Langfristiger Aufschwung im Unternehmen – RPA erfolgreich integrieren

Richtig eingeführt kann Robotic Process Automation zahlreichen Unternehmen unter die Arme greifen und für entlastete Arbeitnehmer, ersparte Kosten und ein exponentielles Wachstum sorgen. Eine ganzheitliche Einführung der Software ist allerdings nicht selbsterklärend und sollte gleichzeitig gründlich ausgeführt werden, damit das Unternehmen maximal profitieren kann. Der folgende Artikel bietet eine Anleitung, wie die Integration schrittweise und reibungslos durchgeführt werden kann.

Robotic Process Automation (kurz RPA) eröffnet die Möglichkeit, eine Vielzahl von gängigen Prozessen in Unternehmen zu automatisieren und damit schneller und reibungsloser durchzuführen. Diese Methode haben wir auch bei GetMyInvoices entdeckt und zählen RPA zu unseren Kernkompetenzen. Menschliche Arbeitskraft wird eingespart, weshalb die Mitarbeiter entlastet werden und die Möglichkeit haben, sich komplexeren Aufgaben zu widmen und ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

1. Die Definition des Business Case

Zunächst erfolgt eine Untersuchung und Dokumentation aller Prozesse, die bereits im Unternehmen implementiert sind. Die Bestandsaufnahme der Abläufe und Tools sollte möglichst detailliert erfolgen, da sie die Grundlage der späteren Automatisierung bildet. Hierbei können automatisierte Prozesserkennungswerkzeuge helfen, die nicht nur verschiedene Abläufe aufgreifen, sondern auch etwaige Defizite erkennen können. Zudem halten sie auch verdeckt ablaufende Prozesse fest, die andernfalls unter Umständen entgehen würden.

Neben der Dokumentation von Prozessen spielt das Feedback von Prozessteilnehmern und Anwendern eine große Rolle. Dieses hilft, die gewohnten Prozesse zu optimieren und möglichst kundenfreundlich zu gestalten. Außerdem können auf diese Weise Abläufe aufgedeckt werden, die zwar an sich fehlerfrei laufen, aber überflüssig sind oder anders die Nutzung zufriedenstellender gestalten.

Der erste Schritt dient dazu, sich einen Überblick über wiederkehrende Abläufe zu verschaffen und zu eruieren, welche von ihnen in Zukunft automatisiert ausgeführt werden können.

2. Tests und der Feinschliff

Wer hier schon die dokumentierten Abläufe mit Hilfe von RPA automatisieren möchte, bringt sich um einen großen Teil des Potenzials seines Unternehmens. RPA kann nämlich nur dabei helfen, einmal gelernte Abläufe schneller und fehlerfrei abzuspulen – dies allerdings nur in der Form, in der sie eingespeist wurden. Das bedeutet, dass suboptimale Prozesse ausschließlich in dieser Form ausgeführt werden. Gerade an dieser Stelle bietet es sich also an, alle Prozesse auf ihre Effizienz, ihren Nutzen und etwaige Verbesserungsmöglichkeiten zu untersuchen. Daher sollten sie in verschiedenen Varianten als Testläufe außerhalb der regulären Betriebszeiten durchgeführt werden, um ihr Optimierungspotenzial aufzudecken.

Den Anfang können kleinere und unbedeutende Abläufe machen, damit die zuständigen Mitarbeiter sich an die Überprüfung herantasten können und schnelle Erfolgserlebnisse haben. Ideal sind hierfür Abläufe, die im eigentlichen Geschäft nicht von Relevanz sind, aber zum Beispiel die Zufriedenheit der Kunden steigern können. Danach folgen komplexe und kritischere Prozesse, deren Optimierung das Unternehmen aber bedeutend weiterbringen kann. Wurden die Abläufe zur Zufriedenheit bearbeitet, gilt es nun, sie unter realen Bedingungen zu testen. Erst dann, wenn sie auch hier erfolgreich laufen, sind sie bereit für die Automatisierung.

