Las empresas más pequeñas necesitan un software de contabilidad que sea lo más fácil de usar posible y que ahorre mucho tiempo. Para que la contabilidad no quede como un libro cerrado, le presentamos soluciones valiosas.
Tabla de contenido:
- La forma de la empresa determina la contabilidad.
- Las pequeñas empresas necesitan estas características
- software de contabilidad gratuito
- Tres programas de contabilidad para pequeñas empresas
- GetMyInvoices lleva los documentos al departamento de contabilidad
Preguntas principales sobre soluciones de software de contabilidad para pequeñas empresas:
¿Existen programas de contabilidad gratuitos?
Sí, existen algunos programas de código abierto que son gratuitos. Sin embargo, estos suelen ser difíciles de utilizar y, por lo tanto, sólo se recomiendan de forma limitada. Por eso es mejor que pagues las tarifas mensuales por un software de alta calidad. La única excepción es el software Paperkram, que ofrece una versión permanentemente gratuita.
¿Qué software de contabilidad es mejor para las pequeñas empresas?
No existe una respuesta general sobre qué software de contabilidad es mejor para usted personalmente. La elección debe depender de las necesidades individuales que tenga su empresa. Tres de las soluciones para pequeñas empresas más comunes son SevDesk, LexOffice y Paperwork, que debería probar usted mismo.
En las empresas más grandes, a menudo un departamento completo se encarga de la contabilidad. Las empresas más pequeñas no pueden permitirse este lujo. La pregunta es: ¿hacerlo usted mismo o contratar a un asesor fiscal? Trabajar con un asesor fiscal es conveniente, de eso no hay duda. Esto ahorra tiempo, pero también cuesta dinero cada mes. Con el software adecuado, cualquiera puede llevar su contabilidad. O prepararlo para que el asesor fiscal sólo tenga que preocuparse del final del ejercicio y de la declaración de la renta.
El tipo de empresa determina la contabilidad.
La forma jurídica de una empresa influye en el tipo de contabilidad y, por tanto, en la elección del software. Empresas como UG, GmbH, KG u OHG deben elaborar un balance. La obligación contable surge del HGB, que también establece los principios de una contabilidad adecuada. Las empresas individuales, como las empresas dirigidas por autónomos o comerciantes, no necesitan un balance. En resumen: si tienes que preparar un balance, contabilizas de otra manera. Por tanto, los estados financieros anuales son más complicados y no pueden realizarse sin un asesor fiscal. El software debería tener esto en cuenta y al menos poder preparar todo para el balance.
Cualquiera que esté exento del requisito del balance elabora una declaración de excedente de ingresos (EÜR). Esto facilita mucho las cosas porque aquí se enumeran todos los ingresos, de los cuales se deducen los gastos.
Las pequeñas empresas necesitan estas características
La contabilidad es un trabajo que lamentablemente no aporta valor y no se puede facturar a los clientes. Por eso hay que hacerlo rápido. El software de contabilidad debe ayudar a los usuarios de la forma más completa posible. Estas funciones son útiles:
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Ayuda para montar la empresa en el software, como datos maestros, números de documentos, tipos de cuentas
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Gestión de documentos digitales. y asistencia con la grabación - Muchos recibos vienen en papel y deberían ser fáciles de digitalizar.
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Soporte con reservas individuales. - Es bueno que el software proporcione explicaciones cuando se ingresa un recibo.
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Descripción general del inventario e instalaciones - Es posible que algunas compras no se registren en su totalidad como gastos de inmediato. El software debería intervenir aquí.
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Creación de la EÜR - Elaboración opcional del balance.
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Libro de pago - Necesario para gestionar compras en efectivo.
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Banca en línea - Es imprescindible contar con una interfaz para la banca en línea. Esto proporciona, entre otras cosas, la prueba de que realmente se ha realizado un pago o un recibo (comparación de registros).
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Declaración anticipada de impuestos sobre las ventas - Ahorrará mucho tiempo si puede informar a la oficina de impuestos a través de la interfaz de Elster directamente desde el software.
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Interfaz con el programa de impuestos o asesor fiscal - El EÜR proporciona las cifras de ingresos del trabajo por cuenta propia. Es bueno que los valores se puedan pasar simplemente a un programa de control. O accede a él una oficina de asesoramiento fiscal.
Además de estas funciones principales, también hay características que hacen la vida más fácil. Sin embargo, las tareas también se pueden completar con otros programas:
- Gestión de clientes (CRM)
- Registro de tiempo para pedidos de clientes.
Una aplicación puede ser una adición útil, pero no es absolutamente necesaria. Los programas que presentamos se centran en la contabilidad. También hay servicios en el mercado que se centran más en redactar facturas, pero que también pueden hacer contabilidad.
software de contabilidad gratuito
Especialmente las pequeñas empresas intentan mantener sus costes bajo control. Las ofertas de programas de contabilidad gratuitos parecen tentadoras. De hecho, existen algunas aplicaciones en el mercado que se ofrecen de forma gratuita y en su mayoría provienen del área de código abierto. Sin embargo, estos suelen tener una curva de aprendizaje bastante alta. O falta documentación. Después de todo, es útil que haya una línea directa disponible para resolver un problema o responder una pregunta. Esto tampoco está incluido en las soluciones gratuitas. Por eso es recomendable pagar mejor las cuotas mensuales de un tema tan importante como la contabilidad. Sobre todo porque una de las soluciones presentadas se puede utilizar incluso de forma gratuita.
