Wanneer u de zinsnede “procedurele documentatie volgens GoBD” hoort, barst u dan niet gewoon van vreugde uit? Dat hoeft niet, maar als ondernemer moet je wel begrijpen waar het om draait! Lees hier wat belangrijk is en waar u rekening mee moet houden.
Inhoudsopgave
Wat is procedurele documentatie volgens GoBD?
In de proceduredocumentatie volgens GoBD beschrijft u het interne gegevensverwerkingsproces van uw bedrijf. Alle stappen en documenten moeten controleerbaar, compleet en onveranderlijk zijn voor de Belastingdienst.
Wie moet proceduredocumentatie voorbereiden?
De procesdocumentatie is over het algemeen verplicht voor alle ondernemers, zelfstandigen, enz. Als u nog steeds niet over procesdocumentatie beschikt, hoeft dat niet per se slechte gevolgen te hebben. De enige vereiste is dat uw documenten en bonnen op een begrijpelijke en duidelijke manier worden bijgehouden. Als u hiervoor kunt zorgen, hoeft u wellicht geen gedetailleerde proceduredocumentatie op te stellen.
Waar kan ik een voorbeeld van de processtukken als sjabloon vinden?
Om documentatie te maken, kunt u het beste deze twee patronen gebruiken:
- Voorbeeld voor procedurele documentatie van de Werkgroep Economisch Bestuur e. v.
- Voorbeeld voor de vervangende scan van de Federale Kamer van Belastingadviseurs
Iedereen kent het, niemand weet wat het betekent: procedurele documentatie volgens GoBD. Als ondernemer wilt u zich uiteraard vooral richten op de verdere ontwikkeling en groei van uw bedrijf – en geen tijd besteden aan bureaucratische verfijningen. Omdat de juiste procesdocumentatie voor u als ondernemer belangrijk is en hiermee rekening moet worden gehouden, leggen wij u kort, bondig en helder uit wat u moet weten over de GoBD en procesdocumentatie.
Wat is de GoBD?
GoBD betekent: “Principes voor het juiste beheer en opslaan van boeken, bescheiden en documenten in elektronische vorm, evenals voor toegang tot gegevens” en is een brief van Federaal Ministerie van Financiën .
De GoBD bevat in essentie richtlijnen voor het bijhouden van de boekhouding van een bedrijf. Hierin staat gedetailleerd beschreven aan welke eisen u moet voldoen bij het archiveren en documenteren van uw bonnen, facturen etc., zodat deze bij een controle door de Belastingdienst worden erkend.
De GoBD is van toepassing op zowel uw fysieke als digitale bonnen. Volgens de GoBD moet uw boekhouding te allen tijde:
- verifieerbaar
- compleet
- juist
- punctueel
- besteld en
- onveranderd
Wat is procedurele documentatie volgens GoBD?
Onderdeel van de GoBD is de procedurele documentatie. Dit heeft betrekking op het gegevensverwerkingsproces binnen uw boekhouding. Zoals hierboven beschreven moeten alle stappen en documenten in dit proces verifieerbaar, compleet en onveranderlijk zijn. In wezen moet uw procesdocumentatie deze vragen beantwoorden:
- Welk doel dient uw bedrijf?
- Welk product of dienst biedt u aan?
- Hoe zijn de taken verdeeld binnen uw bedrijf?
- Welke processen kent u in uw bedrijf?
- Hoe bepaal je je winst?
- Hoe worden binnenkomende facturen geregistreerd?
Wat moet er in de procesdocumentatie staan?
De beste manier om deze vragen te beantwoorden, is door stap voor stap te werk te gaan. Normaal gesproken bevat procedurele documentatie volgens GoBD deze secties:
-
-
- algemene beschrijving - Gebruikersdocumentatie
- Systeemdocumentatie
- Operationele documentatie
- Intern controlesysteem
-
algemene beschrijving
In dit deel van de procesdocumentatie beschrijft u kort en bondig wat uw bedrijf specifiek te bieden heeft en hoe u dit intern inricht. Van bijzonder belang zijn de financiële en fiscaal relevante processen waarin de Belastingdienst tijdens een controle geïnteresseerd zou kunnen zijn.
