Buchhaltung für Freiberufler – so geht’s

Freiberufler genießen im Steuerrecht einige Privilegien. Das betrifft auch die Form der Buchhaltung. Wie Sie als Freiberufler ihre Buchhaltung selbst erledigen, verrät diese Anleitung.

Wer in Deutschland einen freien Beruf ausübt, muss am Jahresende keine umfangreiche Bilanz abgeben. Es genügt das Ausfüllen der Anlage EÜR bei der Einkommenssteuererklärung. Die darin genannten Zahlen sind das Ergebnis einer „einfachen“ Buchhaltung. Und weil die im Einzelfall nicht immer einfach ist, erklären wir, worauf es ankommt.

Inhaltsverzeichnis:

1. Einfachen Buchführung
2. Einnahmen und Ausgaben buchen
3. Keine Buchung ohne Beleg
4. Aufbewahrungspflichten und GoBD

 

Einfache Buchführung im Überblick

Freiberufler dürfen immer die sogenannte „einfache Buchführung“ nutzen. Dabei spielen der Jahresumsatz und der Gewinn keine Rolle. „Einfach“ heißt diese Form, weil es darin genügt, alle Einnahmen zu erfassen und ihnen die Ausgaben gegenüberzustellen. Dies wird manchmal auch als „T-Konto“ bezeichnet, wie Spaltenaufteilung an den Buchstaben erinnert.

Die Buchführung für Freiberufler ist auch deshalb einfacher, weil sie nicht dazu verpflichtet sind, ein Kassenbuch (für Bargeschäfte) zu führen und auch Bankkonten nicht in die Buchführung mit einbezogen sind.

Achtung: Nicht alle Freelancer sind automatisch Freiberufler!

Die genannten Vorteile gelten tatsächlich nur für die rein freiberufliche Tätigkeit. Wer als Freiberufler etwa nebenbei noch einen Webshop betreibt, oder andere Tätigkeiten ausübt, sollte sich unbedingt mit einem Steuerberatungsbüro beraten. Denn dann gelten möglicherweise andere Regeln. Als Freelancer sind Sie nicht automatisch Freiberufler. Das deutsche Steuerrecht kennt den Begriff des Freelancers gar nicht. Als Freelancer arbeiten Sie zwar frei (im reinsten Wortsinn bedeutet das auch lediglich „freier Mitarbeiter“), aber fallen nicht unbedingt die in Kategorie der freien Berufe. Die sind im Steuerrecht definiert. Sehr eindeutig ist der Fall bei Journalisten, Ärzten oder Architekten. Es gibt aber auch Grenzfälle. Im Zweifel kann ein Steuerberater bei der Kategorisierung helfen. Freelancer ist also eher ein Sammelbegriff für Selbstständige.

Einnahmen und Ausgaben in Excel buchen

Die Buchhaltung auf Basis der einfachen Buchführung ist tatsächlich nicht schwierig. Die Buchhaltung kann sogar mit Excel erledigt werden. Es darf aber auch ein professionelles Buchhaltungsprogramm sein. In Excel würde das Buchen etwa so ablaufen: Damit es für das Finanzamt übersichtlicher wird, legen Sie für jeden Monat ein Tabellenblatt an. Es enthält dann die Spalten:

• Belegnummer: Die wird auf jeden Beleg geschrieben oder gestempelt, um die chronologische Ablage zu erleichtern.
• Rechnungsnummer: Hier kommen die Rechnungsnummern eingehender Belege und die Nummer ihrer ausgehenden Rechnungen hinein.
• Datum der Buchung
• Einnahmen: Beträge in Euro, die Sie vereinnahmt haben.
• Ausgaben: Geldbeträge, die Sie bezahlt haben.
• Bemerkung: Darin wird der Inhalt der Rechnung beschrieben. Also etwa um welchen Kunden es sich handelte oder, was Sie gekauft haben.

Am unteren Ende des Tabellenblatts bilden Sie dann die Differenz aus der Summe der Spalte mit den Einnahmen und der Spalte der Ausgaben.

