De nos jours, où traditionnellement il y a moins de travail à faire ou où les entrepreneurs font une pause dans leur travail, beaucoup d’entre eux profitent de cette période plus calme pour réfléchir sur l’année et faire de nouveaux projets. Vous devez absolument inclure la gestion des factures.
Traiter les factures, les reçus, etc. contribue dans une large mesure au succès ou à l’échec d’une entreprise. Cela est devenu évident cette année lorsque de nombreuses entreprises ont envoyé leurs employés travailler à domicile sans grande préparation. Ceux qui avaient déjà numérisé leurs processus et testé régulièrement les procédures avaient un net avantage : les employés étaient habitués à accéder, éditer et partager des documents en dehors du bureau. D’autres entreprises ont créé des processus numériques « à partir de zéro » pour que le travail fonctionne. Selon l’indice de numérisation actuel DATEV, la numérisation dans les cabinets de conseil fiscal s’est « considérablement accélérée », les petites entreprises en particulier ayant rattrapé leur retard. En 2020, 69 % des cabinets d’avocats ont investi dans la numérisation et plus de la moitié ont augmenté leur volume d’investissement par rapport à l’année précédente. Outre le matériel et les logiciels, l’accent a été mis principalement sur l’installation de postes de travail à domicile. Selon l’indice de numérisation, 94 pour cent des grands cabinets d’avocats, 86 pour cent des moyens et 65 pour cent des petits cabinets d’avocats peuvent désormais accéder à leurs données via des appareils mobiles.
L’automatisation ouvre plus de potentiel
Outre le fait que cela est encore loin d’être le cas pour tout le monde, l’accès mobile aux documents ne représente qu’une « partie du loyer » – la numérisation n’a été que partiellement mise en œuvre. Selon l’indice de numérisation, la proportion de cabinets d’avocats proposant à leurs clients une assistance à distance ou la fourniture d’évaluations sur une plateforme numérique commune a également augmenté. Toutefois, cette proportion n’est respectivement que de 51 pour cent et 53 pour cent. L’étude actuelle de KPMG « Digitalization in Accounting » confirme ce besoin de rattrapage. Selon l’étude, les entreprises sont réticentes à utiliser les nouvelles technologies comme l’IA. Dans la plupart des domaines de la comptabilité, l’utilisation de l’IA relève encore du futur. C’est exactement la clé pour exploiter les avantages de la numérisation. Parce que l’IA permet l’automatisation – le traitement ultérieur des documents sans effort manuel. En termes de gestion des factures, les documents provenant de diverses sources, telles que les e-mails, les portails en ligne et les outils de création de factures, peuvent non seulement être automatiquement collectés dans un cloud afin que les utilisateurs autorisés puissent y accéder depuis n’importe où dans le monde. Les informations pertinentes sur la facture, telles que le numéro de facture, le fournisseur et le montant de la facture, peuvent également être lues sans effort manuel et comparées aux données, notamment celles des relevés bancaires. De plus, les informations requises peuvent être automatiquement transférées vers d’autres applications, par exemple vers le logiciel de comptabilité ou vers le conseiller fiscal. Ils sont disponibles là où ils sont nécessaires - et en évitant les interruptions des médias, ils sont non seulement plus exempts d’erreurs qu’avec les processus manuels, mais également presque en temps réel.
Encore plus d’automatisation
Les solutions avancées de gestion des factures incluent des algorithmes intelligents qui font automatiquement correspondre les transactions de compte et de carte de crédit avec les factures ou reçus associés. Entre autres choses, les quantités, le nom du fournisseur et l’utilisation prévue sont comparés. Les utilisateurs se libèrent ainsi d’une autre tâche manuelle chronophage de comptabilité préparatoire, ce qui s’accompagne d’un gain de temps supplémentaire.
Accompagnement dans la digitalisation de la gestion des factures
La gestion des factures entièrement numérique accélère le traitement des factures sans nécessiter de ressources humaines supplémentaires. Une gestion efficace des flux de trésorerie devient possible et des avantages tels que des remises peuvent être facilement exploités. De plus, les responsables disposent toujours d’un aperçu actuel de la situation financière - une bonne base de décision.
Ce serait donc une bonne résolution prometteuse pour la nouvelle année de pousser les projets de digitalisation dans la gestion des factures ou d’ajuster les procédures déjà entamées. Cela élimine non seulement les problèmes comptables et avec le conseiller fiscal, par exemple dus à des reçus manquants ou à des délais de traitement longs, mais crée également la base pour la mise en œuvre de véritables plans d’affaires.
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