Robotic Process Automation (RPA) laat softwarerobots taken uitvoeren die oorspronkelijk door mensen werden gedaan. Dit idee is ontstaan uit de klassieke procesautomatisering en wordt bijvoorbeeld gebruikt om tests voor software te automatiseren. De op kunstmatige intelligentie gebaseerde methode, hoe deze werkt en de voordelen ervan, worden in het volgende artikel gepresenteerd.
Wat betekent Robotic Process Automation?
Robotic Process Automation verwijst naar de automatisering van processen die worden bestuurd door robots. Dit omvat een verscheidenheid aan processen: Kunstmatige intelligentie kan nuttig zijn bij het opvragen van gegevens of het invoeren van formulieren, maar ook bij het bedienen van complexe systemen en hulpmiddelen. Dit wordt een softwarebot genoemd en voert zijn taken uit door menselijk gedrag te imiteren. Dit biedt het voordeel dat zodra systemen of processen zijn gemaakt, deze niet hoeven te worden aangepast: de bot begint waar een menselijke werker zou handelen. In tegenstelling tot fysieke robots wordt kunstmatige intelligentie echter direct op de gebruikersinterface geactiveerd en kan ze bijvoorbeeld vragen van de klantenservice beantwoorden of terugkerende boekhoudtaken uitvoeren. En dat is precies wat we met GetMyInvoices hebben gecreëerd.
De opkomst van RPA
Robots bestaan al tientallen jaren in de industrie en zorgen voor waardevolle werkverlichting die nu onmisbaar is. Ook andere bedrijfstakken zoeken naar oplossingen die processen kunnen vereenvoudigen en versnellen en zo kunnen bijdragen aan de efficiëntie van het bedrijf. Zo worden niet alleen kosten bespaard, maar wordt ook de groei bevorderd en worden medewerkers ontlast. De nadelen van de voorheen bestaande opties zijn onder meer de daarmee gepaard gaande hoge kosten en de hoeveelheid benodigde middelen.
RPA is dan ook ontwikkeld vanuit voorbeelden van klassieke procesautomatisering van diverse aanbieders en industriële robots. Deze bots zijn in staat zelfstandig instructies uit te voeren en zo een aantal werkprocessen te voltooien en hele programma’s te bedienen. Sinds het begin van de jaren 2000 wordt kunstmatige intelligentie in sociale media gebruikt om automatisch e-mails te verzenden of oproepen naar de klantenservice te beantwoorden. Het mooiste uur van RPA kwam echter op het gebied van softwarekwaliteitsborging.
Waarin verschilt RPA van traditionele procesautomatisering?
In tegenstelling tot traditionele procesautomatisering is RPA uitermate compatibel met bestaande systemen. Zoals beschreven past het hierin en dient het, waardoor dure conversies, vernieuwde platformen of soortgelijke investeringen overbodig worden. De bestaande bedrijfsprocessen kunnen onveranderd blijven draaien en worden in kortere tijd en kostenbesparend uitgevoerd. Zelfs als het bedrijf aanzienlijk uitbreidt, zijn er geen extra werknemers nodig omdat de bots de nieuwe werkdruk op zich nemen. Door een holistisch systeem te gebruiken, wordt ook de klantervaring verenigd, wat vertrouwen schept en het voor hen gemakkelijker maakt om de betreffende aanbiedingen te gebruiken.
Waar is Robotic Process Automation geschikt voor?
RPA is vooral geschikt voor gestructureerde processen die zich kenmerken door duidelijke instructies en terugkerende specificaties. De software leert vaste regels en doet zijn werk volgens deze regels. Zodra ze de routinestappen heeft geleerd, voert ze ze zo vaak uit als ze wil; Ze is echter niet in staat haar processen flexibel aan te passen aan nieuwe situaties en haar gedrag te veranderen. Onbekende processen moeten daarom eerst aangeleerd worden voordat ze toegepast kunnen worden.
Op welke gebieden is RPA toepasbaar?
