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Publicación de blog del 17 de diciembre de 2020

Por qué digitalizar la gestión de facturas es una buena intención

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En estos días, cuando tradicionalmente hay menos trabajo por hacer o los emprendedores se toman un descanso del trabajo, muchos de ellos aprovechan el momento más tranquilo para reflexionar sobre el año y hacer nuevos planes. Definitivamente deberías incluir la gestión de facturas.

La gestión de facturas, recibos, etc. contribuye en gran medida al éxito o fracaso de una empresa. Esto quedó claro este año cuando muchas empresas enviaron a sus empleados a trabajar desde casa sin mucha preparación. Quienes ya habían digitalizado sus procesos y probado los procedimientos periódicamente tenían una clara ventaja: los empleados estaban acostumbrados a acceder, editar y compartir documentos fuera de la oficina. Otras empresas han creado procesos digitales “desde cero” para que el trabajo funcionara. Según el actual índice de digitalización DATEV, la digitalización en las empresas de consultoría fiscal ha “acelerado significativamente”, y en particular las pequeñas empresas se han puesto al día. El 69 por ciento de los despachos de abogados invirtieron en digitalización en 2020, y más de la mitad aumentaron su volumen de inversión en comparación con el año anterior. Además del hardware y el software, la atención se centró principalmente en la instalación de puestos de trabajo para oficinas en casa. Según el índice de digitalización, el 94 por ciento de las grandes firmas, el 86 por ciento de las medianas y el 65 por ciento de las pequeñas pueden acceder ahora a sus datos a través de dispositivos móviles.

La automatización abre más potencial

Aparte de que esto todavía está lejos de ser el caso para todos, el acceso móvil a los documentos es sólo “una parte del alquiler”: la digitalización sólo se ha implementado parcialmente. Según el índice de digitalización, también ha aumentado la proporción de despachos de abogados que ofrecen a sus clientes asistencia remota o la realización de evaluaciones en una plataforma digital común. Sin embargo, esta proporción es sólo del 51 por ciento y 53 por ciento respectivamente. El actual estudio de KPMG “Digitalización en la contabilidad” confirma esta necesidad de ponerse al día. Según el estudio, las empresas se muestran reacias a utilizar nuevas tecnologías como la IA. En la mayoría de los ámbitos de la contabilidad, el uso de la IA sigue siendo cosa del futuro. Ésta es exactamente la clave para aprovechar las ventajas de la digitalización. Porque la IA permite la automatización: el procesamiento posterior de documentos sin esfuerzo manual.
En términos de gestión de facturas, no solo se pueden recopilar automáticamente en una nube documentos de diversas fuentes, como correos electrónicos, portales en línea y herramientas de creación de facturas, para que los usuarios autorizados puedan acceder a ellos desde cualquier parte del mundo. La información relevante de la factura, como el número de factura, el proveedor y el importe de la factura, también se puede leer sin esfuerzo manual y comparar con datos, incluidos los extractos bancarios. Además, la información requerida se puede transferir automáticamente a otras aplicaciones, por ejemplo al software de contabilidad o al asesor fiscal. Están disponibles donde se necesitan y, al evitar interrupciones en los medios, no sólo están menos libres de errores que los procesos manuales, sino que también se realizan casi en tiempo real.

Aún más automatización

Las soluciones avanzadas de gestión de facturas incluyen algoritmos inteligentes que relacionan automáticamente las transacciones de cuentas y tarjetas de crédito con facturas o recibos asociados. Entre otras cosas, se comparan las cantidades, el nombre del proveedor y el uso previsto. De este modo, los usuarios se liberan de otra tarea manual que requiere mucho tiempo en la contabilidad preparatoria, lo que conlleva un ahorro de tiempo adicional.

Apoyo en la digitalización de la gestión de facturas.

La gestión de facturas totalmente digital acelera el procesamiento de facturas sin requerir recursos humanos adicionales. Se hace posible una gestión eficiente del flujo de caja y se pueden aprovechar fácilmente ventajas como los descuentos. Además, los responsables disponen siempre de una visión general actualizada de la situación financiera, una buena base para tomar decisiones.

Por lo tanto, sería un buen propósito prometedor para el nuevo año impulsar proyectos de digitalización en la gestión de facturas o ajustar los procedimientos que ya se han iniciado. Esto no sólo elimina problemas en la contabilidad y con el asesor fiscal, por ejemplo debido a la falta de recibos o tiempos de procesamiento prolongados, sino que también crea la base para poner en práctica planes de negocios reales.

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