“Omwille van het milieu: denk na voordat je print!” Dit lijkt op een aantekening op sommige facturen die per e-mail of via online portals worden ontvangen. Maar dit is slechts een klein deel van hoe bedrijven en particulieren het milieu kunnen beschermen met elektronische facturen. Want een digitaal kantoor omvat veel meer aspecten dan papierloos werken. Het doel is in de kern het digitaliseren en automatiseren van specifieke processen. Factuurbeheer kan hier veel aan bijdragen.
De mogelijkheden beginnen met het maken van facturen. Het is belangrijk om papieren facturen en verzending per post te vermijden. Dit vermindert niet alleen het papierverbruik op kantoor, maar bespaart ook toner, verpakkingsmateriaal, portokosten en transport per postvoertuig. Elektronische facturen zijn een milieuvriendelijker alternatief als ze consequent worden geïmplementeerd. Dit is afhankelijk van het juiste formaat. Gemeenschappelijke formaten die gedurende de gehele opslagperiode op verschillende apparaten met verschillende besturingssystemen kunnen worden gelezen, worden aanbevolen - ook door machines. Dit heeft als voordeel dat ze niet omgebouwd hoeven te worden. De grootte van het bestand is ook relevant. Het moet zo gecomprimeerd mogelijk zijn. Dit bespaart opslagruimte en dus energie in datacenters en middelen voor de productie en het transport van de hardware. Als met al deze vereisten rekening moet worden gehouden, zijn standaardformaten zoals XRechnung en ZUGFeRD of PDF/A bijzonder geschikt.
Verstuur en ontvang facturen slim
Het volgende belangrijke element is het verzenden van de elektronische factuur. Dit kan in principe op verschillende manieren, van het online portaal tot speciale verzendoplossingen en e-mail. De meest efficiënte en milieuvriendelijke oplossingen zijn oplossingen die zo min mogelijk handmatige interactie vereisen, bijvoorbeeld door het automatisch ophalen van documenten te ondersteunen. Hierdoor hoeft de factuurontvanger niet voortdurend in te loggen om te controleren of er een nieuwe factuur beschikbaar is. Dit bespaart niet alleen uw zenuwen, maar ook energie - op de pc van de gebruiker en in het datacenter.
Een ander zeer belangrijk onderdeel: de elektronische verwerking van facturen - het tegenovergestelde van de juridisch ontoelaatbare maar gangbare praktijk van “afdrukken en archiveren”. Software als GetMyInvoices helpt hierbij. Onze factuurbeheersoftware haalt automatisch facturen en andere documenten op uit duizenden bronnen, van online portals tot e-mailinboxen en oplossingen van derden. Hiertoe behoort ook anybill - een app die bonnen digitaal naar de smartphone van de klant overbrengt en voorkomt dat bonnen op thermisch papier worden afgedrukt dat doorgaans is bedekt met schadelijke stoffen.
Automatische verdere verwerking in de cloud
De kunstmatige intelligentie van GetMyInvoices leest relevante informatie zoals factuurnummers en bedragen. Dit betekent dat alle documenten en gestructureerde informatie op één plek staan. Daar kunnen ze niet alleen veilig worden gearchiveerd, maar kunnen ze ook zonder handmatige inspanning worden overgedragen aan de belastingadviseur, in gangbare boekhoudsoftware en andere applicaties. De gebruiker bespaart vele uren op de PC en dus energie. Bovendien hoeft hij zelf geen servers te onderhouden. Dit beschermt ook het milieu, aangezien de productie en het transport van de hardware hulpbronnen vereisen en kooldioxide produceert. Bovendien is er later geen elektronisch afval. Gegevensopslag in moderne datacentra waarvan de exploitanten duurzaamheid waarderen, is veel efficiënter. Doordat de verwerkingstijd van facturen door automatisering tot een minimum wordt beperkt en minder foutgevoelig is, kunnen facturen sneller worden betaald. Dit maakt op zijn beurt sommige herinneringen overbodig. Ook zijn er minder correcties nodig, wat een verdere positieve impact heeft op de tijd die besteed wordt aan het verwerken van facturen, de energiebalans en de CO2-uitstoot.
Veel kleine stelschroefjes – totdat deze uitdooft
Last but not least omvat de verdere verwerking het verwijderen van bestanden die niet langer nodig zijn. Dit maakt opslagruimte vrij in het datacenter, bespaart hulpbronnen en vermindert de energiebehoefte, terwijl het vernietigen van papieren facturen met versnippering, transport en recycling op zijn beurt energie kost.
Al met al omvat elektronisch factuurbeheer veel kleine aanpassingen die over het geheel genomen een grote impact hebben en een mijlpaal vormen op weg naar een papierloos, digitaal kantoor. Het is belangrijk om alle processen te heroverwegen, te coördineren, te automatiseren en te vertrouwen op verantwoordelijke partners.
