Papier- & elektronische Rechnungen aufbewahren: so geht’s…

Montag, 10. Oktober 2016 | 0 Kommentare

Das Steuer- bzw. Handelsrecht zwingt jeden Gewerbetreibenden, Belege zu archivieren. Das Gesetz ist kompliziert und Fehler können Sie teuer zu stehen kommen. Beachtet man einige Spielregeln, lassen sich die meisten Stolperfallen aber vermeiden.

Aufbewahrungsfristen für Rechnungen

Was gilt, wenn Sie eine große Firma haben?

Diese Frage nach der Aufbewahrungsfrist von Rechnungen und Buchungsunterlagen beantwortet das Handelsgesetzbuch ganz eindeutig: 10 Jahre lang. Ebenso wird dort die Möglichkeit der Archivierung auf Datenträgern eröffnet, wenn diese den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung entspricht.

Was gilt, wenn Sie eine kleine Firma haben?

Das Handelsrecht gilt allerdings nur für Unternehmen, die bilanzierungspflichtig sind. Für Kleinunternehmer und Freiberufler, deren Umsatz 500.000 Euro oder deren Gewinn 50.000 Euro nicht übersteigt, ist § 147 der Abgabenordnung (AO), der ebenfalls für Buchungsbelege eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist mit der Möglichkeit der elektronischen Archivierung vorschreibt, relevant. Sie müssen also in jedem Fall Rechnungen archivieren und für 10 Jahre aufbewahren.

Weitere Informationen: HGB §257 Abs. 3-4 ; AO § 147

Papierrechnungen und Belegen archivieren

Womit müssen Sie rechnen, wenn Sie Rechnungen nicht archivieren?

Gewerbetreibende, Selbstständige sowie Freiberufler sind bei einer Betriebsprüfung zur Mitwirkung verpflichtet. Sollten buchungsrelevante Unterlagen nicht auffindbar sein, wird der Sachbearbeiter eine Schätzung vornehmen. Im Regelfall liegt diese einiges über den tatsächlichen Beträgen und lässt sich nicht widerlegen.

Zu diesen überhöhten Steuerforderungen kommen dann im Nachhinein noch hohe Strafen in Form von Bußgeldern und sogar Freiheitsstrafen wegen Steuerhinterziehung oder Verletzung der Pflicht zur ordnungsmäßigen Buchführung. Unterlagen, die für die Steuererhebung Relevanz besitzen, sind geordnet und nachvollziehbar zu archivieren.

Wie müssen Sie Quittungen auf Thermopapier archivieren?

Thermopapierbelege spielen meist bei den Betriebsausgaben eine Rolle und sind zehn Jahre lang aufzubewahren.

Was nützt die Aufbewahrung, wenn sie nicht mehr lesbar sind? Im Falles eines Falles können Sie dem prüfenden Finanzbeamten nur noch einen unleserlichen Beleg zeigen. Dann könnte das Finanzamt den Mindestinhalt für Rechnungen gemäß § 14 Abs. 4 UStG nicht mehr prüfen und der Vorsteuerabzug wäre verloren.

Fertigen Sie aber Fotokopien bei Eingang von Thermopapierbelegen an oder scannen Sie diese, gilt das als Nachweis des Rechnungsinhalts und ist im Umsatzsteueranwendungserlass eindeutig geregelt.

Weitere Informationen: UStG §14, Abs. 4-5

Was ist, wenn Ihnen Rechnungen verlorengehen?

Normalerweise geschieht das nicht, manchmal leider doch: ein Beleg wurde nicht sofort abgeheftet und die Rechnung geht verloren.

Wenn dieser Fall eintritt, ist es das Einfachste, beim Aussteller um eine Kopie zu bitten und diese als solche kenntlich gemacht, normal zu archivieren. Sollte eine Zweitschrift nicht zu beschaffen sein, können Sie selbst einen Ersatzbeleg anfertigen und diesen an Stelle des Verlorengegangenen ablegen. So tragen Sie dem Grundsatz: „Keine Buchung ohne Beleg“ Rechnung.

Höhere Gewalt: Was ist, wenn Ihre Rechnungen durch Feuer oder Wasser zerstört werden?

Papier ist leider nicht unzerstörbar. Nach Einbrüchen oder Bränden beispielsweise sind diese Unterlagen oft unwiederbringlich verloren. Sollte Sie solch ein Totalverlust getroffen haben, dann ist es ratsam sich so schnell wie möglich sachkundige Hilfe bei einem Steuerberater sowie der IHK bzw. beim Berufsverband zu holen.

