Kleinere Unternehmen benötigen eine Buchhaltungssoftware, die möglichst einfach zu bedienen ist und viel Zeit spart. Damit die Buchhaltung kein Buch mit sieben Siegeln bleibt, stellen wir lohnenswerte Lösungen vor.
Gibt es kostenlose Buchhaltungsprogramme?
Ja, es gibt ein paar Open-Source-Programme, die kostenfrei sind. Allerdings sind diese häufig nur schwer zu bedienen und daher nur bedingt zu empfehlen. Deshalb sind Sie besser beraten, wenn Sie die monatlichen Gebühren für eine qualitativ hochwertige Software bezahlen. Einzige Ausnahmen bildet die Software Papierkram, die eine dauerhaft kostenlose Version bereitstellt.
Welche Buchhaltungssoftware ist die beste für kleine Unternehmen?
Welche Buchhaltungssoftware für Sie persönlich die beste ist, kann nicht pauschal beantwortet werden. Die Auswahl sollte von den individuellen Bedürfnissen abhängen, die Ihr Unternehmen hat. Drei der gängigsten Lösungen für kleine Unternehmen sind SevDesk, LexOffice und Papierkram, die Sie einfach selbst ausprobieren sollten.
In größeren Firmen kümmert sich oft eine ganze Abteilung um die Buchhaltung. Kleinere Unternehmen können sich diesen Luxus nicht leisten. Die Frage lautet: Selbst machen, oder einen Steuerberater beauftragen? Die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater ist bequem, keine Frage. Das spart Zeit, kostet aber auch jeden Monat Geld. Mit der richtigen Software kann aber wirklich jeder seine Buchhaltung erledigen. Oder sie so vorbereiten, dass sich der Steuerberater nur noch um den Abschluss des Geschäftsjahres und die Steuererklärung kümmern muss.
Die Rechtsform eines Unternehmens beeinflusst die Art der Buchhaltung und damit die Wahl der Software. Gesellschaften wie UG, GmbH, KG oder OHG müssen eine Bilanz erstellen. Die Bilanzierungspflicht ergibt sich aus dem HGB, wo auch die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung festgelegt sind. Einzelunternehmungen wie Firmen von Freiberuflern oder Gewerbetreibenden brauchen keine Bilanz. Kurz gesagt: Wer eine Bilanz erstellen muss, bucht anders. Der Jahresabschluss ist damit komplizierter und ohne Steuerberater nicht zu schaffen. Darauf sollte die Software Rücksicht nehmen und wenigstens alles für die Bilanz vorbereiten können.
Wer von der Bilanzpflicht befreit ist, erstellt eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Das erleichtert vieles, denn hier werden lediglich alle Einnahmen aufgelistet, von denen die Ausgaben abgezogen werden.
Die Buchhaltung ist eine Arbeit, die leider nicht wertschöpfend ist und den Kunden nicht in Rechnung gestellt werden kann. Deswegen sollte sie auch schnell von der Hand gehen. Eine Buchhaltungssoftware sollte die Nutzer möglichst umfassend unterstützen. Sinnvoll sind diese Funktionen:
Neben diesen Kernfunktionen gibt es noch Features, die das Leben leichter machen. Allerdings lassen sich die Aufgaben auch mit anderen Programmen erledigen:
Eine App kann eine sinnvolle Ergänzung sein, ist aber nicht unbedingt notwendig. Die von uns vorgestellten Programme konzentrieren sich auf die Buchhaltung. Auf dem Markt gibt es auch Services, die eher das Schreiben von Rechnungen fokussieren, aber auch Buchhaltung können.
Gerade kleine Unternehmen versuchen, ihre Kosten im Griff zu behalten. Da klingen Angebote für kostenlose Buchhaltungsprogramme verlockend. Tatsächlich gibt es auf dem Markt einige Anwendungen, die kostenfrei angeboten werden und meist aus dem Open-Source-Bereich stammen. Allerdings haben diese häufig eine recht hohe Lernkurve. Oder es mangelt an Dokumentationen. Schließlich ist es doch hilfreich, wenn für die Lösung eines Problems oder zur Beantwortung einer Frage eine Hotline zur Verfügung steht. Die ist bei den kostenfreien Lösungen ebenfalls nicht enthalten. Deswegen ist es empfehlenswert, besser die monatlichen Gebühren für ein so wichtiges Thema wie die Buchhaltung zu bezahlen. Zumal eine der vorgestellten Lösungen sogar kostenfrei genutzt werden kann.
Buchhaltungsprogramme gibt es am Markt zuhauf. Wir haben für Sie drei gängige und bewährte Lösungen vorgestellt:
SevDesk sitzt in der Cloud. Das erlaubt den Zugriff auf die Buchhaltung von jedem Rechner aus. Zudem sind Daten und Belege sicher gespeichert. SevDesk wird in Form von Modulen angeboten, die aufeinander aufbauen. Wer lediglich Rechnungen damit schreiben will, zahlt 9,90 Euro pro Monat. Das Modul Buchhaltung kostet 18,90 Euro monatlich und umfasst auch das Rechnungsmodul. Wer ein Handelsunternehmen hat, wird die Warenwirtschaft interessant finden. Die kostet 45,90 Euro pro Monat und hat dann Rechnungen und Buchhaltung eingebaut.
