« Pour le bien de l’environnement, réfléchissez avant d’imprimer ! » C’est quelque chose de similaire à une note sur certaines factures reçues par e-mail ou via des portails en ligne. Mais ce n’est là qu’une petite partie de la manière dont les entreprises et les particuliers peuvent protéger l’environnement grâce aux factures électroniques. Parce qu’un bureau numérique comprend bien plus d’aspects que le travail sans papier. À la base, l’objectif est de numériser et d’automatiser des processus spécifiques. La gestion des factures peut y contribuer grandement.
Les possibilités commencent par la création de factures. Il est important d’éviter les factures papier et les envois par la poste. Cela réduit non seulement la consommation de papier au bureau, mais permet également d’économiser du toner, du matériel d’emballage, des frais de port et du transport par véhicule postal. Les factures électroniques constituent une alternative plus respectueuse de l’environnement si elles sont mises en œuvre de manière cohérente. Cela dépend du bon format. Des formats courants qui peuvent être lus sur différents appareils avec différents systèmes d’exploitation pendant toute la durée de stockage sont recommandés - y compris par les machines. Cela présente l’avantage qu’il n’est pas nécessaire de les convertir. La taille du fichier est également importante. Il doit être aussi compressé que possible. Cela permet d’économiser de l’espace de stockage et donc de l’énergie dans les centres de données ainsi que des ressources pour la fabrication et le transport du matériel. Si toutes ces exigences doivent être prises en compte, les formats standards tels que XRechnung et ZUGFeRD ou PDF/A sont particulièrement adaptés.
Envoyez et recevez intelligemment des factures
Le prochain élément important est l’envoi de la facture électronique. En principe, cela est possible de différentes manières, depuis le portail en ligne jusqu’aux solutions d’expédition spéciales et par courrier électronique. Les solutions les plus efficaces et les plus respectueuses de l’environnement sont celles qui nécessitent le moins d’interactions manuelles possible, par exemple en prenant en charge la récupération automatique des documents. Cela signifie que le destinataire de la facture n’a pas besoin de se connecter constamment pour vérifier si une nouvelle facture est disponible. Cela vous permet non seulement d’économiser des nerfs, mais également de l’énergie - sur le PC de l’utilisateur et dans le centre de données.
Autre volet très important : le traitement électronique des factures – à l’opposé de la pratique légalement inadmissible mais courante de « l’impression et du classement ». Un logiciel comme GetMyInvoices y contribue. Notre logiciel de gestion des factures récupère automatiquement les factures et autres documents provenant de milliers de sources, des portails en ligne aux boîtes de réception de courrier électronique en passant par les solutions tierces. Cela inclut également anybill, une application qui transfère numériquement les reçus sur le smartphone du client et évite d’imprimer les reçus sur du papier thermique généralement recouvert de substances nocives.
Traitement ultérieur automatique dans le cloud
L’intelligence artificielle de GetMyInvoices lit les informations pertinentes telles que les numéros et les montants des factures. Cela signifie que tous les documents et informations structurées se trouvent au même endroit. Là, ils peuvent non seulement être archivés en toute sécurité, mais également être transférés au conseiller fiscal, dans un logiciel de comptabilité courant et d’autres applications sans effort manuel. L’utilisateur économise de nombreuses heures sur le PC et donc de l’énergie. De plus, il n’a pas besoin d’entretenir lui-même de serveurs. Cela protège également l’environnement, car la production et le transport du matériel nécessitent des ressources et produisent du dioxyde de carbone. De plus, il n’y a pas de déchets électroniques plus tard. Le stockage des données dans des centres de données modernes dont les opérateurs apprécient la durabilité est beaucoup plus efficace. Étant donné que le temps de traitement des factures est réduit au minimum grâce à l’automatisation et qu’il est moins sujet aux erreurs, les factures peuvent être payées plus rapidement. Cela rend certains rappels inutiles. Moins de corrections sont également nécessaires, ce qui a un impact positif supplémentaire sur le temps passé à traiter les factures ainsi que sur le bilan énergétique et les émissions de CO2.
Beaucoup de petites vis de réglage – jusqu’à ce qu’elles soient éteintes
Enfin, le traitement ultérieur inclut la suppression des fichiers qui ne sont plus nécessaires. Cela libère de l’espace de stockage dans le centre de données, préserve les ressources et réduit les besoins énergétiques, tandis que la destruction des factures papier avec déchiquetage, transport et recyclage consomme à son tour de l’énergie.
Dans l’ensemble, la gestion électronique des factures implique de nombreux petits ajustements qui ont un impact global important et représentent une étape importante sur la voie d’un bureau numérique sans papier. Il est important de repenser tous les processus, de les coordonner, de les automatiser et de s’appuyer sur des partenaires responsables.
