Verfahrensdokumentation nach GoBD: Wer braucht das wann und warum?

Freitag, 6. November 2020 | 0 Kommentare
Verfahrensdokumentation nach GoBD

Buchhaltung läuft heute überwiegend digital ab, zumindest bei den meisten Betrieben. Wichtig zu wissen: die GoBD, also die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff, verlangt, dass die Buchhaltung immer und grundsätzlich nachvollziehbar ist. Heißt konkret: Auch bei elektronischen Belegen muss jeder einzelne Vorgang jederzeit:

 

  • nachprüfbar,
  • vollständig,
  • richtig,
  • rechtzeitig,
  • geordnet und
  • unveränderter sein.

Wie stellt man das sicher? Genau: über eine Verfahrensdokumentation. Die Verfahrensdokumentation ist dann GoBD-konform, wenn sie alle organisatorischen und technischen Abläufe beschreibt. Aber fangen wir vorne an: Wer braucht das überhaupt?

Inhaltsverzeichnis

  1. Jeder Unternehmer ist zur Verfahrensdokumentation verpflichtet
  2. Verfahrensdokumentation wird von Betriebsprüfern sofort angefordert
  3. Was gehört in die Dokumentation hinein?
  4. Checkliste: So sollte die Dokumentation aussehen!
  5. Nur digital geht auch
  6. Niemand wird mit der Verfahrensdokumentation allein gelassen!
  7. Das ganze Paket ist für kleine Unternehmen zu viel
  8. Ausnahmen bestätigen die Regel: Pflicht oder nicht?
  9. Soviel Aufwand nur für den Betriebsprüfer?
  10. Zeitaufwand hängt von der Unternehmensgröße ab
  11. Tipps zum Vorgehen beim Erstellen der Dokumentation

 

Unternehmer ist zur Verfahrensdokumentation verpflichtet

 

Jeder Unternehmer ist zur Verfahrensdokumentation verpflichtet 🧑‍💼

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… und da gibt es erstmal keine Ausnahme. Großkonzerne müssen die Dokumentation genauso erstellen wie Mittelständler und Einzelunternehmer. Sogar Freiberufler und Freiberuflerinnen ohne Mitarbeiter und ohne Mitarbeiterinnen sind dazu verpflichtet. Privatpersonen erstellen natürlich keine Verfahrensdokumentation. Allerdings sollten auch Privatpersonen alle für die Steuererklärung relevanten Belege übersichtlich sortiert und an einem sofort auffindbaren Ort aufbewahren. Es gilt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.

Wer keine Verfahrensdokumentation besitzt, ist aber vielleicht trotzdem auf der sicheren Seite: Solange die Buchführung nachvollziehbar ist und inhaltlich stimmt, ist alles in Ordnung. Zumindest werden Betriebsprüfer in der Regel eine schlüssige Buchführung nicht verwerfen. Und das mag die große Ausnahme sein: Die wenigen Kleinbetriebe und Solo-Selbständigen, die alles noch auf Papier erledigen, kommen unter Umständen tatsächlich ohne die Dokumentation davon. Denn vorgeschrieben ist, dass der Umgang mit Dokumenten und Belegen nachvollziehbar, übersichtlich und korrekt ist. Wer nur mit Papierbelegen konfrontiert ist, diese als Freiberufler ohne Arbeitskräfte selbst bearbeitet und archiviert, hat zwei Ordner mit chronologisch geordneten Belegen. Die Dokumentation erübrigt sich.

 

Verfahrensdokumentation wird von Betriebsprüfern sofort angefordert 🔍

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Jeder Betrieb ist anders organisiert. Für Betriebsprüfer ist es nicht einfach, sich in den Unterlagen zurechtzufinden. Gerade bei mittleren und größeren Unternehmen kann es Tage oder Wochen dauern, bis man sich eingearbeitet hat. Deshalb ist die Verfahrensdokumentation so wichtig: Sie erlaubt es dem Betriebsprüfer, sich sofort zurechtzufinden. Das funktioniert wie ein Handbuch oder eine Gebrauchsanweisung für die Buchhaltung eines Betriebs – und natürlich nicht nur für Betriebsprüfer, sondern auch intern. Sollte es einmal Unklarheiten bezüglich eines Beleges oder verschiedener Dokumente geben, die zuständige Person gerade nicht verfügbar sein oder gar ein Personalwechsel stattgefunden haben, garantiert eine konsistent und übersichtlich geführte Dokumentation nach GoBD, dass fehlende Dokumente schnell gefunden sich und sich neue Mitarbeiter schnell zurechtfinden.

