Am liebsten würden Gründer wohl ihre gesamte Zeit und Energie in den Aufbau ihres Startups stecken. Aber Unternehmer müssen auch Regeln und Gesetze befolgen. Und da gehört für Startups die Buchhaltung dazu. Unser Artikel hilft dabei, Fallen und Stolpersteinen aus dem Weg zu gehen.
Die Frage lässt sich nicht generell beantworten. Für eine Lösung in der Cloud spricht natürlich, dass von jedem Ort auf die Buchhaltung zugegriffen werden kann. Außerdem fällt die Integration mit anderen Service-Angeboten über Schnittstellen leichter. Buchhaltung in der Cloud speichert alle Daten zentral in einem Rechenzentrum und man muss sich nicht um die Datensicherung kümmern. Diese Vorteile besitzt eine reine PC-Lösung nicht. Vorteil hier: Alle Daten bleiben garantiert in den eigenen vier Wänden.
Es ist ratsam, sich vorab zu informieren, was die Buchhaltungssoftware alles abdeckt und welche Anforderungen das Startup selbst hat. Sollen die Rechnungen und Angebote direkte in der gleichen Software geschrieben werden? Fallen Reisekosten an und müssen abgerechnet werden? Sollen Löhne und Gehälter gebucht werden? Die meisten Anbieter erlauben eine kostenlose Testphase, von der man dann auch ausgiebig Gebrauch machen sollte.
Es handelt sich um eine Verwaltungsvorschrift, mit der das Finanzministerium den Finanzämtern mitgeteilt hat, welche Anforderungen es bei einer ordnungsgemäßen Buchführung hat. Die Finanzämter orientieren sich bei einer Betriebsprüfung an diesen Vorgaben. Deswegen sollten sich nicht nur Startups daran halten.
Nicht automatisch. Ob eine Bilanz erstellt werden muss, hängt von der Rechtsform des Startups ab. Wer ein Unternehmen als Angehöriger eines freien Berufs gründet, muss dies nicht. Es ist auf jeden Fall hilfreich, wenn die Buchhaltungssoftware das Bilanzieren unterstützt. Zumal die Zahlen der Bilanz auch für Risikokapitalgeber von großem Interesse sind.
Durch gezielte Auswahl der Leistungen, die der Steuerberater übernimmt. Bei einer kompletten Betreuung können Startups einfach alle Belege dem Steuerberater übergeben, der diese dann auch bucht, auf Wunsch die Lohn- und Gehaltsabrechnungen erledigt und sich um Umsatz- und Gewerbesteuern laufend kümmert. Wie beim Hausbau lässt sich mit „Eigenleistungen“ Geld sparen: Etwa wenn die Buchungen selbst erledigt werden und der Steuerberater nur am Quartals- und Jahresende die Steuern und eventuelle Bilanzen übernimmt.
Ob groß oder klein: Buchhaltung spielt in jedem Unternehmen eine wichtige Rolle. Schließlich laufen die Zahlen aller Einnahmen und Ausgaben zusammen. Startups können das Thema gar nicht früh genug ernst nehmen, sonst droht Ärger mit dem Finanzamt. Und der kann teuer werden.
Typisch für Gründerinnen und Gründer ist es, das Geld der Firma möglichst zusammenhalten zu wollen. Sparen und Kostenkontrolle sind also angesagt. Die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater fällt oft vorschnell dem Urteil zum Opfer, dass es sich dabei um eine unnötige Ausgabe handelt. Das Geld für den Expertenrat eines IT-Spezialisten oder SEO-Experten ist da, für den Steuerberater nicht.
Unabhängig davon, ob später auch die laufende Buchhaltung von einem Steuerberater erledigt wird, ist eine Beratung durch einen Steuerberater in der ersten Gründungsphase sehr zu empfehlen. Das Geld dafür ist gut angelegt. Denn der Steuerberater hilft dabei, wiederkehrende und dauerhafte Fehler zu vermeiden.
So ist das Thema Umsatzsteuer reichlich komplex. Und spätestens dann, wenn geschäftliche Beziehungen auch ins Ausland reichen, spinnen unterschiedliche Mehrwertsteuersätze oder das Reverse-Charge-Verfahren bei Auslandsumsätzen wahre Fallstricke, die ein Startup finanziell zum Straucheln bringen können. Der Steuerberater setzt die Firma steuerrechtlich auf die richtigen Gleise – von der Rechtsform, über die Anlage der Buchhaltung bis hin zu Prozessen für Umsatz-, Gewerbesteuern und andere Abgaben. Bei der Wahl sollten sich Gründer nicht vorschnell auf die Empfehlungen von Google oder den Rat von Freunden verlassen. Startups mit einem primär digitalen Geschäftsmodell suchen sich am besten auch einen Steuerberater, der nachweislich Erfahrungen in diesem Bereich hat.
Sind die Strukturen erst einmal angelegt, können Unternehmerinnen und Unternehmer immer noch überlegen, ob sich der Steuerberater auch um die laufende Buchhaltung kümmern soll.
Für das Selbermachen spricht, dass keine zusätzlichen Kosten anfallen und die Gründer auch einen guten Überblick über alle Finanzen und den Geschäftsgang erhalten. Dank aktueller Softwarelösungen ist das Buchen auch nicht sonderlich schwierig. Allerdings verursacht eine korrekte und regelmäßige Buchhaltung einen zeitlichen Mehraufwand. Zeit, die dann für die eigentlichen Kernaufgaben fehlt.
