Les petites entreprises ont besoin d’un logiciel de comptabilité aussi simple à utiliser que possible et leur permettant de gagner beaucoup de temps. Pour que la comptabilité ne reste pas un livre fermé, nous vous présentons des solutions intéressantes.
Table des matières:
- La forme de la société détermine la comptabilité
- Les petites entreprises ont besoin de ces fonctionnalités
- Logiciel de comptabilité gratuit
- Trois programmes de comptabilité pour les petites entreprises
- GetMyInvoices apporte les documents au service comptable
Principales questions sur les solutions logicielles de comptabilité pour les petites entreprises :
Existe-t-il des programmes de comptabilité gratuits ?
Oui, il existe quelques programmes open source gratuits. Cependant, ceux-ci sont souvent difficiles à utiliser et ne sont donc recommandés que dans une mesure limitée. C’est pourquoi il est préférable de payer les frais mensuels pour un logiciel de haute qualité. La seule exception est le logiciel Paperkram, qui propose une version gratuite en permanence.
Quel logiciel de comptabilité convient le mieux aux petites entreprises ?
Il n’existe pas de réponse générale quant au logiciel de comptabilité qui vous convient le mieux. Le choix doit dépendre des besoins individuels de votre entreprise. Trois des solutions les plus courantes pour les petites entreprises sont SevDesk, LexOffice et Paperwork, que vous devriez essayer par vous-même.
Dans les grandes entreprises, c’est souvent un service entier qui s’occupe de la comptabilité. Les petites entreprises ne peuvent pas se permettre ce luxe. La question est : le faire vous-même ou faire appel à un conseiller fiscal ? Travailler avec un conseiller fiscal est pratique, cela ne fait aucun doute. Cela permet de gagner du temps, mais coûte également de l’argent chaque mois. Avec le bon logiciel, n’importe qui peut faire sa comptabilité. Ou préparez-le pour que le conseiller fiscal n’ait à se soucier que de la fin de l’exercice et de la déclaration d’impôts.
Le type d’entreprise détermine la comptabilité
La forme juridique d’une entreprise influence le type de comptabilité et donc le choix du logiciel. Les entreprises telles que UG, GmbH, KG ou OHG doivent établir un bilan. L’obligation comptable découle du HGB, qui fixe également les principes d’une bonne comptabilité. Les entreprises individuelles telles que les entreprises dirigées par des indépendants ou des commerçants n’ont pas besoin de bilan. En bref : si vous devez établir un bilan, vous comptabilisez différemment. Les comptes annuels sont donc plus compliqués et ne peuvent se faire sans un conseiller fiscal. Le logiciel doit en tenir compte et au moins pouvoir tout préparer pour le bilan.
Toute personne exemptée de l’obligation de bilan établit un état des excédents de revenus (EÜR). Cela rend les choses beaucoup plus faciles car tous les revenus sont répertoriés ici, dont les dépenses sont déduites.
Les petites entreprises ont besoin de ces fonctionnalités
La comptabilité est un travail qui n’apporte malheureusement aucune valeur ajoutée et ne peut être facturé aux clients. C’est pourquoi il faut le faire rapidement. Les logiciels de comptabilité doivent accompagner les utilisateurs de la manière la plus complète possible. Ces fonctions sont utiles :
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Aide à la création de l’entreprise dans le logiciel comme les données de base, les numéros de documents, les types de comptes
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Gestion des documents numériques et aide à l’enregistrement - De nombreux reçus sont disponibles sous forme papier et doivent être faciles à numériser.
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Accompagnement pour les réservations individuelles - C’est bien si le logiciel fournit des explications lors de la saisie d’un reçu.
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Aperçu de l’inventaire et des installations - Certains achats peuvent ne pas être entièrement enregistrés immédiatement comme dépenses. Le logiciel devrait intervenir ici.
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Création de l’EÜR - Préparation facultative du bilan
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Livre de caisse - Nécessaire pour gérer les achats au comptant.
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Services bancaires en ligne - Une interface avec les services bancaires en ligne est indispensable. Cela fournit, entre autres, la preuve qu’un paiement ou un reçu a effectivement été effectué (comparaison d’enregistrements).
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Déclaration anticipée de taxe de vente - Vous gagnez beaucoup de temps si vous pouvez déclarer au bureau des impôts via l’interface Elster directement depuis le logiciel.
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Interface avec le programme de fiscalité ou le conseiller fiscal - L’EÜR fournit les chiffres des revenus provenant d’une activité indépendante. C’est bien si les valeurs peuvent simplement être transmises à un programme de contrôle. Ou bien un bureau de conseil fiscal y a accès.
En plus de ces fonctions essentielles, il existe également des fonctionnalités qui facilitent la vie. Cependant, les tâches peuvent également être réalisées avec d’autres programmes :
- Gestion des clients (CRM)
- Saisie des temps pour les commandes clients
Une application peut être un complément utile, mais n’est pas absolument nécessaire. Les programmes que nous présentons se concentrent sur la comptabilité. Il existe également sur le marché des services davantage axés sur la rédaction de factures, mais pouvant également faire de la comptabilité.
Logiciel de comptabilité gratuit
Les petites entreprises, en particulier, s’efforcent de maîtriser leurs coûts. Les offres de programmes de comptabilité gratuits semblent tentantes. En fait, certaines applications sur le marché sont proposées gratuitement et proviennent pour la plupart du domaine open source. Cependant, ceux-ci nécessitent souvent une courbe d’apprentissage assez élevée. Ou il y a un manque de documentation. Après tout, il est utile qu’une hotline soit disponible pour résoudre un problème ou répondre à une question. Ceci n’est pas non plus inclus dans les solutions gratuites. C’est pourquoi il est conseillé de mieux payer les frais mensuels pour un sujet aussi important que la comptabilité. D’autant plus qu’une des solutions présentées peut même être utilisée gratuitement.
