Lorsque vous entendez l’expression « documentation procédurale selon GoBD », n’éclatez-vous pas de joie ? Ce n’est pas obligatoire, mais en tant qu’entrepreneur, vous devez comprendre de quoi il s’agit ! Lisez ici ce qui est important et ce dont vous devez tenir compte.
Table des matières
Qu’est-ce que la documentation procédurale selon GoBD ?
Dans la documentation procédurale selon GoBD, vous décrivez le processus de traitement des données interne de votre entreprise. Toutes les démarches et tous les documents doivent être vérifiables, complets et immuables pour le bureau des impôts.
Qui doit préparer les documents de procédure ?
Les documents de procédure sont généralement obligatoires pour tous les entrepreneurs, indépendants, etc. Si vous ne disposez toujours pas de documents procéduraux, cela ne doit pas nécessairement avoir de mauvaises conséquences. La seule exigence est que vos documents et reçus soient conservés de manière compréhensible et claire. Si vous pouvez vous en assurer, vous n’aurez peut-être pas besoin de créer une documentation procédurale détaillée.
Où puis-je trouver un échantillon de la documentation procédurale comme modèle ?
Pour créer de la documentation, il est préférable d’utiliser ces deux modèles :
- Exemple de documentation procédurale du Groupe de travail pour l’administration économique e. v.
- Échantillon pour le scan de remplacement de la Chambre fédérale des conseillers fiscaux
Tout le monde le sait, personne ne sait ce que cela signifie : la documentation procédurale selon GoBD. En tant qu’entrepreneur, vous souhaitez naturellement vous concentrer avant tout sur le développement et la croissance de votre entreprise - et ne pas consacrer de temps à des ajustements bureaucratiques. Étant donné que la documentation procédurale correcte est importante pour vous en tant qu’entrepreneur et doit être prise en compte, nous vous expliquerons de manière brève, concise et claire tout ce que vous devez savoir sur le GoBD et la documentation procédurale.
Qu’est-ce que le GoBD ?
GoBD signifie : « Principes pour la gestion et le stockage appropriés des livres, registres et documents sous forme électronique ainsi que pour l’accès aux données » et est une lettre de Ministère fédéral des Finances .
Le GoBD définit essentiellement des lignes directrices pour la tenue des registres comptables d’une entreprise. Celui-ci décrit en détail les exigences que vous devez respecter lors du dépôt et de la documentation de vos reçus, factures, etc. afin qu’ils soient reconnus par l’administration fiscale lors d’un contrôle.
Le GoBD s’applique à vos reçus physiques et numériques. Selon le GoBD, votre comptabilité doit à tout moment :
- vérifiable
- complet
- correct
- ponctuel
- commandé et
- inchangé
Qu’est-ce que la documentation procédurale selon GoBD ?
Une partie du GoBD est la documentation procédurale. Il s’agit du processus de traitement des données au sein de votre comptabilité. Comme décrit ci-dessus, toutes les étapes et tous les documents de ce processus doivent être vérifiables, complets et immuables. Essentiellement, la documentation de votre processus doit répondre à ces questions :
- A quoi sert votre entreprise ?
- Quel produit ou service proposez-vous ?
- Comment sont réparties les tâches au sein de votre entreprise ?
- Quels processus avez-vous dans votre entreprise ?
- Comment déterminez-vous votre profit ?
- Comment les factures entrantes sont-elles enregistrées ?
Que doit contenir la documentation procédurale ?
La meilleure façon de répondre à ces questions est de procéder étape par étape. Normalement, la documentation procédurale selon GoBD contient ces sections :
-
-
- description générale - Documentation utilisateur
- Documentation système
- Documentation opérationnelle
- Système de contrôle interne
-
description générale
Dans cette section de la documentation du processus, vous décrirez de manière brève et concise ce que propose spécifiquement votre entreprise et comment vous le structurez en interne. Les processus financiers et fiscaux qui pourraient intéresser l’administration fiscale lors d’un contrôle sont particulièrement intéressants.
Documentation utilisateur
La documentation utilisateur approfondit encore plus les processus. Toutes les structures internes pertinentes pour la comptabilité sont présentées ici en détail. Les processus de collecte des données et, surtout, les directives relatives au stockage de ces données sont ici particulièrement importants.
Documentation système
Une documentation technique du système est ensuite établie : elle documente les solutions matérielles, logicielles et cloud que vous utilisez. Vous devez également expliquer en détail comment vous sécuriserez vos données et les protégerez contre tout accès non autorisé.
La documentation opérationnelle
Vient ensuite la documentation opérationnelle. Ici, vous devez décrire les procédures qui garantiront que votre informatique fonctionne de manière stable et sécurisée. Les droits d’accès et les instructions pour la sécurité opérationnelle font également partie de cette partie de la documentation procédurale.
Important: Décrivez également ici les mesures que vous prendrez si plus rien ne fonctionne à cause d’une erreur technique !
Système de contrôle interne
Enfin et surtout, veuillez décrire les contrôles que vous utilisez pour garantir que vos processus se déroulent toujours sans problème. Montrez donc quels contrôles par échantillons ont lieu, quand, quel employé en est responsable et à quelle fréquence.
Est-ce que chaque entrepreneur doit réellement préparer une documentation procédurale aussi détaillée ?
Compte tenu de cet effort, de nombreux entrepreneurs se demandent à juste titre s’ils doivent réellement mettre en œuvre cette documentation procédurale détaillée. Il y a une réponse claire à cette question : la documentation de la démarche est obligatoire pour tous les travailleurs indépendants. Pour les grandes entreprises, les entreprises de taille moyenne et les entrepreneurs individuels. Bien entendu, seuls les particuliers ne sont pas tenus de préparer une telle documentation.
Si vous ne disposez d’aucun document procédural, vous pouvez toujours être du bon côté. Tant que la comptabilité est compréhensible et que le contenu est correct, les auditeurs ne rejetteront généralement pas une comptabilité cohérente. Même les petites entreprises et les travailleurs indépendants qui tiennent encore leur comptabilité sur papier peuvent s’en sortir sans ces documents. La seule exigence est que le traitement des documents et des reçus soit compréhensible, clair et correct.
Exemple de documentation procédurale {#Muster für Verfahrensdokumentation}
Le GoBD ne précise pas l’étendue de la documentation. Un modèle vous aidera à compléter tous les points et à ne rien oublier. Le Groupe de travail pour l’administration économique e. V., par exemple, en collaboration avec l’Association allemande des conseillers fiscaux Exemple de documentation procédurale créé. Ce modèle contient toutes les éventualités et est donc complet. Aussi pour çaen remplaçant la numérisation, il y a un modèle , que la Chambre fédérale des conseillers fiscaux a développé en collaboration avec l’Association allemande des conseillers fiscaux.
Automatisez désormais la gestion des documents avec GetMyInvoices
Définir l’ensemble des processus comptables, puis s’y conformer peut s’avérer assez fastidieux et prendre beaucoup de temps. Allégez-vous du fardeau de vous-même et de votre comptabilité avec GetMyInvoices. Avec le logiciel, tous les documents, reçus, etc. de vos boîtes de réception e-mail et de vos comptes tels qu’Amazon et Google sont automatiquement attribués à vos réservations. Cela signifie que vous ne perdrez plus jamais de temps à chercher des reçus !