Deze vraag gaat hand in hand met de vraag voor welke processen de bots geschikt zijn: omdat kunstmatige intelligentie op regelgebaseerde basis werkt, kan het ondersteuning bieden daar waar voorspelbare en herhaalde acties moeten worden uitgevoerd op een virtuele gebruikersinterface. RPA kan bijvoorbeeld:
- Formulieren invullen
- Gegevens invoegen, kopiëren en verplaatsen
- Voer de “Als/Dan”-opdrachten uit
- toegang krijgen tot websites
- Berekeningen uitvoeren
- Verwerk gegevens verkregen van internet
- E-mails openen en bijlagen verwerken
- toegang krijgen tot sociale media
- of het lezen en verwerken van informatie uit gestructureerde documenten en systemen, onze kerncompetentie bij GetMyInvoices.
Wat zijn de voordelen van RPA?
Een bot neemt (minstens een deel van) het werk van een menselijke medewerker over. In tegenstelling tot laatstgenoemde kan hij dag en nacht werken, maar ook in het weekend en op feestdagen. Hij neemt geen vakantie, hij mist zijn werk niet omdat hij ziek is en hij maakt geen onzorgvuldige fouten. Hij maakt geen rekenfouten en vergeet niet enkele stappen uit te voeren. Bovendien werkt kunstmatige intelligentie met meerdere snelheden en getuigt van consistente, goed ingestudeerde vriendelijkheid en professionaliteit in direct contact met klanten. RPA registreert bovendien alle genomen stappen en kiest automatisch de meest kosteneffectieve route zonder tijdverspilling.
Hierdoor worden de gangbare processen van een bedrijf niet alleen sneller en foutloos uitgevoerd, maar ook letterlijk geperfectioneerd. Tegelijkertijd worden waardevolle medewerkers verlost van het uitvoeren van routinematige processen en kunnen zij zich richten op het omgaan met complexere vraagstukken.
Robotachtige procesautomatisering – Nadelen
RPA heeft echter ook nadelen. Dit betekent dat ondernemers eerst overtuigd moeten worden van de voordelen. Dit blijkt in de praktijk vaak lastig omdat mensen graag volgens bekende patronen handelen en verandering lastig vinden.
Het is ook belangrijk om een geschikte aanbieder van robotprocesautomatisering te selecteren uit de vele tools voor robotprocesautomatisering die op de markt verkrijgbaar zijn. Hiervoor is expertise nodig die niet iedereen heeft.
Als een systeem eenmaal is geïmplementeerd, hoeft het niet noodzakelijkerwijs tot succes te leiden. Belemmeringen zijn onder meer een inadequate configuratie, slechte processen en een gebrek aan acceptatie door medewerkers.
Alle nadelen kunnen echter met de juiste strategie worden ondervangen, zodat de voordelen een rol gaan spelen. U vindt er tips over hoe u bijvoorbeeld RPA succesvol kunt integreren deze blogpost .
Welke invloed heeft RPA op de kosten?
De kostenbesparingen variëren sterk, afhankelijk van de structuur van het bedrijf. Uit onderzoek blijkt echter dat er in het eerste jaar na de investering in de softwarebots een rendement van 30 tot 200 procent kan worden verwacht. Voordat RPA gebruikt kan worden en kosten kunnen worden bespaard, moet de kunstmatige intelligentie de uit te voeren processen leren. Dit wordt gedaan door een materiedeskundige die ze aan de bot op de interface laat zien. Zodra de bot de processen heeft geleerd, kunnen ze naar wens worden geschaald – dit betekent dat ze zo snel en zo vaak kunnen worden uitgevoerd als nodig is.
Hoe draagt RPA bij aan de verbetering van het dagelijkse beroepsleven in het bedrijf?
Bij correct gebruik faciliteert RPA een aantal verschillende processen en verlicht zo de lasten voor de medewerkers van het bedrijf. De volgende voordelen zijn bijvoorbeeld mogelijk:
- Saaie en eentonige taken hoeven niet langer door menselijke medewerkers te worden uitgevoerd. Daardoor nemen hun werkethiek en motivatie toe.
- Medewerkers hebben meer tijd en energie voor complexere werkzaamheden en kunnen intensiever aandacht besteden aan de klant.
- De reactietijden op vragen worden aanzienlijk verkort, wat de klanttevredenheid verhoogt.
- Door voortdurend gegevens en processen vast te leggen, krijgt het management een transparant overzicht van de ontwikkeling van het bedrijf.
- In het seizoensbedrijf hoeft niet op korte termijn een groot aantal nieuwe werknemers te worden aangenomen en opgeleid. Omdat bots de nieuwe hoeveelheid werk gemakkelijk aankunnen, wat ook de lasten voor werknemers verlicht.
