Verfahrensdokumentation nach GoBD: Wer braucht das wann und warum?

Freitag, 6. November 2020 | 0 Kommentare

Die Buchhaltung ist mittlerweile in den meisten Betrieben digitalisiert. In diesem Zusammenhang bilden die GoBD eine wichtige Rolle. Diese verlangen, dass die Buchhaltung immer und grundsätzlich nachvollziehbar ist. Dies lässt sich über eine Verfahrensdokumentation nach GoBD sicherstellen, die alle organisatorischen und technischen Abläufe beschreibt. Denn auch bei elektronischen Belegen muss jeder einzelne Vorgang jederzeit

  • nachprüfbar,
  • vollständig,
  • richtig,
  • rechtzeitig,
  • geordnet und
  • unverändert sein.

Genau dies lässt sich mit einer Verfahrensdokumentation nach GoBD  beschreiben.

 

Inhaltsverzeichnis

  1. Jeder Unternehmer ist zur Verfahrensdokumentation verpflichtet
  2. Verfahrensdokumentation wird von Betriebsprüfern sofort angefordert
  3. Was muss eine Verfahrensdokumentation beinhalten?
  4. Verfahrensdokumentation – Checkliste: So sollte die Dokumentation aussehen
  5. Nur digital „geht“ auch
  6. Verfahrensdokumentation – Muster als Unterstützung
  7. Das ganze Paket ist für kleine Unternehmen zu viel
  8. Ausnahmen bestätigen die Regel: Pflicht oder nicht?
  9. So viel Aufwand nur für den Betriebsprüfer?
  10. Zeitaufwand hängt von der Unternehmensgröße ab
  11. Tipps zum Vorgehen beim Erstellen der Dokumentation

Jeder Unternehmer ist zur Verfahrensdokumentation verpflichtet

Zurück zum Inhaltsverzeichnis ⇑

… diesbezüglich gibt es erstmal keine Ausnahme. Für Großkonzerne ist die Verfahrensdokumentation Pflicht, genauso wie für Mittelständler und Einzelunternehmer. Sogar Freiberufler und Freiberuflerinnen ohne Beschäftigte müssen eine Verfahrensdokumentation erstellen. Für Privatpersonen gilt dies natürlich nicht.

Wer keine Verfahrensdokumentation besitzt, ist aber vielleicht trotzdem auf der sicheren Seite: Solange die Buchführung nachvollziehbar ist und inhaltlich stimmt. Zumindest werden Betriebsprüfer in der Regel eine schlüssige Buchführung nicht verwerfen. Kleinbetriebe und Solo-Selbstständige, die alles noch auf Papier erledigen, kommen unter Umständen ohne die Dokumentation davon. Denn es ist lediglich vorgeschrieben , dass der Umgang mit Dokumenten und Belegen nachvollziehbar, übersichtlich und korrekt ist. Wer als Freiberufler seine Belege und Rechnungen selbst bearbeitet und in Ordnern chronologisch archiviert, braucht keine Dokumentation.

Verfahrensdokumentation wird von Betriebsprüfern sofort angefordert

Zurück zum Inhaltsverzeichnis ⇑

Für Betriebsprüfer ist es nicht einfach, sich in den Unterlagen zurechtzufinden. Vor allem bei mittleren und größeren Unternehmen kann dies länger dauern. Deshalb ist die Verfahrensdokumentation so wichtig: Sie erlaubt es dem Betriebsprüfer, sich sofort zurechtzufinden. Das funktioniert wie ein Handbuch oder eine Gebrauchsanweisung für die Buchhaltung eines Betriebs – und natürlich nicht nur für Betriebsprüfer, sondern auch intern. Sollte es einmal Unklarheiten bezüglich eines Beleges oder verschiedener Dokumente geben, die zuständige Person nicht verfügbar sein oder gar ein Personalwechsel stattgefunden haben, garantiert eine konsistent und übersichtlich geführte Dokumentation nach den GoBD, dass fehlende Dokumente umgehend gefunden sich und neue Mitarbeiter sich schnell zurechtfinden.

Darüber hinaus argumentieren Steuerberater, dass kleine Fehler verziehen werden. Sehen Betriebsprüfer, dass in einem Unternehmen alles gut durchdacht und auch noch dokumentiert ist, können sie die internen Kontrollen nachvollziehen. Gibt es wirklich einmal kleine Fehler, werden diese als natürliche kleine Ausreißer gesehen. Ein kleiner Fehler ist also kein Grund, die gesamte Buchführung zu verwerfen. Fehlt allerdings die Dokumentation und ist in den Papieren nur Chaos, wird das schwerfallen.

