Dans de nombreuses entreprises, le contrôle des factures entrantes est un processus complexe. L’obtention de l’approbation du paiement prend souvent tellement de temps que des avantages tels que des remises ne sont plus possibles. Mais avec l’aide de processus et de solutions numériques, cela fonctionne mieux. L’ensemble du processus peut être considérablement simplifié.
Ce qui est inspecté lors d’un audit
Avant qu’une facture ne soit enregistrée et payée, les informations obligatoires sur le document concerné doivent être examinées selon le principe des quatre yeux. Selon l’article 14 de la loi sur la taxe sur les ventes, il s’agit de dix points.
Il convient de vérifier que les informations sont à la fois complètes et plausibles. Fondamentalement, il faut beaucoup de temps pour collecter toutes les factures provenant de différentes sources, les enregistrer dans le logiciel requis et vérifier leur exactitude, par exemple en les comparant avec les commandes. Il en résulte des retards dans l’approbation et le paiement des factures. Cela peut entraîner une perte de confiance de la part des partenaires commerciaux, d’éventuels rappels et des frais supplémentaires.
Les logiciels et les flux de travail numériques apportent un soulagement
Cependant, il est possible pour les entreprises de délivrer des factures avec un minimum d’effort et en même temps avec un haut niveau de sécurité et de rapidité. La condition préalable : une gestion numérique des factures et un haut niveau d’automatisation. GetMyInvoices prend en charge cela. Les sources de saisie numériques telles que les portails en ligne et les boîtes de réception de courrier électronique sont liées au logiciel de gestion des factures, garantissant ainsi une réception des factures entièrement numérique. Peu importe qu’une facture soit envoyée sous forme de fichier PDF, de document Word ou dans un autre format. Tous les documents sont automatiquement reconnus, convertis et attribués aux fournisseurs. Les reçus papier peuvent être photographiés et transférés à l’aide d’applications de numérisation. Si toutes les factures sont complètes, les bases de la vérification électronique des factures et du traitement numérique des factures sont posées. Idéalement, cela inclut également un processus d’approbation automatique. Afin de mettre en place un workflow de facturation individuel, il vous suffit de répondre à quelques questions.
Une fois ces questions répondues, le processus de révision et d’approbation des factures peut être configuré dans le système de gestion des flux de travail en quelques clics de souris. Grâce à de nombreuses options de personnalisation, presque tous les processus peuvent être cartographiés.
Un minimum d’effort, de sérieux avantages
Aucun document ne passe inaperçu auprès du personnel comptable responsable. Lorsqu’un nouveau document arrive, vous pouvez être automatiquement averti et le vérifier. Si vous avez des questions, vous avez la possibilité de communiquer avec vos collègues directement depuis GetMyInvoices. Cela vous permet d’approuver et de payer les factures plus rapidement. Cela permet aux entreprises de bénéficier de réductions. De plus, la trésorerie et la transparence s’améliorent.
Voici comment fonctionne la vérification numérique des factures avec GetMyInvoices
