Abläufe im Unternehmen perfektionieren mit RPA

Robotic Process Automation (RPA) lässt die Aufgaben, die ursprünglich von Menschen erledigt wurden, von Software-Robotern ausführen. Entstanden ist diese Idee aus der klassischen Prozessautomatisierung und wird beispielsweise für die Automatisierung von Tests für Software verwendet. Die auf künstlicher Intelligenz basierende Methode, ihre Funktionsweise und ihre Vorteile werden im folgenden Artikel vorgestellt.

Was bedeutet Robotic Process Automation?

Robotic Process Automation bezeichnet die von Robotern gesteuerte Automatisierung von Prozessen. Hiervon umfasst werden eine Vielzahl von Abläufen: Sowohl bei der Abfrage von Daten oder der Eingabe von Formularen, als auch bei der Bedienung von komplexen Systemen und Tools kann künstliche Intelligenz hilfreich sein. Diese wird als Software-Bot bezeichnet und führt ihre Aufgaben aus, indem sie menschliches Verhalten imitiert. Dies bietet den Vorteil, dass einmal geschaffene Systeme oder Prozesse nicht angepasst werden müssen – der Bot setzt dort an, wo eine menschliche Arbeitskraft agieren würde. Anders als physische Roboter schaltet sich die künstliche Intelligenz allerdings direkt auf der Benutzeroberfläche dazu und kann so zum Beispiel Anfragen an den Kundenservice beantworten oder wiederkehrende Aufgaben in der Buchhaltung erledigen. Und genau das haben wir auch mit GetMyInvoices geschaffen.

Die Entstehung von RPA

Roboter existieren in der Industrie seit mehreren Jahrzehnten und bilden hier eine wertvolle Arbeitsentlastung, die nicht mehr wegzudenken ist. Auch in anderen Geschäftsbereichen wird nach Lösungen gesucht, die Prozesse vereinfachen und beschleunigen können und so zur Effizienz des Unternehmens beitragen. Auf diese Weise werden nicht nur Kosten gespart, sondern auch das Wachstum wird gefördert und Arbeitnehmer werden entlastet. Zu den Nachteilen der bisher existenten Möglichkeiten zählen die damit verbundenen hohen Kosten sowie die Menge der beanspruchten Ressourcen.

Daher wurde aus den Beispielen der klassischen Prozessautomatisierung verschiedener Anbieter und der Industrieroboter die RPA entwickelt. Diese Bots sind in der Lage, eigenständig Anweisungen umzusetzen und so eine Reihe von Arbeitsgängen vollständig zu erledigen und ganze Programme zu bedienen. Seit dem Beginn der 2000er-Jahre wird etwa künstliche Intelligenz im Social-Media-Bereich eingesetzt, um automatisiert E-Mails zu versenden oder Anrufe bei Kundendiensten zu beantworten. Ihre Sternstunde hingegen verzeichnete die RPA in der Qualitätssicherung von Software.

Worin unterscheidet sich RPA von
der traditionellen Prozessautomatisierung?

RPA ist – im Gegensatz zur traditionellen Prozessautomatisierung – hervorragend mit bestehenden Systemen kompatibel. Wie beschrieben fügt sie sich hier ein und bedient diese, was teure Umbauten, erneuerte Plattformen oder ähnliche Investitionen überflüssig macht. Die bestehenden Geschäftsprozesse können unverändert weiterlaufen und werden dabei noch in verkürzter Zeit und kostensparend ausgeführt. Auch bei einer erheblichen Vergrößerung des Unternehmens werden hier keine weiteren Arbeitskräfte benötigt, da die Bots den neu entstandenen Arbeitsaufwand auffangen. Durch den Einsatz eines ganzheitlichen Systems wird zudem das Erlebnis der Kunden vereinheitlicht, was Vertrauen schafft und für sie die Nutzung der infrage stehenden Angebote erleichtert.

Wofür eignet sich Robotic Process Automation?

RPA eignet sich hauptsächlich für strukturierte Prozesse, die durch eindeutige Anweisungen und wiederkehrende Vorgaben ausgezeichnet sind. Die Software lernt dabei festgelegte Regeln und verrichtet ihre Arbeit nach ihnen. Routinierte Schritte führt sie nach dem Erlernen beliebig oft aus; allerdings ist sie nicht in der Lage, flexibel ihre Vorgänge an neue Situationen anzupassen und ihr Verhalten zu verändern. Unbekannte Abläufe müssen daher erst erlernt werden, bevor sie angewendet werden können.

In welchen Bereichen ist RPA anwendbar?

