KMUs und die Digitalisierung – fünf Schritte für die Umsetzung

Donnerstag, 11. März 2021 | 0 Kommentare

Unternehmen jeder Größe und Branche sind mit den Herausforderungen der Digitalisierung konfrontiert. Während viele größere Unternehmen und Konzerne bereits einen hohen digitalen Reifegrad erreicht haben, herrscht in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) oft noch Nachholbedarf. Erfahre hier, wie sich in fünf Schritten der Weg in die digitale Transformation ebnen lässt, um die Chancen des Mittelstand 4.0 zu nutzen.

Status Quo: Digitalisierungsgrad ermitteln

Der Weg zum digitalen Unternehmen beginnt mit einer Bestandsaufnahme des Ist-Zustands. An dieser Stelle verschaffst Du Dir einen Überblick darüber, wo Dein Unternehmen aktuell steht. Dabei muss die Frage geklärt werden, welche digitale Infrastruktur bereits in Deinem Unternehmen vorhanden ist. Weiterhin solltest Du die Frage beantworten, wo die digitalen Mittel noch ausbaufähig sind. Ebenso ist es denkbar, dass Du an bestimmten Stellen im Unternehmen ganz neu ansetzen musst.

Achtung:
Die verbesserten Geschäftsprozesse sollten messbare Mehrwerte erbringen. Daher ist es wichtig, die aktuellen Geschäftsprozesse und deren Leistung genau zu kennen. Dieser Schritt kann in Abhängigkeit der Größe und Struktur Deines Unternehmens eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen.

Ein kleines Start-up wird es recht leicht haben, sich hierüber klar zu werden. Prozesse wie Kundengewinnung, Bestellung von Arbeitsmaterialien oder die Abrechnung der Buchhaltung lassen sich schnell erfassen. Ein produzierendes Unternehmen des Mittelstands wird für eine Übersicht relevanter Geschäftsprozesse deutlich länger brauchen. Kenntnis der Geschäftsprozesse ist nicht nur im Hinblick auf weitere Schritte in die digitale Transformation relevant. Sie ist eine wesentliche Basis einer erfolgreichen Unternehmensführung.

Ein kleiner Tipp:
Einfache Übersichtsdiagramme helfen Dir dabei, Prozesse zu kennen und Verbesserungspotenziale zu ermitteln. Diese kannst Du mit den folgenden Entwicklungen anpassen und überarbeiten.

Bei der Bestandsaufnahme sind auch die Mitarbeiter und deren Kenntnisse in Sachen Digitalisierung zu berücksichtigen. Hierbei musst Du festgestellt, wer bereits über digitale Kompetenzen verfügt und an welcher Stelle Bedarf für weitere Schulungen besteht. An dieser Stelle sollte Dir ebenfalls klar werden, welche persönlichen Motivationen Dein Digitalisierungsvorhaben fördern oder hemmen können.

Digitalisierungsziele ermitteln

Hast Du für einen Überblick über den Ist-Zustand gesorgt, solltest Du als nächstes klare Digitalisierungsziele festlegen. Die Digitalisierung gilt als Chance, Deinen Unternehmenserfolg voranzutreiben. Hierbei können Deine Gründe und Motivationen für eine Digitalisierungsstrategie vielseitig sein. 

Die Notwendigkeit einer Digitalisierungsmaßnahme kann beispielsweise der Wunsch nach Produktionssteigerung sein. Technischer Fortschritt erfordert eine Umstellung neuer Maschinen oder Fertigungseinrichtungen. Ein weiterer Grund kann ein Wandel der Anforderungen der Kunden sein. Auftraggeber oder Abnehmer könne neue technische Bedürfnisse entwickeln, die eine Digitalisierungsstrategie erfordern. In anderen Fällen kann die Digitalisierungsinitiative von der Notwendigkeit ausgehen, veraltete EDV im Unternehmen zu modernisieren. 

Auch mehrere Digitalisierungsziele oder Kombinationen dieser Ziele sind denkbar. Wichtig ist es in jedem Falle, die Ziele zu priorisieren und genau festzulegen. Ein Digitalisierungsprojekt kann mit hohen zeitlichen, finanziellen und personellen Anforderungen verbunden sein. Gegenüber Deinen Mitarbeitern sollten die Ziele genau kommuniziert werden. Dazu gehört eine Klärung der Frage, welche Prozesse im Rahmen dessen betroffen sein werden und in welchem zeitlichen Rahmens, die Digitalisierungsmaßnahmen stattfinden sollen. 