„Ignorantia legis non excusat“ – die lateinische Formel kennen alle Erstsemester der Rechtswissenschaft. Unwissenheit schützt nicht vor Strafe; der Grundsatz aus dem alten Rom gilt gerade auch im Steuerrecht.
Die Buchhaltung eines Startups muss den Anforderungen von Finanzamt und Steuerrecht genügen. Die Termine, bis zu denen Vorauszahlungen geleistet oder Belege eingereicht werden müssen, sind penibel einzuhalten. Und die gesamte Buchhaltung muss so angelegt sein, dass sie von einem externen Dritten nachvollzogen werden kann. Das gelingt aus Sicht des Finanzamts, wenn sich Unternehmen an die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, halten.
Die sind aber alles andere als leichte Kost. Denn hier dreht sich darum, wie Belege und Dokumente aufbewahrt werden müssen. Nur so wird verhindert, dass Änderungen und Manipulationen möglich sind. In dieser Hinsicht können sich Gründer etwas Luft verschaffen, in dem sie gezielt nach einer Software oder Cloud-Lösung suchen, die nach GoBD geprüft wurde.
Ohne Software und digitale Tools läuft in der Buchhaltung eines Unternehmens wenig zusammen. So erwartet das Finanzamt die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung auf digitalem Weg. Wer sich für eine Software entscheidet, die den Kriterien der GoBD entspricht, kann sich darauf verlassen, dass alle notwendigen Belege und Buchungen so erfasst sind, dass sie den Ansprüchen des Finanzamts genügen.
Die Software muss aber auch zum Startup passen. Wer Handel treibt, sollte schauen, ob er die Warenwirtschaft mit an die Software anbinden kann. Außerdem ist die Frage zu klären, wo und mit welchem Mittel die Rechnungen an die (hoffentlich vielen) Kunden entstehen. Separates Programm oder direkt in der Buchhaltungssoftware? Gut, wenn die Software mit den Anforderungen eines Unternehmens mitwachsen kann. Viele Cloud-Lösungen bieten zahlreiche Schnittstellen zu externen Anwendungen oder lassen sich durch Erweiterungen mit Funktionen ergänzen.
Die Programme werben oft mit einer Datev-Schnittstelle. Die sollten sich Gründer von Startups genauer ansehen. Gut, wenn beim Export auch gleich die Belege mit ausgegeben werden, nicht nur die einzelnen Buchungen. Denn um die Buchhaltung zu kontrollieren oder Steuererklärungen anzufertigen, benötigt der Steuerberater auch die Nachweise. „Ohne Belege keine Buchung“ ist eines der ungeschriebenen Grundsätze in der Buchhaltung.
Genauso wichtig wie Rechtsform, Auswahl der Buchhaltungssoftware und Meldungen an das Finanzamt oder die Gewerbeaufsicht ist die Trennung von privaten und beruflichen Finanzen. Ein Geschäftskonto bei einer Bank ist kein Luxus, sondern pure Notwendigkeit.
Das schafft einfach mehr Übersicht und erleichtert den Nachweis gegenüber dem Finanzamt über Ausgaben und Einnahmen. Das private Girokonto ist dafür nicht geeignet, weil zu einem späteren Zeitpunkt private und berufliche Buchungen nicht auseinanderzuhalten sind. Es gibt inzwischen viele günstige Angebote für Geschäftskonten von Fintechs und Neobanken, die preislich auch Startups entgegenkommen. Und oft besitzen die Kontenmodelle auch direkt Schnittstellen zu bekannten Buchhaltungslösungen.
Die Regeln für die Buchhaltung fordern, dass Belege möglichst zeitnah erfasst und gebucht werden sollten. Je weniger manuelle Schritte nötig sind, umso besser. Denn das spart nicht nur Zeit, sondern vermeidet auch Chaos. Und das kann schnell ausbrechen, wenn Belege aus Papier erst irgendwo gesammelt werden und niemand mehr so genau weiß, wofür die eigentlich gewesen sind. Für die Buchhaltung relevante Belege entstehen in vielen Systemen und gehen auf verschiedene Weise ein. Rechnungen für Internet und Handy stellen die Provider meist in einem Kundenportal ein. Wer einen Onlineshop betreibt, findet alle buchungsrelevanten Daten im Backend der Shopsoftware oder im Seller-Bereich eines Marktplatzes. Andere Rechnungen erreichen das Startup vielleicht per Mail. Und natürlich gibt es auch noch Unternehmen, die ihre Rechnungen einfach per Post verschicken. Eine Buchhaltungssoftware sollte die Digitalisierung von Belegen möglichst einfach machen. Viele Lösungen erkennen den Inhalt ganz automatisch.
Beim Abruf und der Digitalisierung von Belegen lässt sich viel Zeit mit GetMyInvoices sparen. Aus über 10.000 Online-Portalen werden neue Belege einfach abgeholt und auf Wunsch automatisch an die cloudbasierte Buchhaltung übergeben. Mit der Scan-App landen Belege nie mehr in der Geldbörse oder Ablagen auf dem Schreibtisch, sondern lassen sich sofort digitalisieren. Natürlich konform zur GOBD.
Egal, welche Buchhaltungssoftware Sie nutzen: Dank der Schnittstelle von GetMyInvoices können Sie aus über 10.000 Online-Portalen neue Belege abholen und auf Wunsch automatisch an die cloudbasierte Buchhaltung übergeben. Natürlich konform zur GOBD!
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