Was muss eine Verfahrensdokumentation beinhalten? 

Zurück zum Inhaltsverzeichnis ⇑

Zuerst einmal sollte die Verfahrensdokumentation eine allgemeine Beschreibung enthalten. Betriebsprüfer benötigen einen Überblick über das Unternehmen. Folgende Checkliste verrät, was wichtig ist:

  • Zweck des Unternehmens
  • Was genau wird geleistet oder produziert?
  • Aufgabenverteilung innerhalb der Organisation
  • Struktur der Abläufe im Unternehmen 
  • Art der Gewinnermittlung 
  • Wie werden Rechnungseingänge erfasst?
  • Gibt es Bargeldgeschäfte?

Die Anwenderdokumentation

Erst im nächsten Schritt ist die Anwenderdokumentation wichtig. Hier werden alle Prozesse dargestellt, die für die Rechnungslegung relevant sind. In diesem Teil der Dokumentation sollte auf kritische Bearbeitungsschritte hingewiesen und Kontrollen müssen geschildert werden. Wie das aussehen kann, verraten die Kernprozesse: Stammdaten der Lieferanten müssen erfasst werden, die Richtigkeit der Daten wird immer wieder überprüft, und die Daten nehmen ihren Weg in und zwischen DV-Systemen. Bei der Verfahrensdokumentation geht es darum, diese Wege zu verdeutlichen.

Die Systemdokumentation

Im dritten Schritt wird eine technische Systemdokumentation aufgestellt: Die IT wird inklusive Hardware und Software beschrieben. Konfigurationen und Berechtigungen werden dokumentiert. Außerdem werden die IT-Verantwortlichen und die jeweiligen User beschrieben.

Die Betriebsdokumentation

Danach geht es um die Betriebsdokumentation. In dieser wird dargestellt, welche Verfahren sicherstellen, dass die EDV stabil und sicher funktioniert. Auch Zugriffsrechte und Anweisungen zur Sicherheit des Betriebs gehören in diesen Teil der Verfahrensdokumentation. Ganz wichtig ist zu beschreiben, welche Maßnahmen ergriffen werden, wenn nichts mehr funktioniert. 

Das ist die grobe Struktur der Verfahrensdokumentation nach GoBD. Wie genau sieht das nun in der Praxis aus? Welche Feinarbeit muss geleistet werden? Auch dafür gibt es eine Checkliste, die über Fragen durch die Dokumentation führt.

Verfahrensdokumentation – Checkliste: So sollte die Dokumentation aussehen ✔️

Zurück zum Inhaltsverzeichnis ⇑

Im Grunde genommen beschreibt die Dokumentation lediglich den Weg, den ein Beleg nimmt – vom Eingang über die Ablage bis zu seiner Vernichtung. Die Erstellung einer GoBD-konformen Dokumentation ist dann unter Umständen ganz einfach. Folgende Fragen und Antworten helfen dabei:

Wo werden die Belege und Dokumente, die eingehen, erfasst?

Papierbelege müssen von digitalen Belegen unterschieden werden. Hilfsmittel zur Erfassung der Belege sollte man ebenfalls dokumentieren. Solche Hilfsmittel sind beispielsweise Scanner, Smartphones, Eingangsordner oder ein Ablagekasten.

Wie werden die Belege und Dokumente weiterverarbeitet?

Vielleicht werden die digitalen Belege ausgedruckt, indiziert und in einem Ordner abgelegt. Möglicherweise existiert ein digitaler Ordner, und die Dokumente werden auf einem bestimmten Speichermedium gesammelt. Das genaue Vorgehen ist erst einmal nicht der Punkt – solange es dokumentiert wird.

Wie werden die Belege aufbewahrt?

Papierbelege landen im schlimmsten Fall in einem großen Karton. Im besten Fall werden sie in einem chronologisch geführten und nach verschiedenen Kriterien sortierten Ordner aufbewahrt. Digitale Belege können beispielsweise über lokale Dokumenten-Management-Systeme gesammelt, in einer Cloud gespeichert oder in einem manuell angelegten Ordnern aufbewahrt werden. Das Verfahren selbst ist zweitrangig, solange es nachvollziehbar, transparent und konsistent ist. Wichtig: Es muss dokumentiert werden. Diesbezüglich können sich Anwender von GetMyInvoices entspannt zurücklehnen. Denn in unserer Softwarelösung sind sämtliche elektronisch empfangenen Rechnungen – sei es per E-Mail, aus Portalen oder Drittlösungen – zentral und sicher abgelegt. Sie lassen sich darüber hinaus nach Lieferanten oder Rechnungsdatum oder anderen Kriterien gruppiert anzeigen und sind zudem volltextdurchsuchbar. 

