer leveranciers, klanten en externe dienstverleners. Hun voorbereiding is een voorwaarde om ervoor te zorgen dat hun behoeften en verwachtingen in de planning kunnen worden meegenomen. Deze betrokkenheid is op haar beurt een voorwaarde voor begrip en acceptatie van de geplande maatregelen.
Als manager moet je de verdeling van competenties definiëren bij de uitvoering van het digitaliseringsproject. Afhankelijk van de complexiteit van het project kunt u taken delegeren aan verschillende medewerkers. Voor andere projecten zijn mogelijk externe adviseurs nodig. De bedrijfsvoering mag in beginsel niet worden verstoord als gevolg van de maatregelen. Nauwkeurige afspraken tussen bedrijfsmanagement, medewerkers en degenen die verantwoordelijk zijn voor de digitalisering worden aanbevolen.
