En 2015, Bitkom, en colaboración con la Asociación de Factura Electrónica (VeR), publicó la guía “Archivo electrónico y GoBD – 10 notas para la práctica empresarial”. Esto sigue vigente después de que se publicara la nueva versión del GoBD a finales de 2019. En varias publicaciones del blog cubriremos estos diez principios en detalle y mostraremos cómo GetMyInvoices los cumple.
El archivo electrónico es tecnológicamente neutral La guía Bitkom explica esta primera frase de la siguiente manera: “Las especificaciones técnicas y los estándares para el sistema de archivo electrónico que se utilizará no están prescritos ni pueden prescribirse dadas las grandes diferencias en el entorno organizativo de las distintas empresas. Por tanto, el empresario es libre de elegir la solución adecuada siempre que cumpla los requisitos de contabilidad y documentación adecuadas”.
La carta del Ministerio Federal de Finanzas (BMF) sobre GoBD 2.0 también afirma que no importa “si los sistemas de TI en cuestión fueron adquiridos y utilizados por el contribuyente como su propio hardware o software o en una nube o como una combinación de Estos sistemas son operados”. Por cierto, la nube no fue mencionada en el “antiguo” GoBD de 2014 y por lo tanto no estaba permitida. Al parecer, la BMF ha reconocido ahora que las soluciones en la nube son seguras si cumplen ciertos requisitos.
¿Qué significa esto para los contribuyentes? Tiene más flexibilidad y puede operar su gestión de facturas en la nube y archivar documentos y recibos allí. También es posible una solución híbrida, compuesta por su propio hardware y software y la nube, para visualizar la contabilidad digitalmente de acuerdo con la ley.
Ahora vienen los que dudan “¿Mis documentos en la nube son siquiera seguros?”, “¿Quién me garantiza que personas no autorizadas no podrán acceder a ellos?”, “¿Qué pasa con mis documentos si el proveedor de la nube quiebra?”: estas son sólo algunas de las preguntas típicas que se hacen los escépticos. preguntarse. Seamos honestos: ¿no están justificadas estas preocupaciones también en lo que respecta a las TI instaladas en casa? Muchos servidores de una empresa pueden ser escaneados sin mucho esfuerzo o “equipados” con un virus para que queden paralizados durante un tiempo determinado y la empresa no pueda actuar. Para protegerse hasta cierto punto, los responsables de TI concienzudos crean periódicamente copias de seguridad. Pero esto también se puede lograr con los datos almacenados en la nube sin mucha intervención.
Así que comprueba… Por supuesto, una empresa siempre debe observar de cerca a los proveedores en cuestión, independientemente de si tienen soluciones en la nube o locales en su cartera.
El proveedor de la nube debe demostrar los siguientes puntos:
- Ubicaciones del servidor en Alemania
- Centros de datos con certificación ISO
- Copias de seguridad periódicas
- Uso de los últimos métodos y algoritmos de cifrado.
- Autorización de dos factores
Si el proveedor cumple con estos requisitos, no hay motivo de preocupación. Al contrario: los datos probablemente estén más seguros en la nube que en el servidor doméstico. Otro argumento importante a favor de la nube: si los clientes fallan, p. Por ejemplo, si el disco duro se estropea, una empresa aún puede seguir funcionando. Todo lo que necesitas es un navegador web para acceder a las aplicaciones.
Por cierto, GetMyInvoices utiliza tecnologías líderes para proteger los datos y la privacidad del usuario. Puedes saber más sobre esto. aquí Leer. GetMyInvoices también ofrece numerosos Interfaces a varios sistemas de gestión de documentos a través de los cuales los usuarios pueden proteger adicionalmente sus datos.