3. Das Implementieren der automatisierten Prozesse

Im nächsten Schritt werden die perfektionierten Prozesse in einen Workflow eingearbeitet, der sowohl das Prozessziel definiert, als auch die Bedingungen, die für die Durchführung erfüllt sein müssen. Der Workflow zeigt zudem den genauen Ablauf der Prozesse mit den jeweils zuständigen Mitarbeitern in einem Diagramm auf. Das Ziel dieses Schrittes ist das Erstellen eines ausführbaren Workflows, der in dieser Form von der RPA aufgegriffen und umgesetzt werden kann.

4. Die Integrierung der Mitarbeiter

Die Mitarbeiter des Unternehmens können langfristig von der Unterstützung durch die RPA profitieren. Sie werden entlastet und verfügen über mehr freie Kapazitäten, die sie wiederum sinnvoll nutzen können. Dies erhöht die Zufriedenheit der Arbeitnehmer und ihre Motivation, da sie nicht länger mit eintönigen und unterfordernden Prozessen beschäftigt werden. Eben diese Mitarbeiter bilden zudem eine wichtige Hilfe in der Integrierung der RPA. Sie sollten daher bereits frühzeitig über die geplanten Veränderungen informiert und befragt werden. Sie können wertvolle Hinweise liefern, welche Prozesse inwiefern Verbesserungspotenzial aufweisen oder gar überflüssig sind.

Auch die vorgeschaltete theoretische Analyse kann dies nur bedingt aufdecken; oft bedarf es der praktischen und wiederholten Durchführung, um weitere Fehler zu entdecken. Nach einem umfassenden Briefing sollten daher die zuständigen Mitarbeiter zur Sammlung von Hinweisen und Feedback animiert werden, das in gemeinsamen Meetings besprochen und gesammelt werden kann. Hier bietet sich außerdem eine “Feedback-Mailbox” an, in die jeder bei Gelegenheit Verbesserungsvorschläge einwerfen kann.

Gemeinsame Meetings dienen weiterhin dazu, etwaige Vorbehalte und Sorgen zu besprechen und auszuräumen, damit das gesamte Team hinter der geplanten Veränderung stehen und ihr positiv entgegenblicken kann. Ein umfassendes Verständnis der RPA dient schließlich dazu, die Umsetzung beschleunigen und den Nutzen erhöhen.

5. Die Beobachtung der Prozesse und die Messung der KPIs

Wurden die ausgearbeiteten Workflows von der RPA erlernt, ist der größte Teil geschafft. Hier endet die damit verbundene Arbeit aber nicht: Die Ausführung durch die Bots ist nun zu verfolgen und zu kontrollieren. Weiterhin muss evaluiert werden, ob sich daraus tatsächlich ein Mehrwert ergibt und wie wertvoll er für das Unternehmen ist. RPA ist nämlich nur in der Lage, die erlernten Prozesse “stupide” auszuführen, aber nicht, diese zu hinterfragen oder gar selbstständig zu optimieren. Auch bei möglichen Veränderungen in der Struktur des Unternehmens, die eine Anpassung der Abläufe notwendig machen, muss die Ausführung der RPA überarbeitet werden.

Automatisierte Prozesse können auch bei einer fehlerfreien Ausführung zu ungeplanten Nebeneffekten führen. Zudem ist in regelmäßigen Abständen zu hinterfragen, ob der erzielte Mehrwert nicht noch gesteigert werden kann, unabhängig davon, ob dieser Zeit, Arbeitskraft oder finanzielle Mittel einspart. Dieser letzte Schritt ist nie beendet, sondern kommt wiederholt zur Anwendung. Andernfalls laufen die automatisierten Prozesse Gefahr, in einer sich ständig weiterentwickelnden Welt veraltet zu werden und keine Erleichterung mehr zu bringen.

Eine optimale Einführung von RPA ist demnach ein langwieriger Prozess, der nicht schnell durchlaufen und dann abgehakt werden kann. Trotz der damit entstehenden Arbeit ist die Software in der Lage, den Erfolg eines Unternehmens langfristig zu verbessern und für eine allgemein erhöhte Zufriedenheit unter den Mitarbeitern zu sorgen.