Ein weiteres Argument führen Steuerberater gerne an, wenn es um Sinn oder Unsinn einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation geht: Kleine Fehler können verziehen werden. Sehen Betriebsprüfer, dass in einem Unternehmen alles gut durchdacht und dazu auch noch dokumentiert ist, können sie die internen Kontrollen nachvollziehen. Gibt es wirklich einmal kleine Fehler (und die kommen hin und wieder vor), werden diese Fehler als das gesehen, was sie sind: Natürliche kleine Ausreißer, die Menschen nun einmal unterlaufen. Ein kleiner Fehler ist dann kein Grund, die gesamte Buchführung zu verwerfen, sondern kann nachvollzogen werden. Fehlt allerdings die Dokumentation, ist in den Papieren nur Chaos, wird das schwerfallen.

 

Was gehört in die Dokumentation hinein? 📃

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Zuerst einmal sollte die Verfahrensdokumentation eine allgemeine Beschreibung enthalten. Betriebsprüfer benötigen einen Überblick über das Unternehmen. Die Checkliste verrät, was wichtig ist:

  • Was ist der Zweck des Unternehmens?
  • Was genau wird geleistet oder produziert?
  • Wer hat in der Organisation des Betriebs welche Aufgabe?
  • Wie genau sind die Abläufe im Unternehmen strukturiert?
  • Wie wird der Gewinn des Betriebs ermittelt?
  • Wie werden Rechnungseingänge erfasst?
  • Gibt es Bargeldgeschäfte?

Mit dieser Übersicht verstehen auch Externe schnell, worum es in einem Unternehmen geht und wie genau das Unternehmen arbeitet. Erst im nächsten Schritt ist die Anwenderdokumentation wichtig. Hier werden alle Prozesse dargestellt, die für die Rechnungslegung relevant sind. In diesem Teil der Dokumentation sollte auf kritische Bearbeitungsschritte hingewiesen werden, und Kontrollen müssen geschildert werden. Wie genau das aussehen kann, verraten die Kernprozesse: Lieferantenstammdaten müssen erfasst werden, die Richtigkeit der Daten wird immer wieder überprüft, und die Daten nehmen ihren Weg in und zwischen DV-Systemen. Bei der Dokumentation geht es darum, diese Wege zu verdeutlichen.

Im dritten Schritt wird eine technische Systemdokumentation aufgestellt: Die IT wird inklusive Hardware und Software beschrieben. Konfigurationen und Berechtigungen werden festgehalten, außerdem werden die IT-Verantwortlichen und die jeweiligen Nutzer und Nutzerinnen dokumentiert.

Danach geht es um die Betriebsdokumentation: Wie wird sichergestellt, dass die EDV stabil und sicher funktioniert? Zugriffsrechte und Anweisungen zur Betriebssicherheit gehören in diesen Teil der Verfahrensdokumentation. Und, das ist ganz wichtig: Was passiert, wenn nichts mehr geht? IT-Systeme fallen auch mal aus, und in diesem Fall muss die ordnungsgemäße Buchführung immer noch gesichert sein! Das kann zum Beispiel durch handschriftliche Aufzeichnungen passieren, üblich sind auch nachträgliche digitale Erfassungen.

Das ist die grobe Struktur der Verfahrensdokumentation nach GoBD. Wie genau sieht das nun in der Praxis aus? Welche Feinarbeit muss geleistet werden? Auch dafür gibt es eine Checkliste, die über Fragen durch die Dokumentation führt.