Da heute praktisch alle Zahlungen bargeldlos vonstatten gehen, können Sie Einnahmen und Ausgaben für eine einfache Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) anhand der Bewegungen auf dem Geschäftskonto rekonstruieren und erklären. Banken archivieren Geldflüsse mindestens zehn Jahre lang und können Ihnen diese zugänglich machen. Allerdings hat das, wie alles, seinen Preis.

Müssen Sie den Papierbeleg von gescannten Rechnungen aufbewahren?

Grundsätzlich kann das prüfende Finanzamt verlangen, dass Rechnungen im Original vorgelegt werden. Dies macht die Idee vom papierlosen Büro erst einmal zunichte.

Aber es gibt Ausnahmen: Steuerlich relevante Unterlagen dürfen vernichtet werden, wenn „das Verfahren und die Prozesse den GoB/GoBS entsprechen und nicht auch nach anderen Rechtsvorschriften die Aufbewahrung im Original vorgeschrieben ist.“

So können Sie auf Datenträgern oder Bildträgern Rechnungen archivieren sowie die Papierbelege vernichten, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  • die Dokumente müssen während der Aufbewahrungsfrist immer verfügbar sein und sofort lesbar gemacht werden können
  • die Dokumente sind vor Verlust und Verfälschung zu schützen
  • die Originale dürfen erst nach erfolgter Datensicherung der neu gescannten und archivierten Belege vernichtet werden.

Zusammengefasst heißt das: Papierbelege dürfen Sie vernichten, wenn die Unveränderbarkeit sowie der schnelle Zugriff auf die Scans gewährleistet und das Archivierungsverfahren ordnungsgemäß ist.

Die Technik als auch die Organisation müssen dokumentiert werden, sodass die Abläufe nachvollziehbar bleiben. Die Vorschriften der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) sowie GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) müssen Sie selbstverständlich beachten.

Weitere Informationen: § 147 Abs. 2 AO;  Schreiben des BMF vom 1. Februar 1984 veröffentlicht im BStBl I S. 155; BMF-Schreiben vom 29. Januar 2004 – IV B 7 – S 7280 – 19/04 Randziffer 72

Worauf müssen Sie beim Rechnungen digitalisieren achten?

Mit welchem Gerät müssen Sie Rechnungen digitalisieren?

Die Digitalisierung kann auf vielfältige Art vorgenommen werden. Ob Sie das per mobiler Scan-App oder mit einem High-End-Scanner erledigen, ist unerheblich. Wichtig ist lediglich, dass die Dokumente in Ihrer digitalen Ablage lesbar und unveränderlich erhalten bleiben.

Bei mittlerem Belegaufkommen genügt ein handelsüblicher Einzugscanner mit einer Auflösung von lediglich 300 dpi oder auch ein Foto mit dem Handy. Für Fotos in guter Qualität sind 600 dpi ausreichend.

In welchem Format müssen Sie Rechnungen speichern?

Es bleibt die Frage nach dem Format. Da die digitalisierten Belege unveränderbar sein müssen, kommen normale Arbeitsformate wie .doc, .odt, .xls oder ähnliche nicht in Betracht.  PDF-Dateien oder TIFF-Dateien gelten hingegen als geeignet, da sie, einmal gespeichert, nicht mehr verändert werden können.

Auch das einheitliche Format für elektronische Rechnungen ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) nutzt das PDF/A Format, das seit 2005 als ISO-Norm veröffentlicht wurde und mithin auf einem für jedermann einsehbaren und herstellerunabhängigen Standard beruht. PDF/A wurde speziell für die Langzeitspeicherung entwickelt und stellt sicher, dass das Abbild des Beleges dauerhaft dargestellt werden kann.

Unter welchem Dateinamen sollten Sie Rechnungen speichern?

Der Dateiname soll Anforderungen wie schnelle Auffindbarkeit oder Zuordenbarkeit erfüllen. Beim Scannen wird im Normalfall ein Name wie „Scan_Datum_Scan_Zeit“ automatisch vom System vergeben. Tools ermöglichen die Vergabe sinnvoller Namen und erleichtern so die Arbeit, vor allem, wenn ein bestimmtes Dokument gesucht wird.