Tres soluciones de software de contabilidad para pequeñas empresas de un vistazo
Hay muchos programas de contabilidad en el mercado. Le hemos presentado tres soluciones comunes y probadas:
SevDesk
SevDesk se sienta en la nube. Esto permite el acceso a la contabilidad desde cualquier ordenador. Además, los datos y recibos se almacenan de forma segura. SevDesk se ofrece en forma de módulos que se complementan entre sí. Si solo quieres emitir facturas con él, pagas 9,90 euros al mes. El módulo de contabilidad cuesta 18,90 euros al mes y también incluye el módulo de facturación. Cualquiera que sea propietario de una empresa comercial encontrará interesante la gestión de inventarios. Cuesta 45,90 euros al mes y luego tiene facturas y contabilidad integradas.
El módulo de contabilidad incluye muchas funciones que ayudan a ahorrar tiempo. Por ejemplo, las facturas y recibos entrantes se pueden fotografiar utilizando la aplicación SevDesk o puede reenviarlos directamente al programa por correo electrónico. Gracias a la conexión a la banca en línea, no sólo puede comparar fácilmente los pagos recibidos con las facturas emitidas, sino también transferir las reclamaciones pendientes directamente desde el software. Se integra un libro de caja para las transacciones en efectivo. SevDesk crea automáticamente una cuenta de resultados (EÜR) y una cuenta de pérdidas y ganancias (P&L). Envías la declaración anticipada del impuesto sobre las ventas directamente desde la nube a la oficina de impuestos. Si prefiere trabajar con un asesor fiscal al final del año, puede proporcionar los datos en el formato DATEV, con el que trabajan todos los asesores fiscales.
LexOffice
La empresa Lexware desarrolla programas de contabilidad, impuestos y banca en línea desde finales de los años 1980. Experiencias que tienen los usuarios de la solución en la nube LexOffice notado en muchos lugares. Hay cuatro paquetes funcionales diferentes para elegir (S a XL), que cuestan entre 5,90 y 24,90 euros. Esto significa que cada usuario puede decidir por sí mismo qué funciones necesita. Si quieres hacer la declaración anticipada del IVA con LexOffice, deberás reservar al menos el paquete “L”.
Las funciones de LexOffice se centran en la contabilidad: reconocimiento y gestión de documentos, creación de facturas, conciliación de pagos y banca online. Cualquiera que emplee empleados también puede utilizarlo para procesar la nómina. La tarifa fija mensual aumenta en función del número de empleados. Al igual que con SevDesk, los datos se pueden exportar en formato DATEV o el asesor fiscal puede tener su propio acceso a los datos. Una característica especial de LexOffice es una especie de mercado con ofertas de socios. Los usuarios también pueden complementar su sistema con soluciones de otros proveedores. Aquí se enumeran, entre otras cosas, aplicaciones para el registro de horas, la contabilidad de gastos de viaje o soluciones industriales para profesionales o médicos.
Papeleo
Toma un camino ligeramente diferente al de las dos soluciones ya mencionadas. Papeleo . Existe una versión permanentemente gratuita de la solución en la nube. Sin embargo, todos los documentos salientes contendrán una pequeña referencia a la empresa.
Paperwork también proporciona un registro directo de las horas trabajadas en un proyecto, lo cual es importante para muchas empresas, especialmente en el sector creativo o de TI. Funcionalmente, el papeleo está empatado con LexOffice y SevDesk. Aquí se incluyen ofertas, facturas salientes, reconocimiento automatizado de documentos, reservas y conciliación de cuentas con banca en línea. Y el impuesto sobre las ventas también se ocupa del papeleo. Además de la versión básica gratuita, existen tres paquetes de programas (entre 8 y 40 euros al mes). Estos se complementan entre sí y cada uno ofrece funciones adicionales o amplía los otros paquetes. Si desea compartir trámites en un equipo o administrar cinco cuentas en línea, necesita el paquete “Equipo”. Si desea más cuentas y usuarios, esto solo funcionará con el siguiente paquete.
Lo mejor es probar el software usted mismo.
¡Con las tres soluciones presentadas, el tedioso tema de la contabilidad puede resultar divertido! Y como las funciones apenas difieren entre sí, las preferencias personales y la orientación individual del usuario también determinan la elección. Dado que todos los proveedores tienen una versión gratuita (papeleo) o al menos acceso de prueba gratuito, ¡es mejor que compruebe usted mismo qué solución se adapta mejor a su negocio!
GetMyInvoices lleva los documentos al departamento de contabilidad
¿Recibe regularmente facturas por correo electrónico? ¿O visitar los portales de Amazon, Facebook y compañía para descargar facturas? Entonces GetMyInvoices ahorra mucho trabajo. Nuestra solución recopila de manera confiable los recibos y los pone a disposición del software de contabilidad cuando lo solicite. Hay soluciones para los tres presentados. interfaces directas a GetMyInvoices.