 

Checkliste Verfahrensdokumentation

Checkliste: So sollte die Dokumentation aussehen! ✔️

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Im Grunde genommen beschreibt die Dokumentation lediglich den Weg, den ein Beleg nimmt. Und zwar vom Eingang über die Ablage bis zu seiner Entsorgung. Die Erstellung einer GoBD-konformen Dokumentation ist dann unter Umständen ganz einfach. Ein paar Fragen und deren Antworten helfen dabei:

Wo werden die Belege und Dokumente, die eingehen, erfasst?

Papierbelege müssen von digitalen Belegen unterschieden werden. Hilfsmittel zur Erfassung der Belege sollte man ebenfalls dokumentieren. Solche Hilfsmittel sind beispielsweise Scanner, Smartphones, Eingangsordner oder der respektive Ablagekasten.

Wie werden die Belege und Dokumente weiterverarbeitet?

Vielleicht werden die digitalen Belege ausgedruckt, indiziert und in einen Ordner abgelegt. Möglicherweise existiert ein digitaler Ordner, und die Dokumente werden auf einem bestimmten Speichermedium gesammelt. Das genaue Vorgehen ist erst einmal egal – solange es dokumentiert wird.

Wie werden die Belege aufbewahrt?

Papierbelege landen im schlimmsten Fall in einem großen Karton, im besten Fall in einem chronologisch geführten und nach verschiedenen Kriterien sortierten Ordner. Digitale Belege können über lokale Dokumentenmanagementsyteme gesammelt werden, können in der Cloud gespeichert oder in einem manuell angelegten Ordnersystem aufbewahrt werden. Das Verfahren selbst ist zweitrangig, solange es nachvollziehbar, transparent und konsistent ist. Wichtig: Es muss dokumentiert werden. Diesbezüglich können sich Anwender von GetMyInvoices entspannt zurücklehnen, denn in unserer Softwarelösung sind sämtliche elektronisch empfangenen Rechnungen – sei es per E-Mail, aus Portalen oder von Drittlösungen – zentral und sicher abgelegt. Sie lassen sich darüber hinaus nach Lieferanten oder Rechnungsdatum oder anderen Kriterien gruppiert anzeigen und sind zudem volltextdurchsuchbar.Das Ordnungssystem muss beschrieben sein, und in der Verfahrensdokumentation muss auch vermerkt werden, an welchem Ort was genau aufbewahrt wird. Und das leitet zur nächsten Frage über:

Wie sieht die Organisation von digitalen Belegen in Koexistenz mit Papierbelegen aus?

Eigentlich ist das mit der vorherigen Frage schon beantwortet – wenn nicht, sollte das auf jeden Fall noch passieren. Denn tatsächlich werden manche Dokumente sowohl digital als auch analog ausgestellt. Es muss klar werden, welche Belege nur auf die eine Art und Weise, welche auf beiden Wegen zustande kommen und aufbewahrt werden.

Ist der Ablageort vor dem Zugriff durch Unbefugte und vor Verlust geschützt? Wenn ja: Wie genau?

Zugegeben: Das ist keine Frage, sondern eine Vorschrift. Selbstverständlich dürfen Unbefugte keinen Zugriff auf Dokumente und Belege haben, und die Dokumente dürfen auch nicht einfach so abhandenkommen. Wie genau die Datensicherung aussieht, wann was von wem wie oft und auf welchem Medium gesichert wird, muss dokumentiert werden. Und auch der Aufbewahrungsort der Papierbelege muss dokumentiert sein. Idealerweise gibt es einen Archivraum oder einen abgeschlossenen Schrank.

Wer stellt sicher, dass die Belege nicht vernichtet werden, bevor die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind?

Die meisten Dokumente müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, in einigen Fällen gelten Fristen von 15, 20 oder mehr Jahren, beispielsweise beim Steuerberater. Diese Fristen müssen unbedingt eingehalten werden – wer dafür Sorge trägt und in welchem Rahmen, das geschieht, muss nach GoBD in der Verfahrensdokumentation festgehalten werden.

Wie genau wird die Buchhaltung erledigt?

Digital, das ist in den meisten Fällen klar. Aber welche Hardware und welche Software kommt zum Einsatz? Welche Version genau? Auch das soll nach GoBD festgehalten werden.

Wer ist für was genau zuständig – und wer hat Zugriff worauf?

