En 2015, Bitkom, en coopération avec l’Electronic Invoicing Association (VeR), a publié le guide « Electronic Archiving and GoBD – 10 Notes for Business Practice ». Ceci est toujours d’actualité après la publication de la nouvelle version du GoBD fin 2019. Dans plusieurs articles de blog, nous aborderons ces dix principes en détail et montrerons comment GetMyInvoices y adhère.
L’archivage électronique est technologiquement neutre Le guide Bitkom explique cette première phrase comme suit : « Les spécifications techniques et les normes relatives au système d’archives électroniques à utiliser ne sont pas prescrites et ne peuvent pas être prescrites compte tenu des très grandes différences dans l’environnement organisationnel des différentes entreprises. L’entrepreneur est donc libre de choisir une solution appropriée dans la mesure où elle répond aux exigences d’une comptabilité et d’une documentation appropriées.
La lettre du ministère fédéral des Finances (BMF) sur GoBD 2.0 indique également qu’il importe peu « que les systèmes informatiques en question aient été achetés et utilisés par le contribuable comme son propre matériel ou logiciel ou dans un cloud ou comme une combinaison de ces systèmes sont exploités. » D’ailleurs, le cloud n’était pas mentionné dans « l’ancien » GoBD de 2014 et n’était donc pas autorisé. Apparemment, le BMF a désormais reconnu que les solutions cloud sont sécurisées si elles répondent à certaines exigences.
Qu’est-ce que cela signifie pour les contribuables ? Vous disposez de plus de flexibilité et pouvez gérer votre gestion de factures dans le cloud et y archiver des documents et des reçus. Une solution hybride, composée de vos propres matériels et logiciels et du cloud, est également possible afin d’afficher la comptabilité sous forme numérique conformément à la loi.
Maintenant viennent les sceptiques « Mes documents dans le cloud sont-ils en sécurité ? », « Qui me garantit que les personnes non autorisées ne peuvent pas y accéder ? », « Qu’arrive-t-il à mes documents si le fournisseur de cloud fait faillite ? » ne sont que quelques-unes des questions typiques des sceptiques. se demandent. Soyons honnêtes : ces inquiétudes ne sont-elles pas également justifiées lorsqu’il s’agit de l’informatique installée dans la maison ? De nombreux serveurs d’entreprise peuvent être analysés sans trop d’efforts ou « équipés » d’un virus, de sorte qu’ils sont paralysés pendant un certain temps et que l’entreprise est incapable d’agir. Afin de se protéger dans une certaine mesure, les responsables informatiques consciencieux créent régulièrement des sauvegardes. Mais cela peut également être réalisé avec les données stockées dans le cloud sans grande intervention.
Alors vérifiez… Bien entendu, une entreprise doit toujours examiner de près les fournisseurs en question, qu’ils proposent des solutions cloud ou sur site dans leur portefeuille.
Le fournisseur de cloud doit démontrer les points suivants :
- Emplacements des serveurs en Allemagne
- Centres de données certifiés ISO
- Sauvegardes régulières
- Utilisation des dernières méthodes et algorithmes de cryptage
- Autorisation à deux facteurs
Si le fournisseur répond à ces exigences, il n’y a aucune raison de s’inquiéter. Au contraire : les données sont alors probablement plus sécurisées dans le cloud que sur le serveur domestique. Un autre argument important en faveur du cloud : si les clients échouent, par ex. Par exemple, si le disque dur tombe en panne, une entreprise peut continuer à fonctionner. Tout ce dont vous avez besoin est un navigateur Web pour accéder aux applications.
D’ailleurs, GetMyInvoices utilise des technologies de pointe pour sécuriser les données et protéger la vie privée de l’utilisateur. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet ici lire. GetMyInvoices propose également de nombreux Interfaces à divers systèmes de gestion de documents grâce auxquels les utilisateurs peuvent également sécuriser leurs données.