Wie sieht die Organisation von digitalen Belegen in Koexistenz mit Papierbelegen aus?

Eigentlich ist das mit der vorherigen Frage schon beantwortet – wenn nicht, sollte das auf jeden Fall noch passieren. Denn tatsächlich werden manche Dokumente sowohl digital als auch analog ausgestellt. Es muss klar werden, welche Belege nur auf die eine Art und welche auf beiden Wegen zustande kommen und aufbewahrt werden.

Ist der Ablageort vor dem Zugriff durch Unbefugte und vor Verlust geschützt? Wenn ja, wie genau?

Zugegeben: Das ist keine Frage, sondern eine Vorschrift. Selbstverständlich dürfen Unbefugte keinen Zugriff auf Dokumente und Belege haben. Dokumente dürfen auch nicht abhandenkommen. Wie die Sicherung der Datenexplizit aussieht, muss dokumentiert werden. Zudem ist der Ort, an dem die Papierbelege aufbewahrt werden, zu dokumentieren. Idealerweise gibt es einen Archivraum oder einen abgeschlossenen Schrank.

Wer stellt sicher, dass die Belege nicht vernichtet werden, bevor die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind?

Die meisten Dokumente müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. In einigen Fällen gelten sogar Fristen von 15, 20 oder mehr Jahren, beispielsweise beim Steuerberater. Diese Fristen müssen unbedingt eingehalten werden. Wer dafür in welchem Rahmen Sorge trägt, muss ebenfalls nach den GoBD in der Verfahrensdokumentation festgehalten werden.

Wie genau wird die Buchhaltung erledigt?

Digital, das ist in den meisten Fällen klar. Aber welche Hardware und welche Software kommen zum Einsatz? Welche Version genau? Auch das soll nach den GoBD festgehalten werden.

Wer ist wofür zuständig – und wer hat Zugriff worauf?

Andersherum gefragt: Welcher Mitarbeiter hat welche Rechte? Wer hat worauf Zugriff oder keinen Zugriff? Name und Funktion der jeweils zuständigen und/oder berechtigten Personen im Unternehmen müssen genau dokumentiert werden. Dazu ist festzuhalten, welche Aufgaben und welche Zugriffsberechtigungen diese Personen haben . Ein detailliertes Protokoll ist Vorschrift.

Gibt es interne Kontrollen, die das Einhalten dieser Vorschriften sicherstellen? Wenn ja, welche?

Keine Frage, die internen Kontrollen sind vorgeschrieben und auch diese müssen dokumentiert werden. Hier sollte das Protokoll so detailliert wie möglich und natürlich lückenlos sein.

Lückenlose Dokumentation bedeutet, dass alle Änderungen am System oder am Verfahren, jedes einzelne Update, jede neu hinzukommende Systemkomponente festgehalten werden müssen. Die Verfahrensdokumentation ist also nicht statisch, sondern sie muss versioniert werden. Das Protokollieren der Änderungen gehört ebenfalls dazu.

Nur digital „geht“ auch 

Zurück zum Inhaltsverzeichnis ⇑

Früher musste alles auf Papier dokumentiert werden. Heute besteht die Möglichkeit, die Buchhaltung digital zu erlegen. Aber wie funktioniert das, wenn weiterhin Papierbelege und -dokumente involviert sind? Ganz einfach: Diese werden gescannt. Beim sogenannten ersetzenden Scannen erfasst man die Papierbelege elektronisch und vernichtet sie anschließend. Klingt einfach und logisch, aber es gibt einen Haken: Die Belege dürfen nach dem Scannen nicht einfach im Müll landen. Ohne Verfahrensdokumentation funktioniert es auch hier nicht. Diese Punkte müssen dokumentiert werden:

  • Wer hat Zugriff auf die Dokumente und darf scannen?
  • Wann wird gescannt – bei Erhalt des Dokuments, bei der Bearbeitung oder erst bei der Ablage? Das Datum gehört auch dazu!
  • Wie wird kontrolliert, ob der Scan lesbar und vollständig ist? Wer darf das, wer hat keinen Zugriff?
  • Fehler passieren, auch beim ersetzenden Scannen. Wer dokumentiert die Fehler, und wie geschieht das?