Andersherum gefragt: Welcher Mitarbeiter hat welche Rechte? Wer hat auf was genau Zugriff oder keinen Zugriff, darf etwas machen oder nicht machen? Name und Funktion der jeweils zuständigen und/oder berechtigten Personen im Unternehmen müssen genau dokumentiert werden. Dazu ist festzuhalten, welche Aufgabe genau diese Personen haben und welche Zugriffsberechtigungen. Ein genaues Protokoll ist Vorschrift.

Gibt es interne Kontrollen, die das Einhalten dieser Vorschriften sicherstellen? Wenn ja – welche?

Keine Frage: Die internen Kontrollen sind vorgeschrieben, und auch diese müssen dokumentiert werden. Hier sollte das Protokoll so genau wie möglich und natürlich lückenlos sein.

Lückenlose Dokumentation bedeutet, dass alle Änderungen am System oder am Verfahren, jedes einzelne Update, jede neu hinzukommende Systemkomponente genau festgehalten werden müssen. Die Verfahrensdokumentation ist also nicht statisch, sondern sie muss versioniert werden. Eine Änderungshistorie gehört dazu.

 

Nur digital geht auch 💻

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Früher musste alles auf Papier dokumentiert werden, heute besteht die Möglichkeit, die Buchhaltung auch digital zu erlegen. Aber wie funktioniert das, wenn Papierbelege und -dokumente involviert sind? Ganz einfach: Die werden gescannt. Beim sogenannten ersetzenden Scannen erfasst man die Papierbelege elektronisch und vernichtet sie anschließend. Klingt einfach und logisch, aber es gibt einen Haken: Die Belege dürfen nach dem Scannen nicht einfach im Papiermüll oder Restmüll landen. Ohne Verfahrensdokumentation funktioniert es auch hier nicht, diese Punkte müssen dokumentiert werden:

  • Wer hat Zugriff auf die Dokumente und darf scannen?
  • Wann genau wird gescannt – bei Erhalt des Dokuments, bei der Bearbeitung oder erst bei der Ablage? Das Datum gehört auch dazu!
  • Wie wird kontrolliert, ob der Scan lesbar und vollständig ist? Wer darf das, wer hat keinen Zugriff?
  • Fehler passieren, auch beim ersetzenden Scannen. Wer dokumentiert die Fehler, und wie genau passiert das?

 

Verfahrensdokumentation gemeinsam erstellen

Niemand wird mit der Verfahrensdokumentation allein gelassen! 🙏

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In der GoBD ist nicht festgelegt, wie umfangreich die Dokumentation sein muss. Muster und Vorlagen gibt es für größere Unternehmen. Diese Muster helfen dabei, alle Punkte zu erfüllen und nichts zu vergessen – wie eine Checkliste führen sie durch die Dokumentation. Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. hat beispielsweise in Zusammenarbeit mit dem Deutschen Steuerberaterverband ein Muster für die Verfahrensdokumentation erstellt. Dieses Muster enthält alle Eventualitäten, ist also sehr, sehr umfangreich. Und auch für das ersetzende Scannen gibt es ein Muster: Das hat die Bundessteuerberaterkammer zusammen mit dem Deutschen Steuerberaterverband entwickelt. An diesen Vorlagen orientieren sich nicht nur Unternehmen, die ihre Dokumentation GoBD-konform selbst erstellen, sondern tatsächlich auch die Steuerberater.

Es ist also durchaus möglich, sich Hilfe zu holen: Steuerberater und andere Experten für Buchhaltung können die Dokumentation für Unternehmen jeder Größe übernehmen. Und das funktioniert auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen ganz gut.

 

Das ganze Paket ist für kleine Unternehmen zu viel 📦

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Der oben aufgestellte Fragenkatalog ist vor allem für kleine Unternehmen und Solo-Selbständige zu umfangreich: Die Hälfte der Fragen trifft einfach nicht zu, weil es keine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gibt, die gesamte Buchhaltung weitaus weniger komplex ist als dargestellt oder einfach das Geschäftsvolumen fehlt. Punkte, die nicht zutreffen, können ohnehin nicht bearbeitet werden – aber wo genau dürfen kleine Unternehmen und Solo-Selbständige auf die Dokumentation verzichten? Immerhin macht niemand nur um der Vorschriften Willen eine Verfahrensdokumentation, sondern im Falle einer Betriebsprüfung hat das Vorgehen durchaus seine Berechtigung.