Diese Frage geht Hand in Hand mit der Überlegung, für welche Abläufe sich der Einsatz der Bots eignet: Da die künstliche Intelligenz regelbasiert arbeitet, kann sie überall dort unterstützen, wo vorhersehbare und wiederholte Aktionen auszuführen sind, die an einer virtuellen Benutzeroberfläche getätigt werden müssen. RPA kann zum Beispiel:

• Formulare ausfüllen
• Daten einfügen, kopieren und verschieben
• „Wenn/Dann“-Befehle ausführen
• auf Webseiten zugreifen
• Berechnungen durchführen
• Daten verarbeiten, die aus dem Internet bezogen wurden
• E-Mails öffnen und Anhänge verarbeiten
• auf Social Media zugreifen
• oder aus strukturierten Dokumenten und Systemen Informationen lesen und verarbeiten, unsere Kernkompetenz bei GetMyInvoices.

Welche Vorteile hat RPA?

Ein Bot übernimmt (zumindest zum Teil) die Arbeit eines menschlichen Mitarbeiters. Anders als Letzterer kann er Tag und Nacht arbeiten, sowie am Wochenende und an Feiertagen. Er nimmt keinen Urlaub, fällt nicht aus, weil er krank ist und ihm unterlaufen keine Flüchtigkeitsfehler. Er verrechnet sich nicht und er vergisst nicht, einen Teil der Schritte auszuführen. Außerdem arbeitet künstliche Intelligenz mit einer vielfachen Geschwindigkeit und bringt im direkten Kontakt mit Kunden eine stetig gleichbleibende, einstudierte Freundlichkeit und Professionalität auf. RPA zeichnet zudem sämtliche getätigte Schritte auf und wählt automatisch den kostengünstigsten Weg, ohne hierfür Zeit zu verlieren.

Die gängigen Abläufe eines Unternehmens werden dadurch nicht nur schneller und fehlerfrei ausgeführt, sondern regelrecht perfektioniert. Gleichzeitig werden wertvolle Mitarbeiter von der Ausführung routinierter Abläufe befreit und können sich mit der Bearbeitung komplexerer Sachverhalte beschäftigen.

Robotic Process Automation – Nachteile

Dennoch hat RPA auch Nachteile. Dazu zählt, dass Unternehmer zuerst von den Vorteilen überzeugt werden müssen. Dies erweist sich in der Praxis oft als schwierig, da Menschen gern nach bekannten Mustern agieren und ihnen Veränderungen schwerfallen.

Zudem gilt es, unter den zahlreichen am Markt verfügbaren Robotic-Process-Automation-Tools einen passenden Robotic-Process-Automation-Anbieter auszuwählen. Dies benötigt Fachwissen, über das nicht jeder verfügt. 

Ist ein System dann implementiert, muss dies nicht zwangsläufig zum Erfolg führen. Hindernisse sind eine unzureichende Konfiguration, schlechte Prozesse und mangelnde Akzeptanz der Mitarbeiter.

Alle Nachteile lassen sich jedoch mit der passenden Strategie überwinden, sodass die Vorteile zum Tragen kommen. Tipps zur erfolgreichen Integration von RPA erhalten Sie zum Beispiel in diesem Blogbeitrag. 

 

 

 

Wie wirkt sich RPA auf die Kosten aus?

Die Kostenersparnis variiert je nach Aufbau des Unternehmens stark. Untersuchungen zeigen allerdings, dass mit 30 Prozent bis 200 Prozent Rendite im ersten Jahr nach der Investition in die Software-Bots zu rechnen ist. Bevor RPA genutzt werden kann und sich Kosten einsparen lassen, muss die künstliche Intelligenz allerdings die auszuführenden Abläufe erlernen. Dies geschieht, indem ein Fachexperte sie dem Bot auf der Benutzeroberfläche zeigt. Hat der Bot die Abläufe erlernt, können sie nach Belieben skaliert werden – dies bedeutet, dass sie so schnell und so oft wie benötigt ausgeführt werden können.

Wie trägt RPA zu der Verbesserung
des Arbeitsalltags im Unternehmen bei?

RPA erleichtert, richtig angewendet, eine Reihe verschiedener Abläufe und entlastet so auch die Mitarbeiter des Unternehmens. Möglich sind zum Beispiel folgende Vorteile:

• Stupide und eintönige Aufgaben müssen nicht länger von menschlichen Mitarbeitern erledigt werden. Daher steigen ihre Arbeitsmoral und Motivation.
• Mitarbeiter haben mehr Zeit und Energie für komplexere Arbeiten und können sich Kunden intensiver widmen.
• Reaktionszeiten auf Anfragen werden erheblich verringert, was die Zufriedenheit von Kunden erhöht.
• Durch die ständige Aufzeichnung von Daten und Abläufen erhält das Management einen transparenten Überblick über die Entwicklung des Unternehmens.
• Im saisonalen Geschäft muss nicht kurzfristig eine hohe Zahl neuer Mitarbeiter eingestellt und eingearbeitet werden. Denn Bots können mit dem neuen Arbeitsvolumen leicht fertig werden, was ebenfalls die Mitarbeiter entlastet.