Wichtig: Bei dieser Form der Buchhaltung tauchen Buchungen erst dann auf, wenn die Transaktion erfolgt ist. Haben Sie im Januar eine Rechnung an einen Kunden geschrieben, der sie aber erst im März beglichen hat, buchen Sie diese Rechnung dann auch mit dem Datum des Geldeingangs. Ist die Rechnung erfasst, heften Sie diese in einem separaten Ordner ab. Und zwar am besten chronologisch, also nach Datum aus der Excel-Datei. Vorher notieren Sie noch die Belegnummer auf dem Papier. Besser noch wäre es allerdings, wenn Sie alle Dokumente grundsätzlich in digitaler Form speichern.

Und was ist mit Umsatzsteuer und Anschaffungen?

Bei dem gerade erwähnten Beispiel wurde für die bessere Übersicht das Thema Umsatzsteuer noch nicht erwähnt. Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, müssen Sie regelmäßig die Voranmeldungen an das Finanzamt schicken und die Vorauszahlungen leisten. Falls Sie bei Excel bleiben, wäre das dadurch lösbar, dass Sie die Einnahmen und Ausgaben unterteilen und die Brutto- und Nettobeträge verarbeiten. Sie müssen auf dem Blatt dann noch Platz für den Saldo aus einbehaltener und gezahlter Mehrwertsteuer reservieren. Zur Ausübung ihres Berufs kaufen Freiberufler und Freelancer regelmäßig Dinge ein. Deren Beträge und Belege werden dann als Ausgabe erfasst. Es gibt aber Grenzen. Denn nur sogenannte „Geringwertige Wirtschaftsgüter“ (GWG) sind auch unmittelbar eine Ausgabe. Für die Einstufung als GWG passt der Gesetzgeber regelmäßig die Grenzbeträge an. In Kurzform hat das zur Konsequenz, dass Sie die Anschaffungskosten für einen Gegenstand nur anteilig pro Jahr als Ausgabe buchen dürfen. Den Zeitraum definiert das Finanzamt für verschiedene Güter sehr unterschiedlich. Dieser Vorgang wird Abschreibung genannt. Damit Sie (und das Finanzamt) die Übersicht behalten, braucht es ein Inventarverzeichnis. Darin wird dann jährlich der abgeschriebene (also gebuchte) Betrag vom Anschaffungswert abgezogen.

Sie benötigen immer einen Beleg!

In der Buchhaltung gilt das Gesetz „Keine Buchung ohne Beleg“. In der Liste der Buchungen sollte immer auf den passenden Beleg als Nachweis verwiesen werden. Bucht etwa eine Gesellschaft regelmäßig Beträge für eine Versicherung vom Bankkonto ab, kann der Kontoauszug als Beleg dienen. Quittungen und Belege können auch einmal verloren gehen. Als Ausnahme (!) erlaubt das Finanzamt auch „Eigenbelege“, die genauso heißen. Darauf tragen Sie den Betrag, das Datum, den Verwendungszweck und den Grund dafür ein, warum es kein Original (mehr) gibt. Vorsicht ist übrigens bei Kassenzetteln angesagt. Bondrucker arbeiten oft mit einem Spezialpapier, dessen Thermodruck sich im Laufe der Zeit zersetzt. Nach ein oder zwei Jahren ist die Schrift dann bereits so verblasst, dass sie nicht mehr lesbar ist. Am besten machen Sie von solchen Belegen zunächst eine Kopie und heften das Original daran. So kann das Finanzamt auch noch nach Jahren die Belege prüfen.