Niemand zaubert eine Verfahrensdokumentation einfach so aus dem Ärmel – das ist ein komplexer Vorgang. Auch Selbständige, die wirklich viel Vertrauen in ihre Fähigkeiten haben und sich eingehend in das Thema eingelesen haben, sollten sich zumindest beim Erstellen der Verfahrensdokumentation nach GoBD vom Steuerberater helfen lassen. Es reicht, ein Muster zu erarbeiten, das auf den jeweiligen Betrieb oder das Unternehmen zutrifft. Entlang dieses Musters können Selbständige die Verfahrensdokumentation künftig selbst erstellen und sind bei einer Betriebsprüfung wirklich auf der sicheren Seite.

 

Ausnahmen bestätigen die Regel: Pflicht oder nicht? 🤷🏻

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Die Pflicht zur Erstellung einer schriftlichen Dokumentation besteht. Aber die GoBD sagt dazu auch: Sind Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit in der digitalen Buchhaltung gewährleistet, ohne dass es eine ausführliche Verfahrensdokumentation gibt, stellt ein Fehlen der Dokumentation allein noch keinen formellen Mangel dar. Die Buchführung wird also infolge der fehlenden Dokumentation allein noch nicht verworfen – dafür muss mehr passieren.

Wichtig ist, dass in einem Betrieb ohne Verfahrensdokumentation jemand alle nötigen Informationen im Kopf hat. Ein weiterer wichtiger Punkt: Die bloßen Informationen genügen nicht. Diese Person muss auch in der Lage sein, die Sachverhalte so zu erklären, dass der jeweilige Prüfer alles nachvollziehen und nachprüfen kann – und das ist schon nicht mehr so einfach. Klassische Situationen, in denen es erfahrungsgemäß nicht funktioniert, sind beispielsweise eine unangekündigte Kassennachschau in Abwesenheit des Chefs. In dieser Situation sind die zuständigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen viel Stress ausgesetzt. Und der schlägt auf das Gedächtnis, sodass eine lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation aus dem Kopf eben nicht mehr leistbar ist.

 

Soviel Aufwand nur für den Betriebsprüfer? 😤

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Nein, natürlich nicht. Nicht nur im Falle einer Betriebsprüfung ist eine ordentliche, GoBD-konforme Verfahrensdokumentation wichtig. Es ist tatsächlich immer vorteilhaft, wenn die Zuständigkeiten und Arbeitsschritte innerhalb eines Betriebs klar sind und jeder weiß, was er oder sie tun darf oder muss. Und weil die Geschäftsvorgänge eben zunehmend komplexer werden, dient die Dokumentation dazu, die Arbeit zu erleichtern. Was übersichtlich schriftlich festgehalten ist, muss nicht im Kopf behalten werden – und kann jederzeit nachgesehen werden. Tatsächlich zielt die GoBD also auf eine Arbeitserleichterung ab. Und für kleine Betriebe und Solo-Selbständige bleibt der Aufwand nach GoBD tatsächlich überschaubar. Die wichtigsten Punkte der Verfahrensdokumentation lassen sich in einer sehr übersichtlichen Checkliste zusammenfassen. Genau dokumentiert werden müssen alle Aufgaben und Prozesse, die mit

  • Eingangsrechnungen,
  • Ausgangsrechnungen,
  • Bargeldgeschäften,
  • Belegen,
  • Verträgen und Inventur

zu tun haben. Konzentrieren sich Betriebe auf diese wirklich relevanten Bereiche, wird es mit der GoBD-konformen Verfahrensdokumentation ganz einfach. Und statt Mehraufwand bedeutet die Dokumentation eine Entlastung.

Denn tatsächlich muss nicht alles in Textform festgehalten werden. Es ist natürlich auch erlaubt, Grafiken zu erstellen.

