In 2015 publiceerde Bitkom, in samenwerking met de Electronic Invoicing Association (VeR), de gids “Electronic Archiving and GoBD – 10 Notes for Business Practice”. Dit is nog steeds actueel nadat eind 2019 de nieuwe versie van de GoBD verscheen. In verschillende blogposts gaan we dieper in op deze tien principes en laten we zien hoe GetMyInvoices zich hieraan houdt.
Elektronische archivering is technologieneutraal De gids van Bitkom legt deze eerste zin als volgt uit: “Technische specificaties en normen voor het te gebruiken elektronische archiefsysteem zijn niet voorgeschreven en kunnen ook niet worden voorgeschreven gezien de zeer grote verschillen in de organisatorische omgeving van de verschillende bedrijven. De ondernemer is dus vrij om een passende oplossing te kiezen, zolang deze maar voldoet aan de eisen van een goede boekhouding en documentatie.”
In de brief van het Federale Ministerie van Financiën (BMF) over GoBD 2.0 staat ook dat het niet uitmaakt “of de IT-systemen in kwestie door de belastingbetaler zijn aangeschaft en gebruikt als eigen hardware of software of in een cloud of als een combinatie van deze Systemen worden geëxploiteerd.” Overigens werd de cloud niet genoemd in de “oude” GoBD uit 2014 en was dus niet toegestaan. Blijkbaar heeft het BMF inmiddels onderkend dat cloudoplossingen veilig zijn als ze aan bepaalde eisen voldoen.
Wat betekent dit voor belastingbetalers? U heeft meer flexibiliteit en kunt uw factuurbeheer in de cloud uitvoeren en daar documenten en bonnen archiveren. Ook een hybride oplossing, bestaande uit eigen hard- en software en de cloud, is mogelijk om de boekhouding conform de wet digitaal weer te geven.
Nu komen de twijfelaars “Zijn mijn documenten in de cloud wel veilig?”, “Wie garandeert mij dat onbevoegden er geen toegang toe hebben?”, “Wat gebeurt er met mijn documenten als de cloudprovider failliet gaat?” – dit zijn slechts enkele typische vragen die sceptici tegenkomen vragen zich af. Laten we eerlijk zijn: zijn deze zorgen niet ook terecht als het gaat om de IT die in huis is geïnstalleerd? Veel bedrijfsservers kunnen zonder veel moeite worden gescand of ‘uitgerust’ met een virus waardoor ze voor een bepaalde periode lam liggen en het bedrijf niet meer in actie kan komen. Om zichzelf enigszins te beschermen, maken gewetensvolle IT-managers regelmatig back-ups. Maar dit kan ook zonder veel tussenkomst worden bereikt met de gegevens die in de cloud zijn opgeslagen.
Dus controleer… Uiteraard moet een bedrijf altijd goed kijken naar de betreffende aanbieders, ongeacht of deze cloud- of on-premise oplossingen in hun portfolio hebben.
De cloudprovider moet de volgende punten aantonen:
- Serverlocaties in Duitsland
- ISO-gecertificeerde datacenters
- Regelmatige back-ups
- Gebruik van de nieuwste encryptiemethoden en algoritmen
- Autorisatie met twee factoren
Als de aanbieder aan deze eisen voldoet, is er geen reden tot zorg. Integendeel: de gegevens zijn dan waarschijnlijk veiliger in de cloud dan op de thuisserver. Nog een belangrijk argument vóór de cloud: als klanten falen, b.v. Als bijvoorbeeld de harde schijf kapot gaat, kan een bedrijf toch blijven draaien. Het enige wat u nodig heeft is een webbrowser om toegang te krijgen tot de applicaties.
Overigens gebruikt GetMyInvoices toonaangevende technologieën om gegevens te beveiligen en de privacy van de gebruiker te beschermen. Hier kunt u meer informatie over vinden hier Lees. GetMyInvoices biedt ook tal van Interfaces naar verschillende documentbeheersystemen waarmee gebruikers hun gegevens extra kunnen beveiligen.