Das Modul Buchhaltung umfasst viele Funktionen, die beim Zeitsparen helfen. Eingangsrechnungen und Belege lassen sich beispielsweise mit der SevDesk-App fotografieren oder Sie leiten diese per E-Mail direkt an das Programm weiter. Dank der Verbindung zum Online-Banking gleichen Sie nicht nur erhaltene Zahlungen ganz bequem mit den Ausgangsrechnungen ab, sondern überweisen offene Forderungen direkt aus der Software. Für Bargeschäfte ist ein Kassenbuch integriert. SevDesk erstellt automatisch eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) und die Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV). Die Umsatzsteuervoranmeldung senden Sie direkt aus der Cloud an das Finanzamt. Wer am Jahresende lieber mit einer Steuerberatung zusammenarbeiten möchte, liefert die Daten im DATEV-Format, mit dem alle Steuerberater arbeiten.
Das Unternehmen Lexware entwickelt seit Ende der 80er-Jahre Programme für die Buchhaltung, Steuer und das Online-Banking. Erfahrungen, die die Nutzer der Cloud-Lösung LexOffice an vielen Stellen bemerken. Zur Wahl stehen vier verschiedene Funktionspakete (S bis XL), die zwischen 5,90 und 24,90 Euro kosten. So kann jeder Anwender selbst entscheiden, welche Funktionen er benötigt. Wer etwa die Umsatzsteuervoranmeldung mit LexOffice erledigen will, bucht mindestens das Paket „L“.
In seinen Funktionen konzentriert sich LexOffice auf die Buchhaltung: Belegerkennung und -verwaltung, Rechnungserstellung, Zahlungsabgleich sowie Online-Banking. Wer Mitarbeiter beschäftigt, kann auch die Lohn- und Gehaltsabrechnungen damit erledigen. In Abhängigkeit der Zahl der Beschäftigten erhöht sich dann die Monatspauschale. Wie auch bei SevDesk können die Daten im DATEV-Format exportiert werden, oder der Steuerberater erhält einen eigenen Zugang zu den Daten. Eine Besonderheit von LexOffice ist eine Art Marktplatz mit Partnerangeboten. Darüber können die Nutzer ihr System durch die Lösungen anderer Anbieter ergänzen. Unter anderem sind hier Anwendungen zur Stundenerfassung, Reisekostenabrechnung oder Branchenlösungen für Handwerker oder Ärzte aufgeführt.
Einen etwas anderen Weg als die beiden bereits erwähnten Lösungen beschreitet Papierkram. So gibt es eine dauerhaft kostenlose Variante der Cloud-Lösung. Allerdings sind dann alle ausgehenden Dokumente mit einem kleinen Hinweis auf das Unternehmen versehen.
Auch Papierkram bietet direkt eine Erfassung der in einem Projekt angefallenen Stunden, was ja für viele Firmen gerade im kreativen Bereich oder der IT wichtig ist. Funktional liefert sich Papierkram mit LexOffice und SevDesk ein totes Rennen. Angebote, ausgehende Rechnungen, die automatisierte Belegerkennung, das Verbuchen und der Kontoabgleich mit dem Online-Banking sind hier mit dabei. Und auch die Umsatzsteuer erledigt Papierkram. Neben der kostenlosen Basisversion gibt es drei Programmpakete (zwischen 8 und 40 Euro pro Monat). Diese bauen aufeinander auf und bieten jeweils zusätzliche Funktionen oder erweitern die anderen Pakete. Wer Papierkram gemeinsam im Team nutzen möchte, oder fünf Online-Konten verwalten will, braucht das Paket „Team“. Geht es um mehr Konten und Nutzer, funktioniert dies nur mit dem nächsten Paket.
Mit den drei vorgestellten Lösungen kann das leidige Thema Buchhaltung Spaß machen! Und da die Funktionen kaum voneinander abweichen, entscheiden bei der Wahl auch persönliche Vorlieben und die individuelle Benutzerführung. Da es von allen Anbietern eine kostenlose Version (Papierkram) oder zumindest einen kostenfreien Testzugang gibt, überzeugen Sie sich am besten selbst davon, welche Lösung am besten zu Ihrem Business passt!
Sie erhalten regelmäßig Rechnungen per E-Mail? Oder besuchen die Portale von Amazon, Facebook und Co., um dort Rechnungen herunterzuladen? Dann spart GetMyInvoices ordentlich Arbeit. Unsere Lösung holt die Belege zuverlässig ab und stellt sie auf Wunsch der Buchhaltungssoftware zur Verfügung. Zu allen drei vorgestellten Lösungen gibt es direkte Schnittstellen zu GetMyInvoices.
Synchronisieren Sie Ihr bevorzugtes Buchhaltungssystem mit GetMyInvoices und sorgen Sie dafür, dass Ihre Rechnungen automatisch dort landen, wo sie hingehören.
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