“Por el bien del medio ambiente, ¡piense antes de imprimir!” Esto es algo similar a la nota de algunas facturas que se reciben por correo electrónico o a través de portales online. Pero esto es sólo una pequeña parte de cómo las empresas y los particulares pueden proteger el medio ambiente con la factura electrónica. Porque una oficina digital incluye muchos más aspectos que el trabajo sin papel. En esencia, el objetivo es digitalizar y automatizar procesos específicos. La gestión de facturas puede contribuir mucho a esto.
Las posibilidades comienzan con la creación de facturas. Es importante evitar las facturas en papel y los envíos por correo. Esto no sólo reduce el consumo de papel en la oficina, sino que también ahorra tóner, material de embalaje, gastos de envío y transporte por vehículo postal. Las facturas electrónicas son una alternativa más respetuosa con el medio ambiente si se implementan de forma coherente. Esto depende del formato correcto. Se recomiendan formatos comunes que se puedan leer en diferentes dispositivos con diferentes sistemas operativos durante todo el período de almacenamiento, incluso en máquinas. Esto tiene la ventaja de que no es necesario convertirlos. El tamaño del archivo también es relevante. Debe quedar lo más comprimido posible. Esto ahorra espacio de almacenamiento y, por tanto, energía en los centros de datos, así como recursos para la fabricación y el transporte del hardware. Si se tienen en cuenta todos estos requisitos, los formatos estándar como XRechnung y ZUGFeRD o PDF/A son especialmente adecuados.
Envía y recibe facturas de forma inteligente
El siguiente elemento importante es el envío de la factura electrónica. En principio, esto es posible de varias maneras, desde el portal en línea hasta soluciones de envío especiales y el correo electrónico. Las soluciones más eficientes y respetuosas con el medio ambiente son aquellas que requieren la menor interacción manual posible, por ejemplo, admitiendo la recuperación automática de documentos. Esto significa que el destinatario de la factura no tiene que iniciar sesión constantemente para comprobar si hay una nueva factura disponible. Esto no sólo le salva los nervios, sino que también ahorra energía, tanto en el PC del usuario como en el centro de datos.
Otra parte muy importante: el procesamiento electrónico de facturas, lo contrario de la práctica legalmente inadmisible pero común de “imprimir y archivar”. Software como GetMyInvoices ayuda con esto. Nuestro software de gestión de facturas recupera automáticamente facturas y otros documentos de miles de fuentes, desde portales en línea hasta bandejas de entrada de correo electrónico y soluciones de terceros. Esto también incluye anybill, una aplicación que transfiere los recibos digitalmente al teléfono inteligente del cliente y evita imprimirlos en papel térmico, que suele estar recubierto de sustancias nocivas.
Procesamiento posterior automático en la nube
La inteligencia artificial de GetMyInvoices lee información relevante como números de facturas e importes. Esto significa que todos los documentos y la información estructurada están en un solo lugar. Allí no sólo se pueden archivar de forma segura, sino que también se pueden transferir al asesor fiscal, al software de contabilidad común y a otras aplicaciones sin esfuerzo manual. El usuario ahorra muchas horas en el PC y, por tanto, energía. Además, él mismo no tiene que mantener ningún servidor. Esto también protege el medio ambiente, ya que la producción y el transporte del hardware requieren recursos y producen dióxido de carbono. Además, no hay residuos electrónicos posteriores. El almacenamiento de datos en centros de datos modernos cuyos operadores valoran la sostenibilidad es mucho más eficiente. Dado que el tiempo de procesamiento de las facturas se reduce al mínimo mediante la automatización y es menos propenso a errores, las facturas se pueden pagar más rápidamente. Esto a su vez hace que algunos recordatorios sean innecesarios. También se requieren menos correcciones, lo que tiene un impacto positivo adicional en el tiempo dedicado a procesar las facturas, así como en el balance energético y las emisiones de CO2.
Muchos tornillos de ajuste pequeños, hasta que se apague
Por último, pero no menos importante, el procesamiento posterior incluye la eliminación de archivos que ya no son necesarios. Esto libera espacio de almacenamiento en el centro de datos: conserva recursos y reduce los requisitos de energía, mientras que la destrucción de facturas en papel mediante trituración, transporte y reciclaje consume energía.
En definitiva, la gestión de facturas electrónicas incluye muchos pequeños ajustes que tienen un gran impacto general y representan un hito en el camino hacia una oficina digital y sin papel. Es importante repensar todos los procesos, coordinarlos, automatizarlos y confiar en socios responsables.
