Buchführung einfach erklärt: Doppelte Buchhaltung für Unternehmen

Was ist die doppelte Buchführung, ab wann muss sie erstellt werden und welche Vorteile bringt sie? Lesen Sie hier alle Grundlagen der doppelten Buchhaltung.

Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist die doppelte Buchführung?
2. Doppelte Buchführung: Ab wann?
3. So funktioniert die Doppik
4. Doppelte Buchführung Beispiel
5. Vorteile der doppelten Buchführung

 

Häufige Fragen und Antworten zur doppelten Buchführung:

 

Das System der doppelten Buchführung mag zunächst nach doppelter Arbeit klingen. Tatsächlich ist sie auch umfangreicher als die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Trotzdem hat die doppelte Buchhaltung einen entscheidenden Vorteil: Sie vermittelt ein vollständigeres Bild darüber, wie sich das Geld in Ihrem Unternehmen bewegt. Dank ihr behalten Sie nicht nur die Kontrolle über Ihre Finanzen, sondern können auch bessere finanzielle Entscheidungen treffen.

Was ist die doppelte Buchführung?

Bei der doppelten Buchführung, auch doppelte Buchhaltung oder „Doppik” genannt, bilden Sie alle Geschäftsvorfälle in Ihrem Unternehmen systematisch ab. Sie ist deshalb doppelt, weil Einnahmen und Ausgaben zweimal erfasst werden. Das Erfassen erfolgt dabei auf Konten der Buchhaltung – den sogenannten T-Konten. Auf einem Konto halten Sie die Ausgabe fest und auf einem Gegenkonto die Einnahme.

Die doppelte Buchhaltung bildet die Grundlage für Ihre Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), Ihre Bilanz und Ihren Jahresabschluss. Zudem gibt die Doppik Auskunft über die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens innerhalb einer Periode. Dafür gibt es zwei Ermittlungsarten: Der Bestandsvergleich innerhalb der Bilanz und die Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen in der GuV.

Für wen gilt die doppelte Buchführung?

Ob Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, hängt von Ihrem Jahresumsatz, Ihrem Jahresgewinn und der gewählten Rechtsform ab. Folgende Kriterien verpflichten Sie zur doppelten Buchführung:

• Sie führen die Rechtsform GmbH, GmbH & Co. KG, OHG, KG oder AG.
• Sie sind im Handelsregister eingetragen.
• Ihr Jahresumsatz beträgt über 600.000 EUR beziehungsweise Ihr Jahresgewinn liegt über 60.000 EUR.
• Sie betreiben einen landwirtschaftlichen Betrieb und der Wert Ihrer Nutzfläche liegt über 25.000 Euro.

Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmer ohne Handelsregistereintragung sind demnach von der doppelten Buchführung befreit. Zur Gewinnermittlung reicht eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) aus.

So buchen Sie Geschäftsvorfälle bei der doppelten Buchführung

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Geld ausgeben oder einnehmen, müssen Sie diese Geschäftsvorfälle auf Konten verbuchen. Dabei müssen die Gutschriften auf einem Konto die Belastungen auf einem anderen ausgleichen – nur so bleibt das System im Gleichgewicht. Diese Methode beruht auf der Buchungslogik „Soll an Haben”. Mit diesem Prinzip werden alle Geschäftsvorfälle auf den jeweiligen T-Konten erfasst. Die T-Konten sind so dargestellt, dass sich links die Sollseite und rechts die Habenseite befindet.

Die Konten sind in verschiedene Ebenen unterteilt und fließen jeweils in die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) oder in die Bilanz:

Erste Ebene	Zweite Ebene	Dritte Ebene
Bestandskonten	Aktiv- und Passivkonto	Bilanz
Erfolgskonten	Aufwands- und Ertragskonto	GuV

Bestandskonten werden zum Bilanzstichtag über die Bilanz abgeschlossen, Erfolgskonten wiederum über die GuV. Und da das GuV-Konto nur ein Unterkonto des Eigenkapitalkontos ist, findet der Abschluss der GuV auf der Passivseite der Bilanz statt.

