Rechnungsprüfung einfach dank Automatisierung

In vielen Unternehmen ist die Kontrolle von Eingangsrechnungen ein aufwendiger Prozess. Das Einholen der Freigabe zur Zahlung dauert oft so lange, dass an Vorteile wie Skonti nicht mehr zu denken ist. Doch mithilfe digitaler Prozesse und Lösungen funktioniert dies besser. Der gesamte Ablauf kann so deutlich vereinfacht werden.

Was bei einer Rechnungsprüfung inspiziert wird

Bevor eine Rechnung gebucht und beglichen wird, müssen die Pflichtangaben auf dem jeweiligen Dokument nach dem Vier-Augen-Prinzip untersucht werden. Dies sind laut § 14 Umsatzsteuergesetz zehn Punkte.

Dabei ist zu überprüfen, dass die Angaben sowohl inhaltlich vollständig als auch plausibel sind. Grundsätzlich nimmt es sehr viel Zeit in Anspruch, sämtliche Rechnungen aus den verschiedenen Quellen zusammenzutragen, in der benötigten Software zu erfassen und ihre Richtigkeit zu kontrollieren, indem sie zum Beispiel mit Bestellungen abgeglichen werden. Die Folge sind Verzögerungen der Rechnungsfreigabe und des Bezahlens. Damit können Vertrauen von Geschäftspartnern verloren, eventuelle Mahnungen und weitere Gebühren einhergehen.

Software und digitale Workflows schaffen Abhilfe

Allerdings ist es für Unternehmen möglich, Rechnungen mit geringstem Aufwand und gleichzeitig hoher Sicherheit und Geschwindigkeit freizugeben. Voraussetzung dafür: digitales Rechnungsmanagement und ein hoher Automatisierungsgrad. Dabei unterstützt GetMyInvoices.
Digitale Eingangsquellen wie Online-Portale und E-Mail-Postfächer werden mit der Rechnungsmanagement-Software verknüpft und sorgen dadurch für einen komplett digitalen Rechnungseingang. Ob eine Rechnung als PDF-Datei, Word-Dokument oder in einem anderen Format zugestellt wird, spielt keine Rolle. Sämtliche Dokumente werden automatisch erkannt, umgewandelt und Lieferanten zugeordnet. Papierhafte Belege können mithilfe von Scan-Apps abfotografiert und übertragen werden. Liegen alle Rechnungen vollständig vor, ist der Grundstein für elektronische Rechnungsprüfung und digitale Rechnungsverarbeitung gelegt. Dazu gehört im Idealfall auch ein automatischer Freigabeprozess.
Um einen individuellen Rechnungsworkflow einzurichten, gilt es nur noch wenige Fragen zu beantworten.

Sind diese Fragen beantwortet, lassen sich der Prüf- und Rechnungsfreigabe-Prozess im Workflow-Management-System mit wenigen Mausklicks einrichten. Durch zahlreiche Individualisierungsmöglichkeiten sind so gut wie alle Abläufe abbildbar.

Minimaler Aufwand, gravierende Vorteile

Den zuständigen Buchhaltungskräften entgeht kein Beleg mehr. Bei Eingang eines neuen Dokuments können sie sich automatisch benachrichtigen lassen und die Prüfung vornehmen. Sollten sich Fragen ergeben, haben sie die Option, direkt aus GetMyInvoices heraus mit Kollegen zu kommunizieren. Dadurch können sie die Rechnungen schneller freigeben und begleichen. Dies wiederum versetzt Unternehmen in die Lage, von Skonti zu profitieren. Darüber hinaus verbessern sich Cashflow und Transparenz.

So funktioniert die digitale Rechnungsprüfung mit GetMyInvoices