Kleinere bedrijven hebben boekhoudsoftware nodig die zo gebruiksvriendelijk mogelijk is en veel tijd bespaart. Om ervoor te zorgen dat de boekhouding geen gesloten boek blijft, presenteren wij waardevolle oplossingen.
Inhoudsopgave:
- De bedrijfsvorm bepaalt de boekhouding
- Kleine bedrijven hebben deze functies nodig
- Gratis boekhoudsoftware
- Drie boekhoudprogramma’s voor kleine bedrijven
- GetMyInvoices brengt de documenten naar de boekhoudafdeling
Belangrijkste vragen over boekhoudsoftwareoplossingen voor kleine bedrijven:
Zijn er gratis boekhoudprogramma’s?
Ja, er zijn een paar open source-programma’s die gratis zijn. Deze zijn echter vaak moeilijk te gebruiken en worden daarom slechts in beperkte mate aanbevolen. Daarom kun je beter de maandelijkse kosten betalen voor hoogwaardige software. De enige uitzondering is de software Paperkram, die een permanent gratis versie biedt.
Welke boekhoudsoftware is het beste voor kleine bedrijven?
Er is geen algemeen antwoord op de vraag welke boekhoudsoftware het beste bij u past. De keuze moet afhangen van de individuele behoeften van uw bedrijf. Drie van de meest voorkomende oplossingen voor kleine bedrijven zijn SevDesk, LexOffice en Paperwork, die u zelf zou moeten uitproberen.
Bij grotere bedrijven verzorgt vaak een hele afdeling de boekhouding. Kleinere bedrijven kunnen zich deze luxe niet permitteren. De vraag is: zelf doen of een belastingadviseur inhuren? Werken met een belastingadviseur is handig, daar bestaat geen twijfel over. Dit bespaart tijd, maar kost ook maandelijks geld. Met de juiste software kan iedereen zijn boekhouding doen. Of maak het zo klaar dat de belastingadviseur zich alleen nog maar hoeft bezig te houden met het einde van het boekjaar en de belastingaangifte.
Het type bedrijf bepaalt de boekhouding
De rechtsvorm van een onderneming heeft invloed op de soort boekhouding en daarmee op de keuze voor software. Bedrijven zoals UG, GmbH, KG of OHG moeten een balans opstellen. De boekhoudplicht vloeit voort uit de HGB, waarin ook de beginselen van een behoorlijke boekhouding zijn vastgelegd. Individuele bedrijven, zoals bedrijven gerund door freelancers of handelaars, hebben geen balans nodig. Kortom: als je een balans moet opmaken, boek je anders. De jaarrekening is daardoor ingewikkelder en kan niet zonder belastingadviseur. De software moet hier rekening mee houden en in ieder geval alles kunnen voorbereiden voor de balans.
Iedereen die is vrijgesteld van de balansvereiste, maakt een inkomensoverschotverklaring (EÜR) aan. Dit maakt het een stuk eenvoudiger omdat hier alle inkomsten staan, waarvan de kosten worden afgetrokken.
Kleine bedrijven hebben deze functies nodig
Boekhouden is een baan die helaas geen waarde toevoegt en niet aan klanten kan worden gefactureerd. Daarom moet het snel gebeuren. Boekhoudsoftware moet gebruikers zo volledig mogelijk ondersteunen. Deze functies zijn handig:
-
Hulp bij het opzetten van het bedrijf in de software zoals stamgegevens, documentnummers, rekeningsoorten
-
Digitaal documentbeheer en hulp bij het opnemen - Veel bonnen worden op papier geleverd en moeten gemakkelijk te digitaliseren zijn.
-
Ondersteuning bij individuele boekingen - Het is goed als de software uitleg geeft bij het invoeren van een bon.
-
Overzicht van inventaris en faciliteiten - Sommige aankopen worden mogelijk niet onmiddellijk volledig als uitgaven geboekt. De software zou hier moeten ingrijpen.
-
Oprichting van de EÜR - Optioneel opstellen van de balans
-
Geld boek - Noodzakelijk om contante aankopen te beheren.
-
Online bankieren - Een interface met online bankieren is een must. Hiermee wordt onder meer het bewijs geleverd dat er daadwerkelijk een betaling of ontvangst heeft plaatsgevonden (recordvergelijking).
-
Vooraf aangifte omzetbelasting - U bespaart veel tijd als u via de Elster-interface rechtstreeks vanuit de software kunt melden bij de Belastingdienst.
-
Interface naar belastingprogramma of belastingadviseur - De EÜR geeft de cijfers over de inkomsten uit zelfstandig ondernemerschap. Het is goed als de waarden eenvoudig kunnen worden doorgegeven aan een besturingsprogramma. Of een belastingadvieskantoor krijgt er toegang toe.
Naast deze kernfuncties zijn er ook functies die het leven gemakkelijker maken. De taken kunnen echter ook met andere programma’s worden uitgevoerd:
- Klantenbeheer (CRM)
- Tijdregistratie voor klantbestellingen
Een app kan een nuttige aanvulling zijn, maar is niet absoluut noodzakelijk. De programma’s die we presenteren zijn gericht op boekhouding. Er zijn ook diensten op de markt die zich meer richten op het schrijven van facturen, maar ook de boekhouding kunnen doen.
Gratis boekhoudsoftware
Vooral kleine bedrijven proberen hun kosten onder controle te houden. Aanbiedingen voor gratis boekhoudprogramma’s klinken verleidelijk. Er zijn zelfs enkele applicaties op de markt die gratis worden aangeboden en die meestal uit het open source-gebied komen. Deze hebben echter vaak een vrij hoge leercurve. Of er is een gebrek aan documentatie. Het is immers handig als er een hotline beschikbaar is om een probleem op te lossen of een vraag te beantwoorden. Ook dit is niet inbegrepen in de gratis oplossingen. Daarom is het raadzaam om de maandelijkse kosten voor zo’n belangrijk onderwerp als boekhouding beter te betalen. Vooral omdat een van de gepresenteerde oplossingen zelfs gratis gebruikt kan worden.
