Cuando escuchas la frase “documentación procesal según GoBD”, ¿no estallas de alegría? No es necesario, pero como emprendedor debes entender de qué se trata. Lea aquí lo que es importante y lo que debe considerar.
Tabla de contenido
¿Qué es la documentación procesal según el GoBD?
En la documentación del procedimiento según el GoBD usted describe el proceso interno de procesamiento de datos de su empresa. Todos los pasos y documentos deben ser verificables, completos e inalterables para la oficina de impuestos.
¿Quién tiene que preparar la documentación procesal?
La documentación procesal es, con carácter general, obligatoria para todos los empresarios, autónomos, etc. Si todavía no tienes la documentación procesal, eso no tiene por qué tener necesariamente malas consecuencias. El único requisito es que sus documentos y recibos se mantengan de forma comprensible y clara. Si puede garantizar esto, es posible que no necesite crear documentación procesal detallada.
¿Dónde puedo encontrar una muestra de la documentación procesal a modo de modelo?
Para crear documentación, es mejor utilizar estos dos patrones:
- Muestra para documentación procesal del Grupo de Trabajo de Administración Económica e. v.
- Muestra para el escaneo de reemplazo de la Cámara Federal de Asesores Fiscales
Todo el mundo lo sabe, nadie sabe lo que significa: documentación procesal según el GoBD. Como empresario, naturalmente querrá centrarse principalmente en el desarrollo y crecimiento de su empresa, y no perder tiempo en ajustes burocráticos. Dado que la documentación procesal correcta es importante para usted como empresario y debe tenerse en cuenta, le explicaremos de forma breve, concisa y clara todo lo que necesita saber sobre el GoBD y la documentación procesal.
¿Qué es el GoBD?
GoBD significa: “Principios para la adecuada gestión y almacenamiento de libros, registros y documentos en formato electrónico, así como para el acceso a datos” y es una carta de Ministerio Federal de Finanzas .
Básicamente, el GoBD establece directrices para llevar los registros contables de una empresa. Aquí se describen en detalle qué requisitos debe cumplir al presentar y documentar sus recibos, facturas, etc. para que sean reconocidos por la oficina de impuestos durante una auditoría.
El GoBD se aplica tanto a sus recibos físicos como digitales. Según el GoBD, tu contabilidad debe en todo momento:
- verifiable
- completo
- correcto
- puntual
- ordenado y
- sin alterar
¿Qué es la documentación procesal según el GoBD?
Parte del GoBD es la documentación procesal. Esto se refiere al proceso de procesamiento de datos dentro de su contabilidad. Como se describió anteriormente, todos los pasos y documentos de este proceso deben ser verificables, completos e inmodificables. Básicamente, la documentación de su proceso debe responder a estas preguntas:
- ¿Para qué sirve su empresa?
- ¿Qué producto o servicio ofreces?
- ¿Cómo se distribuyen las tareas dentro de su empresa?
- ¿Qué procesos tienes en tu empresa?
- ¿Cómo se determina su beneficio?
- ¿Cómo se registran las facturas entrantes?
¿Qué debe contener la documentación procesal?
La mejor manera de responder a estas preguntas es proceder paso a paso. Normalmente, la documentación procesal según GoBD contiene estos apartados:
-
-
- descripción general - Documentación del usuario
- Documentación del sistema
- Documentación operativa
- Sistema de control interno
-
descripción general
En esta sección de la documentación del proceso, describirá de forma breve y concisa lo que ofrece específicamente su empresa y cómo lo estructura internamente. De particular interés son los procesos financieros y fiscales relevantes que podrían interesar a la oficina de impuestos durante una auditoría.
Documentación del usuario
La documentación del usuario profundiza aún más en los procesos. Aquí se presentan detalladamente todas las estructuras internas relevantes para la contabilidad. En este caso son especialmente importantes los procesos de recogida de datos y, sobre todo, las directrices para su almacenamiento.
Documentación del sistema
A continuación se elabora la documentación técnica del sistema: en ella se documenta qué hardware, software y soluciones en la nube utiliza. También debe explicar en detalle cómo asegurará sus datos y los protegerá del acceso no autorizado.
La documentación operativa.
Luego viene la documentación operativa. Aquí debe describir los procedimientos que garantizarán que su TI funcione de manera estable y segura. A esta parte de la documentación del procedimiento también pertenecen los derechos de acceso y las instrucciones para la seguridad operativa.
Importante: ¡Describa también aquí qué medidas tomará si ya nada funciona debido a un error técnico!
Sistema de control interno
Por último, pero no menos importante, describa qué controles utiliza para garantizar que sus procesos siempre se ejecuten sin problemas. Muestre entonces qué controles de muestra se realizan, cuándo, qué empleado es responsable de ellos y con qué intervalos.
¿Debe todo empresario preparar una documentación procesal tan detallada?
Ante este esfuerzo, muchos empresarios se preguntan con razón si realmente tienen que implementar esta detallada documentación procesal. A esto hay una respuesta clara: la documentación del proceso es obligatoria para todos los autónomos. Para grandes corporaciones, medianas empresas y empresarios individuales. Por supuesto, sólo los particulares no están obligados a preparar dicha documentación.
Si no tiene ninguna documentación procesal, aún puede estar seguro. Mientras la contabilidad sea comprensible y el contenido correcto, los auditores generalmente no rechazarán una contabilidad coherente. Incluso las pequeñas empresas y los trabajadores autónomos que todavía llevan su contabilidad en papel pueden salirse con la suya sin la documentación. El único requisito es que el manejo de documentos y recibos sea comprensible, claro y correcto.
Muestra de documentación procesal. {#Muster für Verfahrensdokumentation}
El GoBD no especifica qué tan extensa debe ser la documentación. Un patrón te ayudará a completar todos los puntos y no olvidarte de nada. El Grupo de Trabajo para la Administración Económica e. V., por ejemplo, en colaboración con la Asociación Alemana de Asesores Fiscales Muestra para documentación procesal. creado. Esta plantilla contiene todas las eventualidades y, por lo tanto, es extensa. tambien por esoreemplazando el escaneo hay un patrón , que desarrolló la Cámara Federal de Asesores Fiscales junto con la Asociación Alemana de Asesores Fiscales.
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