Bij veel bedrijven is het controleren van binnenkomende facturen een complex proces. Het verkrijgen van goedkeuring voor betaling duurt vaak zo lang dat voordelen zoals kortingen niet meer mogelijk zijn. Maar met behulp van digitale processen en oplossingen lukt dat beter. Het hele proces kan aanzienlijk worden vereenvoudigd.
Wat wordt er gecontroleerd tijdens een audit
Voordat een factuur wordt geboekt en betaald, moeten de verplichte gegevens op het betreffende document worden gecontroleerd volgens het vierogenprincipe. Volgens artikel 14 van de Wet op de omzetbelasting zijn dit tien punten.
Er moet worden gecontroleerd of de informatie volledig en plausibel is. Kortom, het kost veel tijd om alle facturen uit verschillende bronnen te verzamelen, vast te leggen in de benodigde software en de juistheid ervan te controleren, bijvoorbeeld door ze te vergelijken met bestellingen. Het resultaat is vertraging bij de goedkeuring en betaling van facturen. Dit kan leiden tot verlies van vertrouwen bij zakenpartners, mogelijke herinneringen en extra kosten.
Software en digitale workflows bieden verlichting
Het is echter voor bedrijven mogelijk om facturen vrij te geven met de minste inspanning en tegelijkertijd met een hoog niveau van veiligheid en snelheid. Voorwaarde hiervoor: digitaal factuurbeheer en een hoge mate van automatisering. GetMyInvoices ondersteunt dit. Digitale invoerbronnen zoals online portalen en e-mailinboxen zijn gekoppeld aan de factuurbeheersoftware, waardoor de factuurontvangst volledig digitaal is. Het maakt niet uit of een factuur als PDF-bestand, Word-document of in een ander formaat wordt verzonden. Alle documenten worden automatisch herkend, omgezet en toegewezen aan leveranciers. Papieren bonnen kunnen worden gefotografeerd en overgedragen met behulp van scan-apps. Als alle facturen compleet zijn, is de basis gelegd voor elektronische factuurverificatie en digitale factuurverwerking. Idealiter omvat dit ook een automatisch goedkeuringsproces. Om een individuele factuurworkflow op te zetten, hoeft u slechts enkele vragen te beantwoorden.
Zodra deze vragen zijn beantwoord, kan het beoordelings- en factuurgoedkeuringsproces met slechts een paar muisklikken in het workflowmanagementsysteem worden ingericht. Dankzij talrijke aanpassingsmogelijkheden kunnen vrijwel alle processen in kaart worden gebracht.
Minimale inspanning, serieuze voordelen
Geen enkel document blijft onopgemerkt door het verantwoordelijke boekhoudpersoneel. Wanneer er een nieuw document binnenkomt, kunt u automatisch op de hoogte worden gesteld en het controleren. Als u vragen heeft, heeft u de mogelijkheid om rechtstreeks vanuit GetMyInvoices met collega’s te communiceren. Hierdoor kunt u facturen sneller goedkeuren en betalen. Hierdoor kunnen bedrijven profiteren van kortingen. Bovendien verbeteren de cashflow en de transparantie.
