Oprichters zouden waarschijnlijk het liefst al hun tijd en energie steken in het bouwen van hun startup. Maar ondernemers moeten zich ook aan regels en wetten houden. En voor startups is boekhouding daar een onderdeel van. Ons artikel helpt u valkuilen en struikelblokken te vermijden.
Inhoudsopgave:
- Zelf doen of samen met een belastingadviseur doen?
- Regels en voorschriften
- Is het allemaal een kwestie van de juiste software?
- Gescheiden privé- en professioneel leven
- Digitalisering vermijdt chaos
- Bespaar veel tijd bij het ophalen van documenten!
De belangrijkste antwoorden over de boekhouding voor startups op een rij:
De vraag kan niet in zijn algemeenheid worden beantwoord. Het argument vóór een oplossing in de cloud is uiteraard dat de boekhouding vanaf elke locatie toegankelijk is. Bovendien is de integratie met andere serviceaanbiedingen eenvoudiger via interfaces. Boekhouding in de cloud slaat alle gegevens centraal op in een datacenter en u hoeft zich geen zorgen te maken over gegevensback-up. Een pure pc-oplossing heeft deze voordelen niet. Het voordeel hiervan: alle gegevens blijven gegarandeerd binnen uw eigen vier muren.
Het is raadzaam om vooraf uit te zoeken wat de boekhoudsoftware dekt en welke eisen de startup zelf stelt. Moeten de facturen en offertes rechtstreeks in dezelfde software worden geschreven? Worden er reiskosten gemaakt en moeten deze worden verantwoord? Moeten lonen en salarissen worden geregistreerd? De meeste aanbieders staan een gratis proeffase toe, waar u dan uitgebreid gebruik van moet maken.
Het is een bestuursregeling waarmee het Ministerie van Financiën de Belastingdienst heeft laten weten welke eisen zij stelt aan een goede boekhouding. De Belastingdiensten baseren hun controles op deze eisen. Daarom moeten niet alleen startups zich hieraan houden.
Niet automatisch. Of er een balans moet worden opgemaakt, hangt af van de rechtsvorm van de startup. Iedereen die als zzp’er een bedrijf opricht, hoeft dit niet te doen. Het is zeker handig als de boekhoudsoftware vereffening ondersteunt. Vooral omdat de balanscijfers ook voor durfkapitalisten van groot belang zijn.
Door specifiek te selecteren op de diensten die de belastingadviseur levert. Met volledige ondersteuning kunnen startups alle bonnen eenvoudig overhandigen aan de belastingadviseur, die deze vervolgens boekt, desgewenst de loonadministratie verzorgt en doorlopend de omzet- en bedrijfsbelastingen regelt. Net als bij het bouwen van een huis kun je geld besparen door je eigen werk te doen: bijvoorbeeld als je zelf de boekingen doet en de belastingadviseur pas aan het einde van het kwartaal en het jaar de belastingen en eventuele balansen overneemt.
Of het nu groot of klein is: de boekhouding speelt in ieder bedrijf een belangrijke rol. Tenslotte tellen de cijfers van alle inkomsten en uitgaven bij elkaar op. Startups kunnen de problematiek niet snel genoeg serieus nemen, anders lopen ze het risico in de problemen te komen met de Belastingdienst. En dat kan duur zijn.
Zelf doen of samen met een belastingadviseur doen?
Het is typisch dat oprichters het geld van het bedrijf zoveel mogelijk bij elkaar willen houden. Besparingen en kostenbeheersing zijn dan ook aan de orde van de dag. Werken met een belastingadviseur valt vaak ten prooi aan het overhaaste oordeel dat het een onnodige kostenpost is. Er is geld voor deskundig advies van een IT-specialist of SEO-expert, maar niet voor een belastingadviseur.
Ongeacht of de lopende boekhouding later door een belastingadviseur wordt verzorgd, advies van een belastingadviseur in de eerste opstartfase is ten zeerste aan te raden. Het geld hiervoor wordt goed besteed. Omdat de belastingadviseur helpt terugkerende en blijvende fouten te voorkomen.
Zo is het Het onderwerp omzetbelasting is behoorlijk complex. En uiterlijk wanneer zakelijke relaties zich in het buitenland uitstrekken, zorgen verschillende BTW-tarieven of de verleggingsprocedure voor buitenlandse verkopen voor echte valkuilen die ervoor kunnen zorgen dat een startup financieel struikelt. De belastingadviseur zet het bedrijf op het goede spoor op het gebied van de belastingwetgeving: van de rechtsvorm, tot het boekhoudsysteem, tot de processen voor omzetbelasting, handelsbelastingen en andere belastingen. Bij het kiezen moeten oprichters niet te snel vertrouwen op Google-aanbevelingen of het advies van vrienden. Startups met een voornamelijk digitaal bedrijfsmodel moeten ook op zoek gaan naar een belastingadviseur die aantoonbare ervaring op dit gebied heeft.
Als de structuren eenmaal zijn ingericht, kunnen ondernemers zich nog afvragen of de belastingadviseur ook de lopende boekhouding moet verzorgen.
Voor de Doe het zelf Dit betekent dat er geen extra kosten zijn en dat de oprichters ook een goed overzicht krijgen van alle financiën en bedrijfsvoering. Dankzij de huidige softwareoplossingen is boeken niet bijzonder moeilijk. Een correcte en regelmatige boekhouding vergt echter extra tijd. Tijd die dan ontbreekt voor de eigenlijke kerntaken.