Müssen Sie lediglich eine mittlere Anzahl von Belegen archivieren, bietet sich eine Namensvergabe, die sich am alten System in den Papierordnern orientiert an, also eine Sortierung nach Jahr, Datum und Namen. Dabei ist folgendes Datumsformat sinnvoll: Jahr_Monat_Tag. Das Jahr wird vierstellig, Monat und Tag immer zweistellig genutzt. Dies hat den Sinn, dass elektronische Sortierungen so einfacher ablaufen und die Belege automatisch nach Datum geordnet gespeichert werden sind.

Hinter das Datum können Sie den Namens des Rechnungstellers sowie weitere Angaben einfügen. Ein solcher Name sähe beispielsweise so aus:20160905_Ikea_Tisch.Sie erkennen bereits am Namen, worum es sich handelt. Möchten Sie verhindern, dass die Belege tageweise alphabetisch sortiert werden, fügen Sie vor dem Namen noch eine fortlaufende Nummer ein, die dann Vorrang hat.

Die Nutzung eines OCR Programms ist sinnvoll, da die Daten so mit der entsprechenden Schnittstelle gleich in die Buchhaltung übernommen werden können. Auch die Suche nach einer Rechnung, von der Sie beispielsweisen nur noch das Jahr und den Artikel wissen, vereinfacht sich so erheblich, da der Rechnungsinhalt elektronisch lesbar ist.

Wie müssen Sie Ihre elektronische Ablage organisieren?

Die Ordnerstruktur innerhalb der elektronischen Ablage kann durchaus Ihrem System, das Sie bisher in Form von Papier angewendet haben, gleichen.

Sinnvoll ist auch hier eine primäre Ordnung nach Jahren.Ob Sie dann noch einmal weiter nach Monaten teilen, hängt vom monatlichen Rechnungsaufkommen ab. Innerhalb des Zeitabschnittes kann dann nach Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Barbelegen etc. sortiert werden.

Ein Ordner für jede Belegart oder bei wenigen Exemplaren ein Kennzeichen wie Rein, Raus, bar vor dem Dateinamen hilft beim Sortieren und Auffinden. Ihr Dateibaum sähe dann so aus: Jahr/Monat/Belegart/Belegname.

Elektronische Rechnungen archivieren

Grundsätzlich gilt: Elektronische Belege sind auch in elektronischer Form zu speichern, also alle nicht in Papierform eingegangenen Rechnungen archivieren Sie digital.

Was müssen Sie nach GoBD beachten?

Seit 1.1.2016 lösen die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) die GoB ab. Allein der Steuerpflichtige ist für die Ordnungsmäßigkeit seiner Buchführung verantwortlich, auch wenn er diese Aufgaben ganz oder teilweise auf Dritte wie Steuerberater oder Rechenzentrum übertragen hat.

Es sind grundsätzlich die gleichen Grundsätze wie bei manuell erstellten Büchern zu beachten. Sie müssen nachvollziehbar, klar, vollständig, korrekt, zeitnah und unveränderlich sein. Auch die fortschreibende Aufzeichnung sowie die Ordnung müssen gewährleistet sein.

Weitere Informationen: GoBD

In welcher Form bzw. in welchem Format müssen Sie elektronische Rechnungen archivieren?

Das Format, in dem elektronische Rechnungen eingehen, muss zwingend erhalten bleiben. Allerdings ist eine innerbetriebliche Umwandlung in ein anderes Format zulässig, wenn das ursprüngliche Format mit dem neuen verknüpft wird. Sie dürfen allerdings keine Papierkopien statt elektronischer Rechnungen archivieren. Dies wäre unzulässig.

Müssen Sie Rechnungs-E-Mails archivieren?

Solange es sich um Mails handelt, an die eine elektronische Rechnung angehängt ist, kann das schnell beantwortet werden: überhaupt nicht. Die E-Mail ist lediglich ein „Briefumschlag“ und den würden Sie auch nicht aufheben.

Auf welchem Medium müssen Sie elektronische Rechnungen archivieren?

Die Speicherung des elektronischen Beleges muss im Originalzustand mit Verifizierungsdokumentation auf einem nicht veränderbaren Datenträger stattfinden.

Letzteres stellt Unternehmen angesichts wechselnder Speichermedien in der eigenen EDV-Anlage vor Probleme, da auch nur einmal beschreibbare CDs einer Alterung unterliegen und Daten so binnen der Aufbewahrungsfrist verloren gehen könnten.
Eine Lösung, mit der Sie Rechnungen archivieren können ohne Datenverlust zu befürchten ist der Einsatz einer Archivierungssoftware bzw. eines Dokumentenmanagementsystems.

Weitere Informationen: BMF (16.7.01, IV D 2 – S 0316 – 136/01)

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