Gebruikersdocumentatie
De gebruikersdocumentatie gaat nog dieper in op de processen. Alle interne structuren die relevant zijn voor de boekhouding worden hier in detail gepresenteerd. De processen voor het verzamelen van gegevens en vooral de richtlijnen voor het opslaan van deze gegevens zijn hierbij bijzonder belangrijk.
Systeemdocumentatie
Vervolgens wordt er technische systeemdocumentatie opgesteld: Hierin wordt gedocumenteerd welke hardware, software en cloudoplossingen u gebruikt. U moet ook in detail uitleggen hoe u uw gegevens gaat beveiligen en beschermen tegen ongeoorloofde toegang.
De operationele documentatie
Dan komt het op de operationele documentatie. Hier beschrijft u de procedures die ervoor zorgen dat uw IT stabiel en veilig functioneert. Ook toegangsrechten en instructies voor de operationele veiligheid horen thuis in dit deel van de procesdocumentatie.
Belangrijk: Beschrijf hier ook welke maatregelen u gaat nemen als door een technische storing niets meer werkt!
Intern controlesysteem
Last but not least: beschrijf welke controles u gebruikt om ervoor te zorgen dat uw processen altijd soepel verlopen. Laat dus zien welke monstercontroles wanneer plaatsvinden en welke medewerker daarvoor verantwoordelijk is en met welke tussenpozen.
Moet iedere ondernemer eigenlijk zulke gedetailleerde processtukken opstellen?
Gezien deze inspanning vragen veel ondernemers zich terecht af of zij deze gedetailleerde procedurele documentatie daadwerkelijk moeten implementeren. Hier bestaat een duidelijk antwoord op: documentatie van het proces is verplicht voor alle zelfstandigen. Voor grote bedrijven, middelgrote bedrijven en individuele ondernemers. Uiteraard hoeven niet alleen particulieren dergelijke documentatie op te stellen.
Als u niet over procedurele documentatie beschikt, bent u wellicht nog steeds aan de veilige kant. Zolang de verantwoording begrijpelijk is en de inhoud correct is, zullen accountants een coherente verantwoording doorgaans niet afwijzen. Zelfs kleine bedrijven en zelfstandigen die hun boekhouding nog op papier doen, kunnen zonder de documentatie wegkomen. De enige vereiste is dat de omgang met documenten en bonnen begrijpelijk, duidelijk en correct is.
Voorbeeld procedurele documentatie {#Muster für Verfahrensdokumentation}
De GoBD specificeert niet hoe uitgebreid de documentatie moet zijn. Een patroon helpt je alle punten te voltooien en niets te vergeten. De Werkgroep Economisch Bestuur e. V., bijvoorbeeld in samenwerking met de Duitse Vereniging van Belastingconsulenten Voorbeeld voor procedurele documentatie gemaakt. Dit template bevat alle eventualiteiten en is daardoor uitgebreid. Ook daarvoorbij het vervangen van scannen is er een patroon , dat de Federale Kamer van Belastingadviseurs samen met de Duitse Vereniging van Belastingadviseurs heeft ontwikkeld.
Automatiseer documentbeheer nu met GetMyInvoices
Het definiëren van de volledige boekhoudprocessen en het vervolgens naleven ervan kan behoorlijk inspannend en tijdrovend zijn. Ontlast uzelf en uw boekhouding met GetMyInvoices. Met de software worden alle documenten, bonnen etc. uit uw e-mailinboxen en accounts zoals Amazon en Google automatisch toegewezen aan uw boekingen. Zo verspil je nooit meer tijd met het zoeken naar bonnetjes!