Houd u aan regels en voorschriften
“Ignorantia legis non excusat” – alle eerstejaars rechtenstudenten kennen de Latijnse formule. Onwetendheid beschermt niet tegen straf; Het principe uit het oude Rome geldt ook voor het belastingrecht.
De boekhouding van een startup moet Vereisten van de Belastingdienst en belastingwetgeving zijn voldoende. De termijnen waarbinnen voorschotten moeten worden betaald of kwitanties moeten worden ingediend, moeten strikt worden nageleefd. En alle boekhouding moet zo worden ingericht dat deze door een externe derde partij kan worden gevolgd. Vanuit het perspectief van de belastingdienst kan dit worden bereikt als bedrijven zich houden aan de “principes voor het juiste beheer en opslaan van boeken, bescheiden en documenten in elektronische vorm, evenals voor de toegang tot gegevens”. ****kort GoBD, uitstel.
Maar het zijn allesbehalve lichte kost, want het gaat hier om de manier waarop bonnetjes en documenten bewaard moeten worden. Alleen zo kan worden voorkomen dat veranderingen en manipulaties mogelijk zijn. Wat dit betreft kunnen oprichters wat ademruimte krijgen door specifiek op zoek te gaan naar software of cloudoplossingen die volgens GoBD zijn getest.
Is het allemaal een kwestie van de juiste software?
Zonder software en digitale hulpmiddelen werkt er weinig in de boekhouding van een bedrijf. De Belastingdienst verwacht dat de vooraangifte BTW digitaal wordt ingediend. Wie kiest voor software die voldoet aan de GoBD-criteria, kan erop vertrouwen dat alle benodigde documenten en boekingen zo worden vastgelegd dat ze voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.
De Maar software moet ook passen bij de startup. Iedereen die handelt, zou moeten kijken of hij voorraadbeheer aan de software kan koppelen. Ook moet de vraag worden opgehelderd waar en op welke wijze de facturen aan de (hopelijk veel) klanten worden verzonden. Apart programma of direct in boekhoudsoftware? Het is mooi als de software mee kan groeien met de behoeften van een bedrijf. Veel cloudoplossingen bieden talloze interfaces met externe applicaties of kunnen via uitbreidingen met functies worden aangevuld.
De programma’s maken er vaak reclame voor Datev-interface. Ze zouden de oprichters van startups eens nader moeten bekijken. Het is goed als bij de export ook de documenten worden uitgevoerd, en niet alleen de afzonderlijke boekingen. Voor het controleren van de boekhouding of het opstellen van belastingaangiften heeft de belastingadviseur de bewijsstukken ook nodig. “Geen boeking zonder bonnen” is een van de ongeschreven principes in de boekhouding.
Gescheiden privé- en professioneel leven
Net zo belangrijk als de rechtsvorm, de selectie van boekhoudsoftware en rapportages aan de belastingdienst of handelstoezichthouder is de scheiding tussen particuliere en professionele financiën. A Zakelijke rekening Een bank is geen luxe, maar pure noodzaak.
Hierdoor ontstaat er simpelweg meer overzicht en wordt het makkelijker om bewijsstukken van uitgaven en inkomsten aan te leveren bij de Belastingdienst. De privé betaalrekening is hiervoor niet geschikt omdat privé- en professionele boekingen achteraf niet meer van elkaar te onderscheiden zijn. Er zijn inmiddels veel goedkope aanbiedingen voor zakelijke rekeningen van fintechs en neobanken die qua prijs ook startups tegemoet komen. En de rekeningmodellen hebben vaak ook directe interfaces met bekende boekhoudoplossingen.
Digitalisering vermijdt chaos
De boekhoudregels vereisen dat ontvangstbewijzen zo snel mogelijk worden geregistreerd en geboekt. Hoe minder handmatige stappen nodig zijn, hoe beter. Want dit bespaart niet alleen tijd, maar voorkomt ook chaos. En dit kan snel uitbreken als papieren bonnetjes voor het eerst ergens worden verzameld en niemand weet waar ze precies voor waren. Voor de boekhouding relevante documenten komen in veel systemen voor en worden op verschillende manieren ontvangen. De providers plaatsen internet- en mobiele telefoonrekeningen doorgaans in een klantenportaal. Iedereen die een online winkel runt, kan alle boekingsrelevante gegevens vinden in de backend van de winkelsoftware of in het verkopersgedeelte van een marktplaats. Andere facturen kunnen de startup per e-mail bereiken. En natuurlijk zijn er ook bedrijven die hun facturen gewoon per post versturen. Boekhoudsoftware zou dat moeten doen Digitalisering van bonnen maak het zo eenvoudig mogelijk. Veel oplossingen herkennen de inhoud automatisch.
Bespaar veel tijd bij het ophalen van documenten!
Met GetMyInvoices kunt u veel tijd besparen bij het opvragen en digitaliseren van bonnen. Nieuwe bonnen worden eenvoudig verzameld via ruim 10.000 online portalen en indien gewenst automatisch doorgestuurd naar de cloudgebaseerde boekhouding. Met de scanapp belanden bonnetjes niet meer in je portemonnee of op je bureau, maar kunnen ze direct worden gedigitaliseerd. Uiteraard conform GOBD.