Verfahrensdokumentation – Muster als Unterstützung 

Zurück zum Inhaltsverzeichnis ⇑

In den GoBD ist aber nicht festgelegt, wie umfangreich die Dokumentation sein muss. Entsprechende Muster und Vorlagen gibt es für größere Unternehmen. Diese Muster helfen dabei, alle Punkte zu erfüllen und nichts zu vergessen. Wie eine Checkliste führen sie durch die Dokumentation. Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. hat beispielsweise in Zusammenarbeit mit dem Deutschen Steuerberaterverband ein Muster für die Verfahrensdokumentation erstellt. Dieses Muster enthält alle Eventualitäten und ist also entsprechend umfangreich. Auch für das ersetzende Scannen gibt es ein Muster, welches die Bundessteuerberaterkammer zusammen mit dem Deutschen Steuerberaterverband entwickelt hat. An diesen Vorlagen orientieren sich nicht nur Unternehmen, die ihre Dokumentation GoBD-konform selbst erstellen, sondern tatsächlich auch Steuerberater.

Es ist also durchaus möglich, sich Hilfe zu holen. So können beispielsweise Steuerberater und andere Experten für Buchhaltung die Dokumentation für Unternehmen jeder Größe übernehmen. 

Das ganze Paket ist für kleine Unternehmen zu viel 

Zurück zum Inhaltsverzeichnis ⇑

Der oben aufgestellte Fragenkatalog ist vor allem für kleine Unternehmen und Solo-Selbstständige zu umfangreich. Die Hälfte der Fragen trifft nicht zu, weil es keine Mitarbeiter gibt, die gesamte Buchhaltung weitaus weniger komplex ist als dargestellt oder das Geschäftsvolumen fehlt. Punkte, die nicht zutreffen, können ohnehin nicht bearbeitet werden. Wo genau dürfen kleine Unternehmen und Solo-Selbstständige auf die Dokumentation verzichten? Immerhin erstellt niemand nur um der Vorschriften Willen eine Verfahrensdokumentation, sondern im Falle einer Betriebsprüfung hat das Vorgehen durchaus seine Berechtigung.

Niemand zaubert eine Verfahrensdokumentation einfach so aus dem Ärmel. Die Erstellung ist ein komplexer Vorgang. Selbstständige sollten sich zumindest beim Erstellen der Verfahrensdokumentation nach den GoBD vom Steuerberater helfen lassen. Es reicht, ein Muster zu erarbeiten, das auf den jeweiligen Betrieb oder das Unternehmen zutrifft. Entlang dieses Musters können Selbstständige die Verfahrensdokumentation künftig selbst verfassen. Dann sind sie bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite.

Ausnahmen bestätigen die Regel: Pflicht oder nicht? 

Zurück zum Inhaltsverzeichnis ⇑

Die Frage „Ist eine Verfahrensdokumentation Pflicht?“ lässt sich einfach beantworten. Die Pflicht zur Erstellung einer schriftlichen Dokumentation besteht. Aber die GoBD sagen auch: Wenn die Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Buchhaltung ohne Verfahrensdokumentation gewährleistet ist, dann besteht kein formeller Mangel. Das heißt, dass die Buchführung also infolge der fehlenden Dokumentation allein noch nicht verworfen wird.

Wichtig ist, dass in einem Betrieb ohne Verfahrensdokumentation jemand alle nötigen Informationen im Kopf hat. Ein weiterer wichtiger Punkt: Die bloßen Informationen genügen nicht. Diese Person muss auch in der Lage sein, die Sachverhalte so zu erklären, dass der jeweilige Prüfer alles nachvollziehen und nachprüfen kann.

So viel Aufwand nur für den Betriebsprüfer? 

Zurück zum Inhaltsverzeichnis ⇑

Nein, denn nicht nur im Falle einer Betriebsprüfung ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD wichtig. Es ist immer vorteilhaft, wenn die Zuständigkeiten und Arbeitsschritte klar definiert sind. So weiß jeder, was er oder sie tun darf oder muss. Was übersichtlich schriftlich festgehalten ist, kann jederzeit nachgelesen werden. Für kleine Betriebe und Solo-Selbstständige bleibt der Aufwand  tatsächlich überschaubar. Die wichtigsten Punkte der Verfahrensdokumentation lassen sich in einer übersichtlichen Checkliste zusammenfassen. Genau dokumentiert werden müssen alle Aufgaben und Prozesse, die mit

  • Eingangsrechnungen,
  • Ausgangsrechnungen,
  • Bargeldgeschäften,
  • Belegen,
  • Verträgen und Inventur

zu tun haben. Konzentrieren sich Betriebe auf diese Bereiche, wird es mit der Verfahrensdokumentation nach GoBD einfach. Statt Mehraufwand bedeutet die Dokumentation also eine Entlastung.