Drie boekhoudsoftwareoplossingen voor kleine bedrijven in één oogopslag
Er zijn tal van boekhoudprogramma’s op de markt. We hebben drie veelgebruikte en bewezen oplossingen voor u gepresenteerd:
SevDesk
SevDesk zit in de wolk. Hierdoor is vanaf elke computer toegang tot de boekhouding mogelijk. Bovendien worden gegevens en bonnetjes veilig bewaard. SevDesk wordt aangeboden in de vorm van op elkaar voortbouwende modules. Wil je er alleen facturen mee schrijven, dan betaal je 9,90 euro per maand. De boekhoudmodule kost 18,90 euro per maand en omvat ook de factuurmodule. Iedereen die een handelsonderneming heeft, vindt voorraadbeheer interessant. Het kost 45,90 euro per maand en heeft dan facturen en boekhouding ingebouwd.
De boekhoudmodule bevat veel functies die u helpen tijd te besparen. Zo kunnen binnenkomende facturen en bonnetjes gefotografeerd worden met de SevDesk app of kunt u ze direct per e-mail doorsturen naar het programma. Dankzij de koppeling met internetbankieren kunt u niet alleen ontvangen betalingen eenvoudig vergelijken met uitgaande facturen, maar ook openstaande vorderingen rechtstreeks vanuit de software overboeken. Voor contante transacties is een kasboek geïntegreerd. SevDesk maakt automatisch een resultatenrekening (EÜR) en de winst- en verliesrekening (P&L) aan. U stuurt de vooraangifte omzetbelasting rechtstreeks vanuit de cloud naar de Belastingdienst. Als u aan het einde van het jaar liever met een belastingadviseur werkt, kunt u de gegevens aanleveren in het DATEV-formaat, waar alle belastingadviseurs mee werken.
LexOffice
Het bedrijf Lexware ontwikkelt sinds eind jaren tachtig programma’s voor boekhouding, belastingen en online bankieren. Ervaringen die gebruikers van de cloudoplossing hebben LexOffice op veel plaatsen opgemerkt. Er is keuze uit vier verschillende functionele pakketten (S t/m XL), die tussen de 5,90 en 24,90 euro kosten. Dit betekent dat iedere gebruiker zelf kan bepalen welke functies hij nodig heeft. Als u de BTW-vooraangifte met LexOffice wilt doen, boekt u minimaal het “L”-pakket.
De functies van LexOffice richten zich op de boekhouding: documentherkenning en -beheer, het maken van facturen, het afstemmen van betalingen en online bankieren. Iedereen die werknemers in dienst heeft, kan het ook gebruiken om de salarisadministratie te verwerken. Het maandelijkse forfaitaire tarief stijgt dan afhankelijk van het aantal werknemers. Net als bij SevDesk kunnen de gegevens in DATEV-formaat worden geëxporteerd, of kan de belastingadviseur zelf toegang tot de gegevens krijgen. Een bijzonder kenmerk van LexOffice is een soort marktplaats met partneraanbiedingen. Gebruikers kunnen hun systeem ook aanvullen met oplossingen van andere aanbieders. Hier vindt u onder andere toepassingen voor uurregistratie, reiskostenadministratie of brancheoplossingen voor vakmensen of artsen.
Papierwerk
Het neemt een iets ander pad dan de twee reeds genoemde oplossingen Papierwerk . Er is een permanent gratis versie van de cloudoplossing. Wel zullen alle uitgaande documenten dan een kleine verwijzing naar het bedrijf bevatten.
Papierwerk levert ook een directe registratie op van de gewerkte uren aan een project, wat voor veel bedrijven, vooral in de creatieve sector of IT, belangrijk is. Functioneel gezien staat het papierwerk op een laag pitje met LexOffice en SevDesk. Aanbiedingen, uitgaande facturen, geautomatiseerde documentherkenning, boeking en rekeningafstemming met online bankieren zijn hier allemaal inbegrepen. En de omzetbelasting regelt ook het papierwerk. Naast de gratis basisversie zijn er drie programmapakketten (tussen de 8 en 40 euro per maand). Deze bouwen op elkaar voort en bieden elk extra functies of breiden de andere pakketten uit. Als je in teamverband papierwerk wilt delen of vijf online accounts wilt beheren, heb je het ‘Team’-pakket nodig. Als je meer accounts en gebruikers wilt, werkt dit alleen met het volgende pakket.
Het beste is om de software zelf te testen
Met de drie gepresenteerde oplossingen kan het vermoeiende onderwerp boekhouden leuk zijn! En omdat de functies nauwelijks van elkaar verschillen, bepalen ook persoonlijke voorkeuren en individuele gebruikersbegeleiding de keuze. Omdat alle providers een gratis versie (papierwerk) of op zijn minst gratis proeftoegang hebben, kunt u het beste zelf bekijken welke oplossing het beste bij uw bedrijf past!
GetMyInvoices brengt de documenten naar de boekhoudafdeling
Ontvangt u regelmatig facturen per e-mail? Of de portalen van Amazon, Facebook en Co. bezoeken om facturen te downloaden? Dan bespaart GetMyInvoices een hoop werk. Onze oplossing verzamelt de bonnen betrouwbaar en stelt deze op verzoek beschikbaar aan de boekhoudsoftware. Er zijn oplossingen voor alle drie de gepresenteerde problemen directe interfaces naar GetMyInvoices.
