Beim Stichwort „Verfahrensdokumentation nach GoBD“ brechen Sie nicht gerade in Jubel aus? Müssen Sie auch nicht – aber verstehen, was es damit auf sich hat, sollten Sie als Unternehmer schon! Lesen Sie hier, worauf es ankommt und was Sie dabei beachten müssen.
Was ist die Verfahrensdokumentation nach GoBD?
In der Verfahrensdokumentation nach GoBD beschreiben Sie Ihren firmeninternen Datenverarbeitungsprozess. Alle Schritte und Dokumente sollten für das Finanzamt nachprüfbar, vollständig und unveränderbar sein.
Wer muss eine Verfahrensdokumentation anfertigen?
Die Verfahrensdokumentation ist grundsätzlich für alle Unternehmer, Solo-Selbstständige und Co. verpflichtend. Wenn Sie dennoch keine Verfahrensdokumentation haben, muss das nicht zwingend böse Konsequenzen nach sich ziehen. Denn vorgeschrieben ist nur, dass Ihre Dokumente und Belege nachvollziehbar und übersichtlich gepflegt sein müssen. Wenn Sie das gewährleisten können, müssen Sie möglicherweise keine detaillierte Verfahrensdokumentation anlegen.
Wo finde ich ein Muster für die Verfahrensdokumentation als Vorlage?
Um die Dokumentation zu erstellen, verwenden Sie am besten diese beiden Muster:
Alle kennen es, niemand weiß, was es bedeutet: Verfahrensdokumentation nach GoBD. Denn natürlich möchten Sie sich als Unternehmer hauptsächlich mit der Weiterentwicklung und dem Wachstum Ihrer Firma beschäftigen – und sich nicht mit bürokratischen Feinarbeiten aufhalten. Da die korrekte Verfahrensdokumentation aber für Sie als Unternehmer wichtig ist und beachtet werden sollte, klären wir Sie hier einmal kurz, knapp und übersichtlich über alles auf, was Sie rund um das Thema GoBD und Verfahrensdokumentation wissen müssen.
GoBD bedeutet ausgeschrieben: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ und ist ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen.
In der GoBD werden im Wesentlichen Richtlinien zur Führung der Buchhaltung eines Unternehmens festgelegt. Hier wird also genauestens beschrieben, welche Vorgaben Sie bei der Ablage und Dokumentation Ihrer Belege, Rechnungen und Co. einhalten müssen, damit diese bei einer Prüfung vom Finanzamt anerkannt werden.
Die GoBD gilt sowohl für Ihre physischen wie auch digitalen Belege. Ihre Buchhaltung muss nach der GoBD jederzeit:
Teil der GoBD ist die Verfahrensdokumentation. Damit gemeint ist der Datenverarbeitungsprozess innerhalb Ihres Rechnungswesens. Wie schon oben beschrieben, sollten alle Schritte und Dokumente dieses Prozesses nachprüfbar, vollständig und unveränderbar sein. Im Wesentlichen sollten in Ihrer Verfahrensdokumentation diese Fragen beantwortet werden:
Um diese Fragen zu beantworten, gehen Sie am besten Schritt für Schritt vor. Normalerweise enthält eine Verfahrensdokumentation nach GoBD diese Abschnitte:
In diesem Abschnitt der Verfahrensdokumentation beschreiben Sie kurz und knapp, was Ihr Unternehmen konkret anbietet und wie Sie es intern strukturieren. Von Interesse sind insbesondere die finanziellen bzw. steuerrelevanten Prozesse, für die sich das Finanzamt bei einer Prüfung interessieren könnte.
Noch tiefer in die Prozesse geht die Anwenderdokumentation. Hier werden alle internen Strukturen detailliert dargestellt, die für die Rechnungslegung relevant sind. Besonders wichtig sind hier die Prozesse für die Datenerfassung und vor allem die Richtlinien für die Aufbewahrung dieser Daten.
Anschließend wird eine technische Systemdokumentation aufgestellt: Hier wird dokumentiert, welche Hardware-, Software- und Cloud-Lösungen Sie einsetzen. Zusätzlich sollten Sie hier detailliert darlegen, wie Sie Ihre Daten sichern und vor unbefugten Zugriffen schützen.
Danach geht es an die Betriebsdokumentation. Hier sollten Sie die Verfahren beschreiben, mithilfe derer Ihre EDV stabil und sicher funktioniert. Auch Zugriffsrechte und Anweisungen zur Sicherheit des Betriebs gehören in diesen Teil der Verfahrensdokumentation.
Wichtig: Beschreiben Sie hier auch, welche Maßnahmen Sie ergreifen, wenn durch einen technischen Fehler nichts mehr funktioniert!
Zu guter Letzt beschreiben Sie bitte, mit welchen Kontrollen Sie sicherstellen, dass Ihre Prozesse immer reibungslos ablaufen. Stellen Sie also dar, welche Stichprobenkontrollen wann erfolgen und welcher Mitarbeiter dafür in welchen Zeitabständen zuständig ist.
Bei diesem Aufwand fragen sich viele Unternehmer zurecht, ob sie diese detaillierte Verfahrensdokumentation tatsächlich umsetzen müssen. Darauf gibt es erstmal eine klare Antwort: Die Verfahrungsdokumentation ist für alle Selbstständigen verpflichtend. Für den Großkonzern, über den Mittelständler, bis hin zum Einzelunternehmer. Nur Privatpersonen müssen natürlich keine solche Dokumentation anfertigen.
Wer dennoch keine Verfahrensdokumentation besitzt, ist möglicherweise trotzdem auf der sicheren Seite. Denn solange die Buchführung nachvollziehbar ist und inhaltlich stimmt, werden Betriebsprüfer in der Regel eine schlüssige Buchführung nicht verwerfen. Auch Kleinbetriebe und Solo-Selbstständige, die Ihre Buchführung noch auf Papier erledigen, kommen unter Umständen ohne die Dokumentation davon. Denn es ist lediglich vorgeschrieben, dass der Umgang mit Dokumenten und Belegen nachvollziehbar, übersichtlich und korrekt ist.
In der GoBD ist nicht festgelegt, wie umfangreich die Dokumentation sein muss. Ein Muster hilft Ihnen dabei, alle Punkte zu erfüllen und nichts zu vergessen. Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. hat beispielsweise in Zusammenarbeit mit dem Deutschen Steuerberaterverband ein Muster für die Verfahrensdokumentation erstellt. Dieses Muster enthält alle Eventualitäten und ist dementsprechend umfangreich. Auch für dasersetzende Scannen gibt es ein Muster, das die Bundessteuerberaterkammer zusammen mit dem Deutschen Steuerberaterverband entwickelt hat.
Die gesamten Prozesse der Buchhaltung zu definieren und Sie dann auch noch einzuhalten, kann ziemlich anstrengend und zeitraubend sein. Entlasten Sie sich und Ihre Buchhaltung mit GetMyInvoices. Mit der Software werden alle Dokumente, Belege und Co. aus Ihren E-Mail-Postfächern und Accounts wie Amazon und Google automatisiert Ihren Buchungen zugeordnet. Damit verschwenden Sie nie wieder Zeit mit dem Suchen von Belegen!
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