Zeitaufwand hängt von der Unternehmensgröße ab 

Zurück zum Inhaltsverzeichnis ⇑

… und von einigen weiteren Faktoren. Kleine Betriebe kommen mit weniger Aufwand aus. Auch die Art der eingesetzten Datenverarbeitungssysteme hat Einfluss auf den Aufwand. Daneben spielt die Organisationsstruktur eine Rolle. Steuerberater schätzen den Aufwand in kleineren (insbesondere handwerklichen) Betrieben auf etwa einen Mann-Tag netto je Mitarbeiter und Mitarbeiterin. Das bedeutet also konkret: Eine Solo-Selbstständige schafft die gesamte Verfahrensdokumentation in einem Arbeitstag. Der Handwerksmeister mit zwei Angestellten wird etwa drei Arbeitstage benötigen. Allerdings trifft diese Grobrechnung nur zu, wenn alle relevanten Daten verfügbar sind und nicht erst erhoben werden müssen.

Tipps zum Vorgehen beim Erstellen der Dokumentation

Zurück zum Inhaltsverzeichnis ⇑

Es zahlt sich nicht aus, wenn Unternehmer akribisch jeden Punkt abarbeiten. Ein erstes Muster der Dokumentation darf gerne risikoorientiert erstellt werden. Die Dokumentation ist vor allem für die Bereiche wichtig, die sich ein Betriebsprüfer garantiert anschaut.

Darauf schaut ein Betriebsprüfer in der Regel zuerst:  

  • Ausgangsrechnungen: Mit welcher Software werden die Rechnungen von wem geschrieben? Wer erhebt wie genau die nötigen Informationen ? Hier geht es um die Kalkulation von Stunden- und Materialaufwand und darum, welchen Weg die Rechnung in die Buchhaltung nimmt.
  • Eingangsrechnungen: Kommen Rechnungen elektronisch oder per Post an oder beides? Wer kümmert sich darum, überprüft sie und wie gelangen sie in die Buchführung?
  • Zahlungsverkehr der Banken: Welches Banking-Verfahren wird genutzt und wer hat Zugriff darauf? Gibt es ein Berechtigungskonzept und wenn ja, wie sieht es aus?
  • Belege: Wer erfasst sie (Steuerberater oder Betrieb), und wie werden sie bearbeitet und archiviert?
  • Vertragsmanagement: Wer darf neue Verträge abschließen, worauf muss geachtet werden?
  • Inventuren: Wann macht wer wie eine Inventur?

Wird viel mit Bargeld gearbeitet, dann gehört die Beschreibung der damit verbundenen Prozesse ebenfalls auf die Liste der Prioritäten. Einnahmen und Ausgaben müssen ebenfalls erfasst werden. Dabei ist das „Wie“ genauso wichtig, wie das „Wer“ und die Kontrolle.

Die Dokumentation kann auch mit Stichworten und Grafiken ausgearbeitet sein. Kein Betriebsprüfer verlangt tolle Texte. Die Dokumentation muss aber übersichtlich und schnell verständlich sein. Sogar Screenshots für die Anwenderdokumentation sind in Ordnung. Bei Unterlagen zur Software und zur Hardware reichen Verweise auf die Unterlagen der jeweiligen Hersteller. Handbücher und Beschreibungen mit technischen Daten sind eine gute Informationsquelle bzw. die Nutzerhandbücher der Software-Hersteller ebenfalls. Wichtig ist, dass diese Unterlagen griffbereit sind.

Wer jetzt noch alles selbst kontrolliert, ist eigentlich schon fast fertig. Allerdings reicht die einmalige Selbstkontrolle nicht. Ein IKS, also ein internes Kontrollsystem, ist in den GoBD ausdrücklich vorgeschrieben.

Jetzt GetMyInvoices
kostenlos 14 Tage testen

Überzeugen Sie sich von den Vorteilen der automatisierten Rechnungsverwaltung:
Mehr Übersicht. Weniger Buchhaltungsaufwand.
Mehr Zeit für Ihre unternehmerischen Ideen.

Kostenlos testen

Kommentar schreiben