Trois solutions logicielles de comptabilité pour les petites entreprises en un coup d’œil
Il existe de nombreux programmes de comptabilité sur le marché. Nous vous avons présenté trois solutions courantes et éprouvées :
Bureau informatique
Bureau informatique se trouve dans le nuage. Cela permet d’accéder à la comptabilité depuis n’importe quel ordinateur. De plus, les données et les reçus sont stockés en toute sécurité. SevDesk est proposé sous forme de modules qui s’appuient les uns sur les autres. Si vous souhaitez simplement rédiger des factures avec, vous payez 9,90 euros par mois. Le module comptabilité coûte 18,90 euros par mois et comprend également le module facture. Quiconque possède une société commerciale trouvera la gestion des stocks intéressante. Il coûte 45,90 euros par mois et intègre ensuite les factures et la comptabilité.
Le module de comptabilité comprend de nombreuses fonctions qui permettent de gagner du temps. Par exemple, les factures et reçus entrants peuvent être photographiés à l’aide de l’application SevDesk ou vous pouvez les transmettre directement au programme par e-mail. Grâce à la connexion à la banque en ligne, vous pouvez non seulement comparer facilement les paiements reçus avec les factures sortantes, mais également transférer les créances impayées directement depuis le logiciel. Un livre de caisse est intégré pour les transactions en espèces. SevDesk crée automatiquement un compte de résultat (EÜR) et un compte de profits et pertes (P&L). Vous envoyez la déclaration anticipée de taxe de vente directement depuis le cloud au bureau des impôts. Si vous préférez travailler avec un conseiller fiscal en fin d’année, vous pouvez fournir les données au format DATEV, avec lequel travaillent tous les conseillers fiscaux.
LexOffice
La société Lexware développe des programmes de comptabilité, de fiscalité et de banque en ligne depuis la fin des années 1980. Expériences des utilisateurs de la solution cloud LexOffice remarqué à de nombreux endroits. Vous avez le choix entre quatre packages fonctionnels différents (S à XL), qui coûtent entre 5,90 et 24,90 euros. Cela signifie que chaque utilisateur peut décider lui-même des fonctions dont il a besoin. Si vous souhaitez effectuer la déclaration anticipée de TVA avec LexOffice, vous devez réserver au moins le forfait « L ».
Les fonctions de LexOffice se concentrent sur la comptabilité : reconnaissance et gestion de documents, création de factures, rapprochement des paiements et banque en ligne. Toute personne qui emploie des salariés peut également l’utiliser pour traiter la paie. Le forfait mensuel augmente ensuite en fonction du nombre de salariés. Comme avec SevDesk, les données peuvent être exportées au format DATEV, ou le conseiller fiscal peut avoir son propre accès aux données. Une particularité de LexOffice est une sorte de place de marché avec des offres partenaires. Les utilisateurs peuvent également compléter leur système avec des solutions d’autres fournisseurs. Entre autres choses, des applications pour l’enregistrement horaire, la comptabilité des frais de déplacement ou des solutions sectorielles pour les artisans ou les médecins sont répertoriées ici.
Formalités administratives
Prend un chemin légèrement différent des deux solutions déjà évoquées Formalités administratives . Il existe une version gratuite en permanence de la solution cloud. Cependant, tous les documents sortants contiendront alors une petite référence à l’entreprise.
La paperasse fournit également un enregistrement direct des heures travaillées sur un projet, ce qui est important pour de nombreuses entreprises, notamment dans le secteur créatif ou informatique. Sur le plan fonctionnel, la paperasse est dans une impasse avec LexOffice et SevDesk. Les offres, les factures sortantes, la reconnaissance automatisée des documents, la réservation et le rapprochement des comptes avec la banque en ligne sont tous inclus ici. Et la taxe de vente gère également la paperasse. En plus de la version de base gratuite, il existe trois forfaits de programmes (entre 8 et 40 euros par mois). Ceux-ci s’appuient les uns sur les autres et offrent chacun des fonctions supplémentaires ou étendent les autres packages. Si vous souhaitez partager des tâches administratives en équipe ou gérer cinq comptes en ligne, vous avez besoin du forfait « Équipe ». Si vous souhaitez plus de comptes et d’utilisateurs, cela ne fonctionnera qu’avec le prochain package.
Il est préférable de tester le logiciel vous-même
Avec les trois solutions présentées, le sujet fastidieux de la comptabilité peut être amusant ! Et comme les fonctions ne diffèrent pratiquement pas les unes des autres, les préférences personnelles et les conseils individuels de l’utilisateur déterminent également le choix. Étant donné que tous les fournisseurs disposent d’une version gratuite (paperasse) ou au moins d’un accès d’essai gratuit, il est préférable de voir par vous-même quelle solution convient le mieux à votre entreprise !
GetMyInvoices apporte les documents au service comptable
Recevez-vous régulièrement des factures par email ? Ou visitez les portails Amazon, Facebook et Co. pour télécharger des factures ? GetMyInvoices économise alors beaucoup de travail. Notre solution collecte les reçus de manière fiable et les met à disposition du logiciel comptable sur demande. Il existe des solutions pour les trois présentées interfaces directes à GetMyInvoices.