 

Zeitaufwand Verfahrensdokumentation

Zeitaufwand hängt von der Unternehmensgröße ab 🏢

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… und von einigen weiteren Faktoren. Eine schlüssige Verfahrensdokumentation nach GoBD muss keine aufwändige Sache sein. Kleine Betriebe kommen mit weniger Aufwand aus, und auch die Art der eingesetzten Datenverarbeitungssysteme hat Einfluss auf den Aufwand. Daneben spielt die Organisationsstruktur eine Rolle. Fragt man Steuerberater, schätzen die den Aufwand in kleineren (insbesondere handwerklichen) Betrieben normalerweise auf etwa einen Mann-Tag netto je Mitarbeiter und Mitarbeiterin. Das bedeutet konkret: Eine Solo-Selbständige schafft die gesamte Verfahrensdokumentation in einem einzigen Arbeitstag, während der Handwerksmeister mit zwei Angestellten etwa drei Arbeitstage benötigt. Allerdings trifft diese Grobrechnung nur zu, wenn alle relevanten Daten verfügbar sind und nicht erst erhoben werden müssen.

 

Tipps zum Vorgehen beim Erstellen der Dokumentation 💡

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Es zahlt sich in der Regel nicht aus, wenn Betriebsinhaber akribisch jeden Punkt abarbeiten. Ein erstes Muster der Dokumentation darf gerne risikoorientiert erstellt werden. Die Dokumentation ist vor allem für die Bereiche wichtig, die ein Betriebsprüfer garantiert anschaut – und in diese Bereiche sollte die Arbeitszeit zuerst fließen, die müssen besonders gründlich dokumentiert werden. Darauf schaut ein Betriebsprüfer in der Regel zuerst:

  • Ausgangsrechnungen: Mit welcher Software werden die Rechnungen von wem geschrieben, wer kalkuliert? Wer erhebt die nötigen Informationen und wie genau werden sie erhoben? Hier geht es um die Kalkulation von Stunden- und Materialaufwand und darum, welchen Weg die Rechnung in die Buchhaltung nimmt.
  • Eingangsrechnungen: Kommen Rechnungen elektronisch oder per Post an oder beides? Wer kümmert sich darum, überprüft sie und wie kommen sie in die Buchführung?
  • Zahlungsverkehr der Banken: Welches Banking-Verfahren wird genutzt, und wer hat Zugriff darauf? Gibt es ein Berechtigungskonzept und wenn ja, wie sieht es aus?
  • Belege: Wer erfasst sie (Steuerberater oder Betrieb), und wie werden sie bearbeitet und archiviert?
  • Vertragsmanagement: Wer darf neue Verträge abschließen, worauf muss geachtet werden?
  • Inventuren: Wann macht wer wie genau Inventur?

Wird viel mit Bargeld gearbeitet, gehört die Beschreibung der damit verbundenen Prozesse ebenfalls ganz oben auf die Liste der Prioritäten. Einnahmen und Ausgaben müssen erfasst werden, das „wie“ ist genauso wichtig wie das „wer“ und die Kontrolle.

Ist bereits eine Dokumentation vorhanden, fällt es leichter, eine Verfahrensdokumentation nach GoBD auszuarbeiten. Noch weniger Arbeit macht es, wenn die Dokumentation mit Stichworten und Grafiken anstelle langer Texte ausgearbeitet wird. Kein Betriebsprüfer verlangt tolle Texte – die Dokumentation muss übersichtlich und schnell verständlich sein. Sogar Screenshots für die Anwenderdokumentation sind völlig in Ordnung. Wenn es um Unterlagen zur Software und zur Hardware geht, reicht auch der Verweis auf die Unterlagen der jeweiligen Hersteller. Handbücher und Beschreibungen mit technischen Daten sind eine gute Informationsquelle, die Nutzerhandbücher der Software-Hersteller ebenfalls. Wichtig ist, dass diese Unterlagen griffbereit sind und nicht erst gesucht werden müssen.

Wer jetzt noch alles selbst kontrolliert und für glaubwürdig, nachvollziehbar und vor allem gut überprüfbar hält, ist eigentlich schon fast fertig. Allerdings reicht die einmalige Selbstkontrolle nicht: ein IKS, also ein internes Kontrollsystem, ist nach GoBD ausdrücklich vorgeschrieben.

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