Verbeteren van workflows in jouw bedrijf met RPA

Met Robotic Process Automation kunnen softwarerobots taken automatiseren die vroeger door mensen werden gedaan. Dit idee is ontstaan van het automatiseren van processen en is onder andere gebruikt voor de automatiseren voor het testen van software. Deze methode die is gebasseerd op kunstmatige intelligentie en zijn functies en voordelen zullen worden voorgesteld in het volgende artikel.

Wat betekend Robotic Process Automation?

Robotic Process Automation, in het kort RPA, is het automatiseren van processen die worden beheerd door robots. Dit bevat een aantal verschillende procedures: Kuntmatige intelligentie kan helpen in zowel het opvragen van data of het toevoegen van formulieren en in het opereren van complexe systemen en hulpmiddelen. Dit word een software bot genoemd en voert zijn taken uit door imitatie van het menselijke gedrag. Dit bied voordeel dat zodra de systemen of processen zijn gemaakt, deze niet meer aangepast hoeven te worden – de robot neemt het over waar een mens zou handelen.  In tegenstelling tot fysieke robots, hoewel, kunstmatige intelligentie direct deelneemt aan de gebruikers interface en bijvoorbeeld klantenservice aanvragen kan beantwoorden of terugkerende boekhoudingstaken kan behandelen. En dat is procies wat wij hebben gedaan.

Het ontstaan van RPA

Robots bestonden al enige tientallen jaren in de industrie en zijn een waardevolle hulp en we kunnen niet meer zonder. Andere bedrijfsgebieden zijn ook aan het kijken voor oplossingen die processen kunnen vergemakkelijken en versnellen, en daarom ook de efficiëncy van hun bedrijf zal verbeteren. Het is daarom niet het verminderen van de uitgaven maar de groei word ook gepromoot en de medewerks zijn ontladen. Het tegendeel van de bestaande opties bevat de geassocieerde hoge kosten en het aantal middelen dat is vereist.

Dit is waarom RPA is ontwikkeld voor de voorbeelden van de klassieke automatiseringsprocessen van verschillende leveranciers en industriële robots. Deze bots kunnen onafhankelijk instructies implementeren en daarom dus diverse operaties doen en het behandelen van volledige programma’s. Sinds begin 2000 was kuntmatige intelligentie gebruikt voor de social media sector  om automatisch emails te versturen of telefoons te beantwoorden van de klantenservice. Het beste uur van RPA kwam echter op het gebied van softwarekwaliteitsborging.

Wat onderscheid RPA van traditionele automatiseringsprocessen?

Anders dan de traditionele automatiseringsprocessen is RPA perfect geschikt voor bestaande systemen. Zoals beschreven integreerd en opereerd het met hen maakt het dure conversies, vernieuwe platforms of gelijksoortige investeringen overbodig. De bestaande bedrijfsprocessen kunnen onveranderd doorgaan en nog steeds sneller en kostenbesparend worden uitgevoerd. Zelfs als het bedrijf aanzienlijk groeit is er geen extra mankracht vereist omdat de bots de nieuwe workload absorberen. Het gebruik maken van holistische systemen standaardiseert de klantenervaring welke vertrouwen creeërt en het gemakkelijker maakt voor hen om gebruik te maken van de aanbiedingen in kwestie.

Voor wat is RPA geschikt?

RPA is het meest geschikt voor gestructureerde processen die gekaraktiriseerd zijn door duidelijke instructies en herhaalde specificities. De software leert om regels te zetten en voert werk naarmate daarvan uit. Na het leren van routinestappen, voert het ze zo vaak uit als gewenst; hoewel het niet mogelijk is om de processen flexibel aan te passen naar nieuwe situaties en het gedrag te veranderen. Onbekende processen moeten eerst worden geleerd voordat deze toegepast kunnen worden.

Op welke gebieden van RPA worden toegepast?

Deze vraag gaat hand in hand met de overwegingen van welke processes de robot geschikt voor is: omdat RPA regel gebasseerd is. Het kan behulpzaam zijn waar voorspellende en repetitieve acties moeten worden uitgevoerd die gedaan moeten worden op een virtuele gebruikersinterface. RPA kan bijvoorbeeld…

• formulieren invullen
• data invullen, kopieëren en aanpassen
• ‘als/dan’ commando’s uitvoeren
• toegang hebben tot webpagina’s
• calculaties uitvoeren
• data verwerking die is verkregen van het internet
• emails openen en bijlage’s verwerken
• toegang hebben tot social media
• en informatie verwerken van gestructureerde documenten en systemen, onze hoofd competentie bij GetMyInvoices.

Wat zijn de voordelen van RPA?

De robot neemt het werk deels over van een menselijke medewerker. In tegenstelling tot de medewerker kan de robot dag en nacht werken alsmede ook weekeinden en vakanties. Het neemt geen vakantie op, het valt niet uit wegens ziekte, en het maakt geen fouten door onzorgvuldigheid. Het maakt geen fouten in de calculatie en het vergeet niet om bepaalde stappen uit te voeren. Ook kuntmatige intelligentie werkt op diverse snelheden en brengt constant,  geoefende vriendelijkheid en professionaliteit uit in direct contact met de klanten. RPA neemt ook alle genomen stappen op en kiest automatisch de meest kosteffectieve weg zonder hierin tijd te verliezen. Als resultaat zijn de bekende bedrijfsprocessen niet alleen sneller en foutloos maar ook ronduit geperfectioneerd. Op hetzelfde moment zijn waardevolle medewerkers bevrijd van het zorgdragen voor routine processen en kunnen zij hun tijd vestigen op meer complexe problemen.

 

 

 

Hoe beïnvloedt RPA de kosten?

Het besparen van kosten is erg afhankelijk van de structuur van het bedrijf. Hoewel onderzoek toont dat 30% tot 200% terugkeer kan worden verwacht in het eerste investeringsjaar in de robot software. Voordat RPA gebruikt kan worden en kosten kan besparen, kunstmatige intelligentie moet de processen leren om deze uit te kunnen voeren. Dit wordt gedaan door een materiedeskundige ze te laten demonstreren aan de bot op de gebruikersinterface. Zodra de robot de processen heeft geleerd, kunnen zij worden vrijwillen worden opgeschaald – dit betekend dat zij zo snel en zovaak vrijgegeven kunnen worden als gewenst.

Hoe draagt RPA bij aan de alledaagse verbeteringen binnen het bedrijf?

Wanneer RPA op een juiste manier word gebruikt, faciliteerd het in verschillende processen en verminderd het ook de werkdruk van de mederwerkers in het bedrijf. RPA kan de volgende voordelen hebben:

• Eenvoudige en monotone opdrachten hoeven niet meer worden uitgevoerd door menselijke medewerkers. Hun motivatie verhoogd.
• Medewerkers hebben meer tijd en energie voor meer complex werk en kunnen zichzelf meer intens toewijden aan klanten.
• De tijd voor het beantwoorden van aanvragen word aanzienlijk verlaagd welke de klanttevredenheid verhoofd.
• Het constant opnemen van data en processen geeft het management een transparante weergave van de ontwikkelingen binnen het bedrijf.
• In het bijzonder in seizoensbedrijven is het niet nodig om nieuwe medewerkers te huren en te trainen op korte termijn omdat robots zich kunnen instellen op de nieuwe werkdruk, welke de zorgen verlicht van de medewerkers die er al werken.