Die Grundregeln der doppelten Buchführung

Je nachdem, welche Art von Zugang und Abgang Sie auf welchem Konto verbuchen, gibt es einige Grundregeln der doppelten Buchführung:

• Soll-Buchungen stehen immer auf der linken Seite, Haben-Buchungen immer auf der rechten Seite.
• Für aktive Bestandskonten gilt: Zugänge werden im Soll und Abgänge im Haben gebucht.
• Für passive Bestandskonten gilt: Zugänge werden im Haben und Abgänge im Soll gebucht.
• Für die Aufwandskonten der GuV gilt: Zugänge, also Aufwendungen jeder Art, stehen auf der Soll-Seite und Minderungen auf der Haben-Seite.
• Für die Ertragskonten der GuV gilt: Zugänge, also Erträge jeder Art, stehen auf der Haben-Seite und Minderungen auf der Soll-Seite.

Doppelte Buchführung: Ein Beispiel

Am Jahresanfang befinden sich in Ihrer Eröffnungsbilanz auf dem Aktivkonto „Bank” 2.000 Euro. Um neue Ware zu kaufen, nehmen Sie zusätzlich einen Kredit in Höhe von 8.000 Euro auf.

Der Kredit geht auf das Bestandskonto „Bank” (Aktivkonto), auf dem sich jetzt insgesamt 10.000 Euro befinden. Zudem belasten Sie mit der Kreditaufnahme Ihr Verbindlichkeitskonto (Passivkonto) um 8.000 Euro. Auf der Passivseite sind auf dem Konto „Eigenkapital“ (Passivseite) bereits die 2.000 Euro des Bankkontos gebucht – Soll und Haben befinden sich im Gleichgewicht.

Bilanz
Soll	Haben
Bank 10.000 Euro	Verbindlichkeiten 8.000 Euro
	Eigenkapital 2.000 Euro
Summe 10.000 Euro	Summe 10.000 Euro

Im Laufe des Geschäftsjahres verkaufen Sie alle Waren mit Gewinn. Ihr Erlös beträgt 15.000 Euro. Auch diesen Geschäftsvorfall verbuchen Sie nach dem Prinzip Soll an Haben, nur diesmal in der GuV.

Sie verbuchen dafür zunächst die 10.000 Euro auf dem Aufwandskonto „Wareneinkauf“ (Soll) und auf dem Ertragskonto „Warenverkauf“ 15.000 Euro (Haben). Am Jahresende schließen Sie die Aufwands- und Ertragskonten über die GuV ab und gleichen die Differenz über einen Saldo aus. Steht der Saldo wie in diesem Beispiel auf der Soll-Seite, dann sind die Aufwendungen geringer als die Erträge und Sie haben einen Gewinn erwirtschaftet. Umgekehrt hat Ihr Unternehmen im Geschäftsjahr Verluste gemacht.

GuV
Soll	Haben
Warenaufwand 10.000 Euro	Warenertrag 15.000 Euro
Saldo 5.000 Euro
Summe 15.000 Euro	Summe 15.000 Euro

Anschließend verbuchen Sie den Saldo für Ihre Abschlussbilanz in das Eigenkapitalkonto – natürlich nach dem Prinzip Soll an Haben. Gleichzeitig sind die 5.000 Euro auf Ihrem Bankkonto sichtbar, daher verbuchen Sie den Gewinn auf der Aktivseite Ihrer Bilanz auch auf das Bestandskonto „Bank“. Ihre Abschlussbilanz ist ausgeglichen.

Bilanz
Soll	Haben
Bank 15.000 Euro	Verbindlichkeiten 8.000 Euro
	Eigenkapital 7.000
Summe 10.000 Euro	Summe 15.000 Euro

Vorteile der doppelten Buchführung

Auch wenn Sie nicht zur Doppik verpflichtet sind, bietet sie viele Vorteile für Ihr Unternehmen:

• Sie decken Unstimmigkeiten schnell auf, da jeder Geschäftsvorfall zweimal gebucht wird.
• Komplexe Geschäftsvorfälle werden im Detail abgebildet.
• Sie unterscheiden zwischen Ausgaben und Einnahmen bzw. Aufwand und Ertrag und bilden so das gesamte Vermögen des Unternehmens ab.
• Sie ist übersichtlicher und ermöglicht genauere Analysen als die einfache Buchführung.
• Sie liefert alle wichtigen Informationen für potenzielle Kreditgeber.