In deze tijd, waarin er traditioneel minder werk te doen is of ondernemers een pauze nemen van hun werk, gebruiken velen van hen de rustigere tijd om na te denken over het jaar en nieuwe plannen te maken. Factuurbeheer moet u zeker meenemen.
Het omgaan met facturen, bonnetjes etc. draagt in grote mate bij aan het succes of falen van een onderneming. Dit werd dit jaar duidelijk toen veel bedrijven hun werknemers zonder veel voorbereiding naar huis stuurden. Degenen die hun processen al hadden gedigitaliseerd en de procedures regelmatig hadden getest, hadden een duidelijk voordeel: medewerkers waren gewend om documenten buiten kantoor te openen, te bewerken en te delen. Andere bedrijven hebben digitale processen ‘vanaf de grond af’ gecreëerd, zodat het werk werkte. Volgens de huidige DATEV-digitaliseringsindex is de digitalisering bij belastingadviesbureaus “aanzienlijk toegenomen”, waarbij vooral kleine bedrijven hun achterstand hebben ingehaald. 69 procent van de advocatenkantoren investeerde in digitalisering in 2020, en meer dan de helft verhoogde hun investeringsvolume vergeleken met het voorgaande jaar. Naast hardware en software lag de focus vooral op het inrichten van thuiswerkplekken. Volgens de digitaliseringsindex heeft 94 procent van de grote, 86 procent van de middelgrote en 65 procent van de kleine advocatenkantoren nu toegang tot hun gegevens via mobiele apparaten.
Automatisering biedt meer mogelijkheden
Los van het feit dat dit nog lang niet voor iedereen het geval is, is mobiele toegang tot documenten slechts “een deel van de huur” – de digitalisering is nog maar gedeeltelijk doorgevoerd. Volgens de digitaliseringsindex is ook het aandeel advocatenkantoren dat hun cliënten ondersteuning op afstand of evaluaties op een gemeenschappelijk digitaal platform aanbiedt, toegenomen. Dit aandeel bedraagt echter respectievelijk slechts 51 procent en 53 procent. Het huidige KPMG-onderzoek ‘Digitalisering in Accounting’ bevestigt deze noodzaak voor een inhaalslag. Volgens het onderzoek zijn bedrijven terughoudend in het gebruik van nieuwe technologieën zoals AI. Op de meeste gebieden van de boekhouding is het gebruik van AI nog steeds iets van de toekomst. Dit is precies de sleutel tot het benutten van de voordelen van digitalisering. Omdat AI automatisering mogelijk maakt – het verder verwerken van documenten zonder handmatige inspanning. Op het gebied van factuurbeheer kunnen niet alleen documenten uit verschillende bronnen, zoals e-mails, online portals en tools voor het maken van facturen, automatisch worden verzameld in een cloud, zodat geautoriseerde gebruikers er overal ter wereld toegang toe hebben. Ook relevante factuurinformatie zoals factuurnummer, leverancier en factuurbedrag kan zonder handmatige inspanning worden uitgelezen en vergeleken met gegevens uit onder meer bankafschriften. Bovendien kan de benodigde informatie automatisch worden overgedragen naar andere applicaties, bijvoorbeeld naar het boekhoudpakket of naar de belastingadviseur. Ze zijn beschikbaar waar ze nodig zijn - en door verstoringen in de media te voorkomen, zijn ze niet alleen foutlozer dan bij handmatige processen, maar ook in bijna realtime.
Nog meer automatisering
Geavanceerde oplossingen voor factuurbeheer omvatten intelligente algoritmen die account- en creditcardtransacties automatisch matchen met bijbehorende facturen of kwitanties. Daarbij worden onder meer de hoeveelheden, de naam van de leverancier en het beoogde gebruik vergeleken. Gebruikers zijn dus verlost van een andere tijdrovende handmatige taak bij de voorbereidende boekhouding, wat gepaard gaat met extra tijdwinst.
Ondersteuning bij de digitalisering van factuurbeheer
Volledig digitaal factuurbeheer versnelt de verwerking van facturen zonder dat hiervoor extra personeel nodig is. Efficiënt cashflowbeheer wordt mogelijk en voordelen zoals kortingen kunnen eenvoudig worden benut. Bovendien hebben de verantwoordelijken altijd een actueel overzicht van de financiële situatie: een goede basis voor beslissingen.
Het zou daarom een veelbelovend goed voornemen voor het nieuwe jaar zijn om digitaliseringsprojecten op het gebied van factuurbeheer te stimuleren of reeds gestarte procedures aan te passen. Dit elimineert niet alleen problemen in de boekhouding en bij de belastingadviseur, bijvoorbeeld door ontbrekende bonnetjes of lange doorlooptijden, maar creëert ook de basis om daadwerkelijke businessplannen in de praktijk te brengen.
GetMyInvoices ondersteunt u hierbij. Probeer het gratis of ontdek onze nieuwe Bankmodule !
