Peut être introduit correctement Automatisation des processus robotisés aider de nombreuses entreprises et assurer un soulagement aux salariés, des économies de coûts et une croissance exponentielle. Cependant, une introduction globale du logiciel ne va pas de soi et doit en même temps être effectuée de manière approfondie afin que l’entreprise puisse en bénéficier au maximum. L’article suivant fournit des conseils sur la manière dont l’intégration peut être réalisée progressivement et en douceur.
Automatisation des processus robotisés (court APR) ouvre la possibilité d’automatiser de nombreux processus courants dans les entreprises et ainsi de les exécuter plus rapidement et plus facilement. Nous avons aussi cette méthode GetMyInvoices découvert et compte la RPA parmi nos compétences clés. Le travail humain est économisé, c’est pourquoi les salariés sont soulagés et ont la possibilité de se consacrer à des tâches plus complexes et d’exploiter tout leur potentiel.
1. La définition du business case
Tout d’abord, tous les processus déjà mis en œuvre dans l’entreprise sont examinés et documentés. L’inventaire des processus et des outils doit être aussi détaillé que possible, car il constitue la base d’une automatisation ultérieure. Les outils automatisés de reconnaissance des processus peuvent aider ici, non seulement en identifiant différents processus, mais également en identifiant les déficits. Ils enregistrent également des processus secrets qui pourraient autrement passer inaperçus.
Outre la documentation des processus, les commentaires des participants au processus et des utilisateurs jouent un rôle majeur. Cela permet d’optimiser les processus habituels et de les rendre aussi conviviaux que possible. En outre, il est possible de découvrir ainsi des processus qui, même s’ils fonctionnent correctement, sont superflus ou rendent une utilisation plus satisfaisante.
La première étape consiste à avoir une vue d’ensemble des processus récurrents et à déterminer lesquels d’entre eux pourront être exécutés automatiquement à l’avenir.
2. Tests et mise au point
Quiconque souhaite automatiser les processus documentés à l’aide de la RPA se prive d’une grande partie du potentiel de son entreprise. La RPA ne peut aider que les processus qui ont été appris à s’exécuter plus rapidement et sans erreurs, mais uniquement sous la forme sous laquelle ils ont été introduits. Cela signifie que les processus sous-optimaux ne sont exécutés que sous cette forme. À ce stade en particulier, il est logique d’examiner tous les processus du point de vue de leur efficacité, de leurs avantages et des possibilités d’amélioration possibles. Il convient donc de les réaliser dans différentes versions sous forme de tests en dehors des heures normales de fonctionnement afin de découvrir leur potentiel d’optimisation.
Vous pouvez commencer par des processus plus petits et insignifiants afin que les employés responsables puissent aborder l’examen et connaître rapidement le succès. Les processus qui ne sont pas pertinents pour l’entreprise réelle, mais qui peuvent, par exemple, augmenter la satisfaction des clients sont idéaux pour cela. Viennent ensuite des processus plus complexes et plus critiques, dont l’optimisation peut faire progresser considérablement l’entreprise. Une fois les procédés travaillés à votre satisfaction, il est désormais temps de les tester en conditions réelles. Ce n’est que lorsqu’ils fonctionnent avec succès qu’ils sont prêts pour l’automatisation.
3. Mise en œuvre des processus automatisés
À l’étape suivante, les processus perfectionnés sont intégrés dans un flux de travail qui définit à la fois l’objectif du processus et les conditions qui doivent être remplies pour sa mise en œuvre. Le flux de travail montre également la séquence exacte des processus avec les employés responsables dans un diagramme. Le but de cette étape est de créer un workflow exécutable qui peut être récupéré et implémenté par la RPA sous cette forme.
4. L’intégration des salariés
Les salariés de l’entreprise peuvent bénéficier de l’accompagnement apporté par RPA sur le long terme. Ils sont soulagés du fardeau et disposent de plus de capacité libre, qu’ils peuvent ensuite utiliser de manière judicieuse. Cela augmente la satisfaction et la motivation des employés, car ils ne sont plus occupés par des processus monotones et sans défi. Ces mêmes employés apportent également une aide importante dans l’intégration de la RPA. Vous devez donc être informé et consulté à un stade précoce sur les changements prévus. Ils peuvent fournir des informations précieuses sur les processus susceptibles d’être améliorés ou même inutiles.
Même l’analyse théorique précédente ne peut le révéler que dans une mesure limitée ; Il faut souvent une mise en œuvre pratique et répétée pour découvrir d’autres erreurs. Après un briefing complet, les employés responsables doivent être encouragés à collecter des informations et des commentaires, qui peuvent être discutés et collectés lors de réunions conjointes. Il existe également une « boîte aux lettres de commentaires » où chacun peut soumettre des suggestions d’amélioration lorsque l’occasion se présente.
Les réunions conjointes continuent d’être utilisées pour discuter et répondre aux éventuelles réserves et préoccupations afin que l’ensemble de l’équipe puisse soutenir le changement prévu et l’attendre avec impatience. En fin de compte, une compréhension globale de la RPA permet d’accélérer la mise en œuvre et d’augmenter les avantages.
5. Observer les processus et mesurer les KPI
Une fois les workflows développés appris par la RPA, la majeure partie du travail a été effectuée. Mais le travail ne s’arrête pas là : l’exécution des robots doit désormais être suivie et contrôlée. Il faut en outre évaluer si cela génère réellement une valeur ajoutée et quelle est sa valeur pour l’entreprise. La RPA est seulement capable d’exécuter « bêtement » les processus appris, mais pas de les remettre en question ni même de les optimiser de manière indépendante. L’exécution du RPA doit également être revue en cas d’éventuels changements dans la structure de l’entreprise qui rendent nécessaire une adaptation des processus.
Même lorsqu’ils sont exécutés correctement, les processus automatisés peuvent entraîner des effets secondaires imprévus. En outre, il est important de se demander régulièrement si la valeur ajoutée obtenue ne peut pas être augmentée, indépendamment du fait que cela permette d’économiser du temps, de la main d’œuvre ou des ressources financières. Cette dernière étape n’est jamais terminée mais est utilisée de manière répétée. Sinon, les processus automatisés risquent de devenir obsolètes et de ne plus apporter de solution dans un monde en constante évolution.
Une introduction optimale de la RPA est donc un long processus qui ne peut pas être réalisé rapidement puis coché. Malgré le travail impliqué, le logiciel est capable d’améliorer le succès à long terme d’une entreprise et d’assurer une satisfaction globalement accrue des employés.