Was konkret zu digitalisieren ist, kann von der Größe, Branche und Kundschaft Deines Unternehmens sehr verschieden ausfallen. Beispiele für zu digitalisierende Prozesse können etwa der Bereich Rechnungswesen, Einkauf oder Verkauf sein. Auch die Dokumentationspflichten gegenüber Aufsichtsbehörden oder Auftraggebern können von Digitalisierung profitieren. Wenn es darum geht, die vorbereitende Buchhaltung Deines Unternehmens zu automatisieren und alle Dokumente digital und sicher an einem Ort zu haben, kann Dir GetMyInvoices helfen:

 
Jetzt entdecken

Ressourcen ermitteln

Was ist für die Digitalisierung erforderlich? Der Ressourcenbedarf für Deine Digitalisierungsinitiative kann verschiedenartig ausfallen. In diesem Schritt ermittelst Du, welche infrastrukturellen, technischen und personellen Voraussetzungen gegeben sein müssen. Die Einbindung der Belegschaft ist an dieser Stelle ebenfalls zu klären. Gegebenenfalls sind neue Fachkräfte erforderlich, die bei der Umsetzung helfen oder die Mitarbeiter benötigen entsprechende Schulungen. Eventuell kommt auch externe Unterstützung durch Berater oder Mittelstand-4.0-Kompetenzzentren in Frage.

Die Digitalisierung eines KMU ist oft mit der Erweiterung oder dem Ersatz der IT-Infrastruktur verbunden. Daher solltest Du ermitteln, welche vorhandenen IT-Komponenten ausreichend sind und tatsächlich benötigt werden. Gegebenenfalls lassen sich neue Komponenten in die bestehende Landschaft integrieren oder es ist die Einrichtung einer neuen Infrastruktur erforderlich. 

Was die technische Umsetzung betrifft, solltest Du gegebenenfalls externe Beratung einzuholen. Spezialisierte IT-Dienstleister bieten angepasste Lösungen, die speziell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind. Vor der Auswahl solltest Du genau klären, was die IT-Infrastruktur leisten soll und welche Ansprüche das Unternehmen an Datensicherheit und Datenschutz hat. Die Notwendigkeit der Datensicherheit steigt mit dem Grad der Digitalisierung. Daher ist es auch eine Abwägung von Chancen und Risiken, welche Bereiche zu digitalisieren sind.

 

Kosten für das Digitalisierungsvorhaben ermitteln

Nachdem Digitalisierungsbedarf und -ziele geklärt sind, solltest Du die Kosten und die Finanzierungsfrage klären. Für die Finanzierung sind auch Fördermittel in Betracht zu ziehen. Diese kannst Du beispielsweise von staatlichen Förderungsprogrammen oder von Förderbanken beziehen.
go digital
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Quelle: itelligence

Bei der Ermittlung der Kosten solltest Du Aspekte wie digitale Infrastruktur, Einrichtung und Personal berücksichtigen. Auch die nachfolgenden Kosten, beispielsweise für die Wartung, solltest Du nicht vernachlässigen. Weiterhin solltest Du die Frage stellen, welche der erforderlichen Investitionen aus den Mitteln Deines Unternehmens getragen und welche lieber fremdfinanziert werden sollten. Für viele Anschaffungen gibt es Förderprogramme oder Banken, die als Finanzierungspartner für bestimmte Anschaffungen einspringen. Beratungsgespräche mit der Hausbank oder mit Deinem Steuerberater können bei Deinen Finanzierungsfragen helfen.

 
Jede Umstellung wird mit gewissen Investitionskosten verbunden sein. Eine wichtige Frage lautet, wann sich die Kosten amortisiert haben werden. Die entstehenden finanziellen Belastungen durch die Digitalisierung der Prozesse sollten rechtzeitig berechnet werden.
 

Realisierung des Vorhabens: Digitalisierung umsetzen

Bei der Planung der Umsetzung steht die Frage im Fokus, welche Gesamtauswirkungen das Digitalisierungsvorhaben auf Deinen Geschäftsbetrieb hat. Wichtig ist, dass alle Beteiligten rechtzeitig informiert werden. Sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter sind auf die Veränderungen vorzubereiten. Zu den weiteren Stakeholdern, die rechtzeitig zu informieren sind, gehören Lieferanten, Auftraggeber und externe Dienstleister. Deren Vorbereitung ist eine Voraussetzung dafür, dass deren Bedürfnisse und Erwartungen in die Planung mit einbezogen werden können. Dieser Einbezug ist wiederum Voraussetzung für Verständnis und Akzeptanz der geplanten Maßnahmen.

Du als Führungskraft musst dabei die Verteilung der Kompetenzen bei der Umsetzung des Digitalisierungsvorhabens definieren. Je nach Komplexität des Vorhabens kannst Du Aufgaben an verschiedene Mitarbeiter delegieren. Andere Vorhaben können externe Berater erforderlich machen. Grundsätzlich gilt, dass im Zuge der Maßnahmen der Geschäftsbetrieb nicht gestört werden darf. Genaue Absprachen zwischen der Unternehmensführung, Mitarbeitern und den Digitalisierungsverantwortlichen sind zu empfehlen.

Alle Punkte auf einen Blick:
  • Ermittle den unternehmerischen Ist-Zustand
  • Definiere Digitalisierungsziele
  • Welche Voraussetzungen sind notwendig? (technisch/personell)
  • Welche Kosten kommen auf dich zu? Sollen Fördermittel beantragt werden?
  • Umsetzung strukturiert planen und kommunizieren

Jetzt GetMyInvoices 14 Tage
lang kostenlos testen!

Du willst deine vorbereitende Buchhaltung automatisieren? GetMyInvoices unterstützt Dich dabei und reduziert damit Aufwand und Kosten. Probiere es aus!

Kommentar schreiben