Aufbewahrungspflichten und GoBD

Während die einzelne Buchung einfach zu durchschauen ist, wird die Buchhaltung für Freelancer und Freiberufler durch die gesetzlichen Vorschriften etwas aufwendiger. Als Faustregel gilt: Alle Belege rund um die freiberufliche Tätigkeit müssen Sie zehn Jahre lang aufbewahren. Bis zu diesem Zeitraum können Finanzbeamte im Rahmen einer Betriebsprüfung zurückgehen. Sie müssen sich also einen Ort überlegen, wo Sie die Dokumente sicher und trocken lagern. Und sich auch um die digitale Ablage kümmern. Und dann gibt es noch die GoBD: die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie müssen sich nicht, aber sollten sich daranhalten, weil diese die Zusammenarbeit mit dem Finanzamt im Rahmen einer Prüfung erleichtert.

Im Kern basiert die GoBD auf drei Säulen:

1. Zeitnahes Erfassen von Unterlagen
2. Zeitnahes und unveränderliches Verbuchen der Belege
3. Archivierung der Unterlagen, und zwar unveränderlich

Zudem fordert die GoBD, dass in einer Verfahrensdokumentation beschrieben wird, wie die Buchhaltungsprozesse ablaufen. Diese Regeln gelten für alle Unternehmen, nicht nur für Freelancer und Freiberufler. Als Konsequenz bedeutet das aber, dass jeder Beleg für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderlich sicher archiviert werden muss. Und zwar in dem Format, wie er auch eingetroffen ist. Geht eine Rechnung als E-Mail ein, genügt der Ausdruck allein nicht. Auch die Mail muss aufbewahrt werden. Und auch noch in zehn Jahren lesbar sein. Die gute Nachricht: Die GoBD ist keine Rechtsnorm, also kein Gesetz. Sie werden also nicht unmittelbar bestraft, falls Sie dagegen verstoßen. Dennoch sollten Sie sich nach Möglichkeit daran halten, weil die GoBD beschreibt, wann eine Buchhaltung nachvollziehbar und korrekt ist. Und nur dann folgt das Finanzamt den vorgelegten Zahlen. Kann die Behörde die Buchhaltung nicht nachvollziehen, kann sie die gesamte Buchhaltung ablehnen und würde dann stattdessen den Gewinn schätzen. Und das ist in der Regel meist nachteilig für den Freiberufler oder Freelancer. Die langfristige und sichere Aufbewahrung von Buchungen müssen Sie aber ohnehin lösen. Und da kann eine Software schon sehr helfen.

Buchhaltungssoftware und GetMyInvoices erleichtern die Arbeit von Freiberuflern

Das Finanzamt schreibt keine konkrete Lösung vor, mit der Sie als Freiberufler Ihre Buchhaltung erledigen. Es ist also auch nicht verboten, dies mit einer Tabellenkalkulation zu erledigen. Die Zusammenstellung der Umsatzsteuer oder die Abschreibungen sind etwa Themen, die nicht ganz so einfach umzusetzen sind. Eine Buchhaltungssoftware erleichtert vieles.

• • Auswertungen stehen auf Knopfdruck zur Verfügung und müssen nicht erst gebaut werden.
  • Die Umsatzsteuervoranmeldung kann mit einem Mausklick an das Finanzamt gesendet werden, inklusive Belegerstellung.
  • Alle Buchungen und Belege lassen sich für das Finanzamt oder Steuerberatungsbüro im gewünschten Format exportieren.
  • Abschreibungen werden erfasst und (automatisch) neu gebucht.

Zudem kümmern sich die Anwendungen auch darum, dass keine Angaben vergessen werden und die Belege ordnungsgemäß abgelegt sind. Die Ausgabe (jährliche Lizenz oder monatliche Gebühr) kann sich also lohnen. Zumal die Gebühr natürlich eine Betriebsausgabe ist.

Sparen Sie viel Zeit mit GetMyInvoices

Wer regelmäßig Rechnungen per E-Mail erhält oder monatlich immer die gleichen Portale besuchen muss, um seine Belege abzurufen, kann mit GetMyInvoices viel Zeit sparen. Denn diese Aufgabe erledigt unser System automatisch und zuverlässig. Auf Wunsch landen die Rechnungen auch in Ihrer Buchhaltungssoftware. Am besten gleich einmal ausprobieren!