En muchas empresas, comprobar las facturas recibidas es un proceso complejo. Obtener la aprobación del pago suele tardar tanto que ya no es posible obtener ventajas como descuentos. Pero con la ayuda de procesos y soluciones digitales, esto funciona mejor. Todo el proceso se puede simplificar significativamente.
Qué se inspecciona durante una auditoría
Antes de contabilizar y pagar una factura, se deben examinar los datos obligatorios del documento respectivo según el principio de los cuatro ojos. Según el artículo 14 de la Ley del Impuesto sobre las Ventas, estos son diez puntos.
Se debe comprobar que la información sea completa y verosímil. Básicamente, lleva mucho tiempo recopilar todas las facturas de diversas fuentes, registrarlas en el software necesario y comprobar su exactitud, por ejemplo comparándolas con los pedidos. El resultado son retrasos en la aprobación y el pago de las facturas. Esto puede provocar una pérdida de confianza por parte de los socios comerciales, posibles recordatorios y tarifas adicionales.
El software y los flujos de trabajo digitales brindan alivio
Sin embargo, es posible para las empresas liberar facturas con el menor esfuerzo y al mismo tiempo con un alto nivel de seguridad y rapidez. El requisito previo para ello: gestión de facturas digitales y un alto nivel de automatización. GetMyInvoices admite esto. Las fuentes de entrada digitales, como portales en línea y bandejas de entrada de correo electrónico, están vinculadas al software de gestión de facturas, lo que garantiza una recepción de facturas completamente digital. No importa si una factura se envía como archivo PDF, documento de Word o en otro formato. Todos los documentos se reconocen, convierten y asignan automáticamente a los proveedores. Los recibos en papel se pueden fotografiar y transferir mediante aplicaciones de escaneo. Si todas las facturas están completas, se han sentado las bases para la verificación de facturas electrónicas y el procesamiento de facturas digitales. Idealmente, esto también incluye un proceso de aprobación automática. Para configurar un flujo de trabajo de facturación individual, sólo necesita responder algunas preguntas.
Una vez que se hayan respondido estas preguntas, el proceso de revisión y aprobación de facturas se puede configurar en el sistema de gestión del flujo de trabajo con solo unos pocos clics del mouse. Gracias a las numerosas opciones de personalización, se pueden mapear casi todos los procesos.
Esfuerzo mínimo, grandes beneficios
Ningún documento pasa desapercibido para el personal contable responsable. Cuando llegue un nuevo documento, podrás recibir una notificación automáticamente y comprobarlo. Si tiene alguna pregunta, tiene la opción de comunicarse con colegas directamente desde GetMyInvoices. Esto le permite aprobar y pagar facturas más rápidamente. Esto, a su vez, permite a las empresas beneficiarse de descuentos. Además, mejoran el flujo de caja y la transparencia.
Así es como funciona la verificación de facturas digitales con GetMyInvoices
