La automatización robótica de procesos (RPA) permite que los robots de software realicen tareas que originalmente realizaban humanos. Esta idea surgió de la automatización de procesos clásica y se utiliza, por ejemplo, para automatizar pruebas de software. El método basado en inteligencia artificial, cómo funciona y sus ventajas se presentan en el siguiente artículo.
¿Qué significa la Automatización Robótica de Procesos?
La automatización robótica de procesos se refiere a la automatización de procesos controlados por robots. Esto incluye una variedad de procesos: la inteligencia artificial puede ser útil tanto al consultar datos o ingresar formularios como al operar sistemas y herramientas complejos. Se denomina robot de software y realiza sus tareas imitando el comportamiento humano. Esto ofrece la ventaja de que una vez creados los sistemas o procesos, no es necesario adaptarlos: el robot comienza donde actuaría un trabajador humano. Sin embargo, a diferencia de los robots físicos, la inteligencia artificial se activa directamente en la interfaz de usuario y puede, por ejemplo, responder consultas de atención al cliente o realizar tareas contables recurrentes. Y eso es exactamente lo que creamos con GetMyInvoices.
El surgimiento de RPA
Los robots existen en la industria desde hace varias décadas y proporcionan un valioso alivio laboral que ahora es indispensable. Otras áreas de negocio también buscan soluciones que puedan simplificar y acelerar los procesos y contribuir así a la eficiencia de la empresa. De esta manera no sólo se ahorran costes, sino que también se promueve el crecimiento y se libera a los empleados. Las desventajas de las opciones existentes hasta ahora incluyen los elevados costes asociados y la cantidad de recursos necesarios.
Por lo tanto, RPA se desarrolló a partir de ejemplos de automatización de procesos clásicos de varios proveedores y robots industriales. Estos bots pueden implementar instrucciones de forma independiente y así completar una serie de procesos de trabajo y manejar programas completos. Desde principios de la década de 2000, la inteligencia artificial se utiliza en las redes sociales para enviar correos electrónicos de forma automática o responder llamadas al servicio de atención al cliente. Sin embargo, el mejor momento de RPA llegó en el control de calidad del software.
¿En qué se diferencia RPA de automatización de procesos tradicional?
A diferencia de la automatización de procesos tradicional, RPA es extremadamente compatible con los sistemas existentes. Como se describe, encaja y sirve para esto, haciendo innecesarias conversiones costosas, plataformas renovadas o inversiones similares. Los procesos de negocio existentes pueden continuar funcionando sin cambios y se llevan a cabo en menos tiempo y ahorrando costes. Incluso si la empresa se expande significativamente, no se necesitan trabajadores adicionales porque los bots absorben la nueva carga de trabajo. Al utilizar un sistema holístico, la experiencia del cliente también se unifica, lo que genera confianza y les facilita el uso de las ofertas en cuestión.
¿Para qué es adecuada la Automatización Robótica de Procesos?
RPA es principalmente adecuado para procesos estructurados que se caracterizan por instrucciones claras y especificaciones recurrentes. El software aprende reglas establecidas y realiza su trabajo de acuerdo con ellas. Una vez aprendidos los pasos rutinarios, los realiza tantas veces como quiere; Sin embargo, no es capaz de adaptar sus procesos con flexibilidad a nuevas situaciones y cambiar su comportamiento. Por lo tanto, primero es necesario aprender los procesos desconocidos antes de poder aplicarlos.
¿En qué áreas es aplicable la RPA?
Esta pregunta va de la mano con la consideración de para qué procesos son adecuados los bots: dado que la inteligencia artificial funciona según reglas, puede brindar apoyo allí donde sea necesario llevar a cabo acciones predecibles y repetidas en una interfaz de usuario virtual. Por ejemplo, RPA puede:
- Llenar formularios
- Insertar, copiar y mover datos
- Ejecutar comandos “Si/Entonces”
- acceder a sitios web
- Realizar cálculos
- Procesar datos obtenidos de Internet.
- Abrir correos electrónicos y procesar archivos adjuntos
- acceder a las redes sociales
- o leer y procesar información de documentos y sistemas estructurados, nuestra competencia principal en GetMyInvoices.
¿Cuáles son las ventajas de la RPA?
Un bot se hace cargo (al menos parte) del trabajo de un empleado humano. A diferencia de este último, puede trabajar día y noche, así como los fines de semana y festivos. No se toma vacaciones, no falta al trabajo porque está enfermo y no comete errores por descuido. No calcula mal y no se olvida de realizar algunos de los pasos. Además, la inteligencia artificial funciona a múltiples velocidades y muestra una amabilidad y profesionalidad consistentes y bien ensayadas en el contacto directo con los clientes. RPA también registra todos los pasos realizados y elige automáticamente la ruta más rentable sin perder tiempo.
De este modo, los procesos habituales de una empresa no sólo se ejecutan más rápido y sin errores, sino que también se perfeccionan literalmente. Al mismo tiempo, los empleados valiosos se liberan de llevar a cabo procesos rutinarios y pueden centrarse en abordar cuestiones más complejas.
Automatización robótica de procesos: desventajas
Sin embargo, la RPA también tiene desventajas. Esto significa que primero los empresarios deben estar convencidos de las ventajas. Esto a menudo resulta difícil en la práctica porque a la gente le gusta actuar de acuerdo con patrones conocidos y les resulta difícil cambiar.
También es importante seleccionar un proveedor de automatización de procesos robóticos adecuado entre las numerosas herramientas de automatización de procesos robóticos disponibles en el mercado. Esto requiere una experiencia que no todo el mundo tiene.
Una vez que se implementa un sistema, no necesariamente tiene que conducir al éxito. Los obstáculos incluyen una configuración inadecuada, procesos deficientes y falta de aceptación de los empleados.
Sin embargo, todas las desventajas se pueden superar con la estrategia adecuada para que las ventajas entren en juego. Puede encontrar consejos sobre cómo integrar RPA con éxito, por ejemplo esta publicación de blog .
¿Cómo afecta la RPA a los costos?
El ahorro de costes varía mucho dependiendo de la estructura de la empresa. Sin embargo, los estudios muestran que se puede esperar un rendimiento del 30 al 200 por ciento durante el primer año después de invertir en los robots de software. Antes de poder utilizar RPA y poder ahorrar costes, la inteligencia artificial debe aprender los procesos a llevar a cabo. Esto lo hace un experto en la materia y se los muestra al bot en la interfaz. Una vez que el robot ha aprendido los procesos, se pueden escalar como se desee; esto significa que se pueden ejecutar tan rápido y con tanta frecuencia como sea necesario.
¿Cómo contribuye RPA a la mejora del día a día laboral en la empresa?
Cuando se utiliza correctamente, RPA facilita una serie de procesos diferentes y, por tanto, alivia la carga de los empleados de la empresa. Son posibles, por ejemplo, las siguientes ventajas:
- Ya no es necesario que los empleados humanos realicen tareas aburridas y monótonas. Por tanto, su ética de trabajo y motivación aumentan.
- Los empleados tienen más tiempo y energía para trabajos más complejos y pueden dedicar una atención más intensiva a los clientes.
- Los tiempos de respuesta a las consultas se reducen significativamente, lo que aumenta la satisfacción del cliente.
- Al registrar constantemente datos y procesos, la dirección recibe una visión transparente del desarrollo de la empresa.
- En los negocios estacionales, no es necesario contratar y formar a un gran número de nuevos empleados con poca antelación. Porque los bots pueden hacer frente fácilmente al nuevo volumen de trabajo, lo que también alivia la carga de los empleados.
